Cấp chứng thư xuất khẩu

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc cấp chứng thư xuất khẩu đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam. Từ những ngày đầu tư vấn xuất nhập khẩu tại Công ty Vạn Luật, tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì thiếu hiểu biết về quy trình này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và những kinh nghiệm thực tế quý báu về việc xin cấp chứng thư xuất khẩu.

Chứng thư xuất khẩu là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Chứng thư xuất khẩu là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận đặc tính, chất lượng, xuất xứ hoặc các điều kiện khác của hàng hóa xuất khẩu. Đây là giấy tờ bắt buộc đối với nhiều mặt hàng khi xuất khẩu sang các thị trường nhất định.

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm? Tôi còn nhớ trường hợp của anh Minh, giám đốc một công ty dệt may ở Hưng Yên. Năm 2023, lô hàng đầu tiên của anh xuất sang Mexico theo hiệp định CPTPP đã bị từ chối vì thiếu chứng thư xuất khẩu hợp lệ. Không chỉ gây tổn thất kinh tế, điều này còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và mối quan hệ với đối tác.

Các loại chứng thư xuất khẩu phổ biến tại Việt Nam

Dựa trên kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp, tôi nhận thấy các loại chứng thư xuất khẩu phổ biến nhất bao gồm:

Chứng thư xuất khẩu hàng dệt may (theo CPTPP): Áp dụng cho các sản phẩm dệt may xuất khẩu sang Mexico theo Hiệp định CPTPP.
Chứng thư an toàn thực phẩm: Bắt buộc đối với các lô hàng thủy sản và thực phẩm xuất khẩu.
Chứng thư kiểm dịch: Áp dụng cho sản phẩm động, thực vật.
Chứng thư về chất lượng: Chứng nhận hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.

Mỗi loại chứng thư có yêu cầu và quy trình riêng, tùy thuộc vào mặt hàng và thị trường xuất khẩu.

Quy trình cấp chứng thư xuất khẩu năm 2025: Bước tiến trong chuyển đổi số

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Để bắt đầu quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm:

Đơn đăng ký cấp Chứng thư xuất khẩu (theo Mẫu số 01 thuộc Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BCT)
Chứng thư xuất khẩu đã khai hoàn chỉnh (Mẫu số 02, 03 thuộc Phụ lục III)
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan

Lưu ý từ chuyên gia: Một trong những sai sót phổ biến nhất tôi thấy ở doanh nghiệp là khai báo thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ. Điều này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối và kéo dài thời gian xử lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ qua hệ thống Ecosys

Từ năm 2025, việc đăng ký cấp chứng thư xuất khẩu được thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử Ecosys (http://www.ecosys.gov.vn).

Đây là bước tiến lớn trong quá trình số hóa thủ tục hành chính. Tôi còn nhớ thời điểm trước năm 2020, doanh nghiệp phải mất nhiều ngày đi lại để nộp hồ sơ giấy và chờ đợi kết quả. Giờ đây, chỉ với vài cú nhấp chuột, doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục từ xa.

Bước 3: Kiểm tra và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ Công Thương sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ. Trong thời hạn 8 giờ làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, Bộ Công Thương sẽ thông báo kết quả xét duyệt trên hệ thống điện tử.

Bước 4: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, Bộ Công Thương sẽ cấp Chứng thư xuất khẩu trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày thông báo chấp nhận. Doanh nghiệp có thể nhận kết quả qua bưu điện hoặc trực tiếp theo đăng ký.

Trường hợp không được cấp, Bộ Công Thương sẽ thông báo và nêu rõ lý do. Với hồ sơ cần bổ sung, sửa đổi, doanh nghiệp có 2 ngày làm việc để hoàn thiện.

Kinh nghiệm thực tế: Từ những bài học đắt giá

Qua quá trình tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, tôi rút ra một số kinh nghiệm quý báu muốn chia sẻ:

Câu chuyện thành công của Công ty Hoàng Long

Công ty Hoàng Long, một doanh nghiệp chuyên xuất khẩu hàng dệt may sang Mexico, từng gặp khó khăn trong việc xin cấp chứng thư xuất khẩu. Lô hàng đầu tiên của họ bị trì hoãn gần 2 tuần vì sai sót trong hồ sơ.

Sau khi nhận tư vấn, họ đã xây dựng quy trình chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ, với việc kiểm tra kép mọi thông tin và chuẩn bị trước các mẫu biểu. Kết quả là từ lô hàng thứ hai trở đi, thời gian xin cấp chứng thư giảm xuống chỉ còn đúng 2 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp đáp ứng tiến độ giao hàng và tăng uy tín với đối tác.

