Thủ tục sửa đổi, bổ sung, tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp

Sáng hôm ấy, anh Minh – một khách hàng đầy lo lắng bước vào văn phòng chúng tôi với xấp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu vừa bị Cục Sở hữu trí tuệ thông báo thiếu sót. “Chị ơi, đơn đăng ký nhãn hiệu của công ty em có sai thông tin địa chỉ và thiếu một số sản phẩm cần bảo hộ. Em phải làm lại từ đầu à?”, anh Minh lo lắng hỏi. Câu chuyện này không hiếm gặp trong hành trình bảo hộ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp Việt.

Thực tế, việc sửa đổi, bổ sung hay tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp là quyền hợp pháp của người nộp đơn trước khi cơ quan có thẩm quyền ra quyết định cuối cùng. Thủ tục này giúp người nộp đơn khắc phục những thiếu sót, sai sót hoặc điều chỉnh phạm vi bảo hộ phù hợp, tránh việc phải nộp đơn mới từ đầu – tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục sửa đổi, bổ sung, tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp theo quy định mới nhất năm 2025, kèm theo những kinh nghiệm thực tiễn từ hơn 200 hồ sơ mà Vạn Luật đã hỗ trợ khách hàng thực hiện thành công.

Các trường hợp cần sửa đổi, bổ sung, tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp

Theo Điều 115 của Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi, trước khi Cục Sở hữu trí tuệ thông báo từ chối cấp văn bằng bảo hộ hoặc quyết định cấp văn bằng bảo hộ, người nộp đơn có các quyền sau:

Sửa đổi, bổ sung đơn: Chỉnh sửa các thông tin trong đơn, bổ sung tài liệu còn thiếu
Tách đơn: Tách một đơn thành nhiều đơn riêng biệt
Yêu cầu ghi nhận thay đổi về tên, địa chỉ của người nộp đơn
Yêu cầu ghi nhận thay đổi người nộp đơn do chuyển nhượng đơn theo hợp đồng, thừa kế, hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền
Chuyển đổi loại đơn đăng ký sáng chế từ Bằng độc quyền sáng chế thành Bằng độc quyền giải pháp hữu ích và ngược lại

“Việc sửa đổi bổ sung phải đảm bảo không mở rộng phạm vi đối tượng đã bộc lộ và không làm thay đổi bản chất của đối tượng yêu cầu đăng ký, đồng thời phải bảo đảm tính thống nhất của đơn,” – chuyên gia sở hữu trí tuệ Vạn Luật nhấn mạnh khi tư vấn cho anh Minh.

Quy định pháp lý mới nhất năm 2025

Thủ tục sửa đổi, bổ sung, tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp hiện được quy định tại:

Điều 115 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung năm 2009, 2019 và 2022
Quyết định 2060/QĐ-BKHCN năm 2023 công bố thủ tục hành chính mới
Nghị định 65/2023/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ
Thông tư hướng dẫn thi hành

Một điểm mới đáng chú ý từ quy định 2025 là việc triển khai toàn diện hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến, giúp rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 15 ngày làm việc thay vì 01 tháng như trước đây.

Thủ tục sửa đổi, bổ sung đơn đăng ký sở hữu công nghiệp

1. Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung đơn đăng ký sở hữu công nghiệp bao gồm:

Tờ khai sửa đổi, bổ sung theo Mẫu số 04 tại Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP
Tài liệu yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn tùy theo từng trường hợp:

a) Sửa đổi, bổ sung nội dung đơn:

Loại đơn	Tài liệu cần nộp
Đơn đăng ký sáng chế	Bản mô tả, bản tóm tắt sáng chế cần sửa đổi
Đơn đăng ký thiết kế bố trí	04 bộ ảnh chụp hoặc bản vẽ, bản mô tả mạch tích hợp sản xuất theo thiết kế bố trí
Đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp	04 bộ bản vẽ hoặc 04 bộ ảnh chụp, bản mô tả
Đơn đăng ký nhãn hiệu	05 mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu
Đơn đăng ký chỉ dẫn địa lý	Bản mô tả tính chất đặc thù của sản phẩm, bản đồ khu vực địa lý