Những sai lầm cần tránh

Không cập nhật thông tin về quy định: Quy định về chứng thư xuất khẩu thường xuyên thay đổi, đặc biệt khi Việt Nam tham gia ngày càng nhiều hiệp định thương mại tự do.
Chuẩn bị hồ sơ vào phút chót: Nhiều doanh nghiệp chỉ chuẩn bị hồ sơ khi hàng đã sẵn sàng xuất khẩu, dẫn đến việc phải trì hoãn lô hàng nếu có vấn đề phát sinh.
Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận: Việc xin cấp chứng thư xuất khẩu liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, từ sản xuất, xuất nhập khẩu đến kế toán.

Đổi mới trong cấp chứng thư xuất khẩu năm 2025

Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng trong quy trình cấp chứng thư xuất khẩu:

Thủ tục ưu tiên cho doanh nghiệp trong danh sách ưu tiên: Theo quy định mới có hiệu lực từ tháng 1/2025, các doanh nghiệp trong danh sách ưu tiên (đặc biệt trong lĩnh vực thủy sản) được hưởng quy trình rút gọn, chỉ mất 1 ngày làm việc để được cấp chứng thư.
Tích hợp AI trong kiểm tra hồ sơ: Hệ thống Ecosys được nâng cấp với công nghệ AI giúp tự động kiểm tra tính chính xác của thông tin khai báo, giảm thời gian xử lý và tỷ lệ sai sót.
Liên thông dữ liệu giữa các cơ quan: Dữ liệu về chứng thư xuất khẩu được liên thông với hệ thống hải quan, giúp doanh nghiệp không cần nộp lại các giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu.

Tác động của việc cấp chứng thư xuất khẩu đến doanh nghiệp

Qua làm việc với nhiều doanh nghiệp, tôi nhận thấy việc nắm vững quy trình cấp chứng thư xuất khẩu mang lại nhiều lợi ích:

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Khi quy trình xin cấp chứng thư được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch logistics chính xác hơn.
Mở rộng thị trường xuất khẩu: Nhiều thị trường khó tính yêu cầu chứng thư xuất khẩu cụ thể. Việc đáp ứng được các yêu cầu này giúp doanh nghiệp tiếp cận được các thị trường cao cấp.
Nâng cao uy tín thương hiệu: Sở hữu chứng thư xuất khẩu chính thức từ cơ quan có thẩm quyền giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác quốc tế.

Những câu hỏi thường gặp về cấp chứng thư xuất khẩu

Từ kinh nghiệm tư vấn, dưới đây là những câu hỏi doanh nghiệp thường đặt ra:

1. Thời gian xin cấp chứng thư xuất khẩu mất bao lâu?

Thông thường, quy trình cấp chứng thư xuất khẩu mất khoảng 2-3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được nộp đầy đủ và hợp lệ. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp trong danh sách ưu tiên, thời gian này có thể rút ngắn xuống còn 1 ngày.

2. Chi phí xin cấp chứng thư xuất khẩu là bao nhiêu?

Chi phí xin cấp chứng thư xuất khẩu phụ thuộc vào loại chứng thư và giá trị lô hàng. Theo quy định hiện hành, mức phí cơ bản dao động từ 200.000 đến 500.000 đồng/bộ chứng thư.

3. Tôi có thể ủy quyền cho đơn vị khác làm thủ tục không?

Có, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn hoặc đại lý hải quan làm thủ tục xin cấp chứng thư xuất khẩu. Tuy nhiên, cần đảm bảo đơn vị được ủy quyền có đủ năng lực và kinh nghiệm để tránh sai sót.

Kết luận: Sẵn sàng cho xu hướng xuất khẩu mới

Việc cấp chứng thư xuất khẩu không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà là một phần quan trọng trong chiến lược xuất khẩu của doanh nghiệp. Với nền tảng số hóa ngày càng hoàn thiện cùng quy trình được tối ưu, doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội lớn để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Từ kinh nghiệm thực tế, tôi khuyên các doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu quy định, chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, và nếu cần thiết, hãy tìm đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Bài viết này cung cấp thông tin tổng quan về quy trình cấp chứng thư xuất khẩu tại Việt Nam năm 2025. Để biết thông tin chi tiết về từng loại chứng thư cụ thể hoặc yêu cầu của từng thị trường, vui lòng liên hệ với Công ty Vạn Luật để được tư vấn.

Thông tin người viết: Công ty Vạn Luật

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698