Đối với đơn đăng ký sáng chế, thiết kế bố trí và kiểu dáng công nghiệp, phải nộp kèm theo bản thuyết minh chi tiết nội dung sửa đổi, bổ sung so với tài liệu ban đầu.

b) Sửa đổi tên, địa chỉ, mã nước:

Cần nộp tài liệu xác nhận (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) hoặc tài liệu pháp lý (bản sao có chứng thực) chứng minh việc thay đổi như quyết định đổi tên, địa chỉ; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ghi nhận thay đổi.

c) Sửa đổi đại diện sở hữu công nghiệp:

Nộp tuyên bố thay đổi đại diện sở hữu công nghiệp.

Ngoài ra, hồ sơ cần có:

Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện)
Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí

2. Cách thức nộp hồ sơ

Người nộp đơn có thể lựa chọn một trong các cách thức sau:

Nộp trực tuyến qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Khoa học và Công nghệ (khuyến nghị)
Nộp trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ
Nộp qua dịch vụ bưu chính

Mẹo từ chuyên gia Vạn Luật: “Nộp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian xử lý đáng kể, đồng thời dễ dàng theo dõi trạng thái hồ sơ. Tuy nhiên, cần chuẩn bị file điện tử chất lượng cao, đặc biệt là các mẫu nhãn hiệu hoặc bản vẽ kỹ thuật.”

3. Phí và lệ phí

Mức phí cập nhật năm 2025:

Phí thẩm định yêu cầu sửa đổi đơn: 160.000 đồng
Phí công bố thông tin sửa đổi: 120.000 đồng
- Từ hình thứ 2 trở đi: 60.000 đồng/hình
- Phí công bố bản mô tả từ trang thứ 7 trở đi: 10.000 đồng/trang

4. Thời hạn giải quyết

01 tháng kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ (đối với nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính)
15 ngày làm việc (đối với nộp trực tuyến – áp dụng từ 2025)

Thủ tục tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp

1. Điều kiện tách đơn

Việc tách đơn chỉ được thực hiện khi đảm bảo:

Những đơn được tách ra không vượt quá phạm vi bộc lộ trong đơn ban đầu
Các đơn được tách không có sự trùng lặp với nhau về phạm vi bảo hộ

2. Thành phần hồ sơ

Tờ khai yêu cầu tách đơn theo mẫu quy định
Tài liệu xác định phạm vi bảo hộ của các đơn sau khi tách
Bộ đơn đăng ký mới cho mỗi đơn được tách, bao gồm đầy đủ thành phần như đơn đăng ký ban đầu

3. Phí và lệ phí

Trường hợp tách đơn, người nộp đơn phải nộp:

Lệ phí nộp đơn
Phí công bố
Phí thẩm định

cho mỗi đơn mới giống như thủ tục nộp đơn thông thường.

Kinh nghiệm từ thực tiễn: Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Qua hơn 8 năm hỗ trợ khách hàng với hàng trăm trường hợp sửa đổi, bổ sung và tách đơn, Vạn Luật đã tổng hợp những sai sót phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải:

1. Sửa đổi làm mở rộng phạm vi bảo hộ

Tình huống thực tế: Công ty X muốn bổ sung thêm 10 nhóm sản phẩm mới vào danh mục hàng hóa của đơn đăng ký nhãn hiệu đã nộp. Cục Sở hữu trí tuệ từ chối vì điều này mở rộng phạm vi bảo hộ ban đầu.

Giải pháp: Chúng tôi đã tư vấn doanh nghiệp nộp đơn mới cho các nhóm sản phẩm bổ sung, đồng thời xin Cục SHTT cấp văn bằng cho các nhóm đã đăng ký ban đầu.

2. Thay đổi bản chất đối tượng đăng ký

Ví dụ thực tế: Một khách hàng nộp đơn kiểu dáng công nghiệp cho “Bình đựng nước”, sau đó muốn sửa thành “Bình đựng dung dịch vệ sinh” với một số thay đổi về cấu trúc bên trong. Yêu cầu bị từ chối vì làm thay đổi bản chất sản phẩm.

Cách xử lý: Chúng tôi đã giữ nguyên tên gọi chung “Bình đựng chất lỏng” và tập trung vào việc sửa đổi hình dáng bên ngoài mà không đề cập đến công năng cụ thể, giúp khách hàng được chấp nhận đơn.

3. Sửa đổi thiếu tài liệu minh chứng

Trường hợp điển hình: Doanh nghiệp A yêu cầu thay đổi địa chỉ trên đơn đăng ký nhưng không cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật. Hồ sơ bị trả lại yêu cầu bổ sung.

Bài học rút ra: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu pháp lý chứng minh thay đổi trước khi nộp hồ sơ sửa đổi để tránh mất thời gian bổ sung.

4. Sửa đổi quá muộn trong quy trình xử lý đơn

Câu chuyện khách hàng: Một start-up công nghệ nộp đơn đăng ký bảo hộ sáng chế, sau khi nhận được kết quả thẩm định nội dung với nhận xét về tính mới và tính sáng tạo, mới quyết định sửa đổi phạm vi bảo hộ. Thời điểm này đã quá muộn.

Lời khuyên chuyên gia: “Theo dõi sát sao tiến trình xử lý đơn và nộp yêu cầu sửa đổi ngay khi nhận được thông báo thiếu sót hoặc kết quả tra cứu sơ bộ từ Cục SHTT,” – Luật sư sở hữu trí tuệ của Vạn Luật khuyến nghị.

Câu hỏi thường gặp

1. Có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn nhiều lần không?

Có, người nộp đơn có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn nhiều lần cho đến khi Cục SHTT ra thông báo từ chối hoặc quyết định cấp văn bằng. Tuy nhiên, mỗi lần sửa đổi đều phải nộp phí theo quy định.

2. Đơn đã tách có được hưởng ngày ưu tiên của đơn gốc không?

Đơn được tách ra từ đơn gốc vẫn được hưởng ngày nộp đơn và ngày ưu tiên (nếu có) của đơn ban đầu. Đây là lợi thế quan trọng khi cần tách đơn so với việc nộp đơn mới.

3. Có thể sửa đổi, bổ sung đơn sau khi đã nhận được thông báo dự định từ chối?

Vẫn có thể, nhưng phải nộp trong thời hạn trả lời thông báo dự định từ chối (thường là 3 tháng). Việc sửa đổi phải nhằm khắc phục các thiếu sót được nêu trong thông báo.

4. Thời gian xử lý hồ sơ sửa đổi có làm kéo dài thời gian xử lý đơn gốc không?

Thông thường, thời gian xử lý yêu cầu sửa đổi không nằm trong thời hạn xử lý đơn. Tuy nhiên, nếu nội dung sửa đổi phức tạp, có thể làm kéo dài tổng thời gian xem xét đơn.

Kết luận

Thủ tục sửa đổi, bổ sung, tách đơn đăng ký sở hữu công nghiệp là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh chiến lược bảo hộ tài sản trí tuệ của mình. Với những quy định mới năm 2025, thủ tục này đã được số hóa và đơn giản hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp đơn.

Trở lại với câu chuyện của anh Minh mở đầu bài viết, sau khi được tư vấn, anh đã nộp hồ sơ sửa đổi thông tin địa chỉ và tách riêng một đơn mới cho các sản phẩm bổ sung. Kết quả là đơn gốc được tiếp tục xử lý mà không bị trì hoãn, và anh đã nhận được Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu chỉ sau 9 tháng kể từ ngày nộp đơn ban đầu.

Để tránh những sai sót và đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ, Vạn Luật khuyến nghị doanh nghiệp cân nhắc tham khảo ý kiến chuyên gia sở hữu trí tuệ trước khi tiến hành sửa đổi, bổ sung hoặc tách đơn.

Thông tin người viết: Công ty Vạn Luật

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM