Cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam

Việt Nam ngày càng khẳng định vị thế là điểm đến đầu tư hấp dẫn trong khu vực Đông Nam Á. Nhiều thương nhân nước ngoài muốn tham gia vào thị trường này mà không cần thiết lập văn phòng đại diện hay chi nhánh – một xu hướng đang gia tăng đặc biệt sau đại dịch COVID-19 và trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ.

Tôi còn nhớ buổi tư vấn đầu tiên với một doanh nghiệp Hàn Quốc vào tháng 3 năm ngoái. Họ muốn thâm nhập thị trường Việt Nam nhưng chưa sẵn sàng đầu tư cơ sở vật chất. “Liệu chúng tôi có thể hoạt động mà không cần đặt văn phòng tại Việt Nam không?” – đó là câu hỏi mà rất nhiều thương nhân nước ngoài đặt ra.

Câu trả lời là có thể, nhưng cần tuân thủ quy trình cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu dành riêng cho đối tượng thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam.

Thủ tục cấp giấy chứng nhận: Những điểm cần lưu ý

Khái niệm “thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam”

Theo quy định tại Nghị định 90/2022/NĐ-CP, “thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam” là thương nhân được thành lập theo quy định của pháp luật nước ngoài, không có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiểu sai về khái niệm này. Trong quá trình tư vấn, tôi thường xuyên gặp trường hợp doanh nghiệp tưởng rằng họ chỉ cần có người đại diện tại Việt Nam là đủ điều kiện. Điều này hoàn toàn không chính xác và có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.

Phạm vi quyền được cấp phép

Giấy chứng nhận này cho phép thương nhân nước ngoài thực hiện các quyền:

Quyền xuất khẩu: được mua hàng hóa tại Việt Nam để xuất khẩu
Quyền nhập khẩu: được nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam để bán cho thương nhân có quyền phân phối tại Việt Nam

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giấy phép này không bao gồm quyền phân phối, tức là không được trực tiếp bán lẻ hàng hóa tại thị trường Việt Nam. Đây là điểm nhiều thương nhân nước ngoài thường nhầm lẫn.

Điều kiện, hồ sơ và quy trình nộp

Điều kiện để được cấp giấy phép

Thương nhân nước ngoài cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

Đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật của nước nơi thương nhân thành lập
Doanh nghiệp còn hoạt động hợp pháp tại thời điểm nộp hồ sơ
Không có hiện diện thương mại tại Việt Nam (không có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh)

Hồ sơ đăng ký

Bộ hồ sơ chuẩn bao gồm:

Đơn đăng ký: Theo mẫu quy định tại Phụ lục III-4 ban hành kèm theo Nghị định 90/2022/NĐ-CP.
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương: Phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, có công chứng theo quy định.
Giấy ủy quyền: Của người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài cho đại diện tại Việt Nam (nếu thương nhân nước ngoài ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam thực hiện thủ tục).

Một lỗi mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là không thực hiện đúng quy trình hợp pháp hóa lãnh sự. Trong một trường hợp tôi từng tư vấn, doanh nghiệp Thái Lan đã phải làm lại toàn bộ hồ sơ vì giấy tờ không được hợp pháp hóa đúng cách, khiến thời gian xử lý kéo dài thêm gần 1 tháng.

Quy trình nộp và thời gian xử lý

Quy trình nộp bao gồm các bước:

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Bộ Công Thương
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xem xét hồ sơ
Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận

Thời gian xử lý: Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (theo quy định mới của năm 2025).

Lệ phí cấp Giấy chứng nhận: 3.500.000 VNĐ/Giấy chứng nhận.

Tư vấn từ chuyên gia: Những thách thức thường gặp

Qua nhiều năm tư vấn cho các doanh nghiệp nước ngoài, tôi nhận thấy một số thách thức và rào cản phổ biến:

Rào cản ngôn ngữ và văn hóa

Không ít thương nhân nước ngoài gặp khó khăn khi tiếp cận quy định pháp luật của Việt Nam do rào cản ngôn ngữ. Tôi từng làm việc với một doanh nghiệp Nhật Bản, họ hiểu sai hoàn toàn về quyền được cấp phép và đã lên kế hoạch kinh doanh không phù hợp, dẫn đến tổn thất đáng kể.

“Chúng tôi tưởng rằng có giấy phép này là có thể mở cửa hàng tại Việt Nam. Thật may vì đã được tư vấn kịp thời trước khi thực hiện các bước tiếp theo” – Giám đốc doanh nghiệp Nhật Bản chia sẻ.

Thủ tục hành chính phức tạp

Thủ tục hành chính tại Việt Nam có thể khiến nhiều doanh nghiệp nước ngoài bối rối. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ là vô cùng quan trọng.

Lời khuyên: Nên tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, có kinh nghiệm để được hướng dẫn cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị từ chối.

Câu chuyện thực tế từ doanh nghiệp

Năm 2023, công ty Vạn Luật đã hỗ trợ một doanh nghiệp Singapore chuyên về thương mại điện tử xin cấp giấy chứng nhận. Ban đầu, họ gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ vì không hiểu rõ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

“Chúng tôi đã chuẩn bị hồ sơ hai lần nhưng đều bị từ chối. Sau khi được Vạn Luật tư vấn, chúng tôi đã hoàn thiện hồ sơ đúng yêu cầu và nhận được giấy phép chỉ sau 10 ngày” – Ông Michael Lee, Giám đốc điều hành chia sẻ.

Qua câu chuyện này, chúng tôi rút ra một số bài học quan trọng:

Chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu: Nghiên cứu kỹ các yêu cầu pháp lý trước khi bắt đầu quy trình
Tận dụng kinh nghiệm từ chuyên gia: Tìm kiếm tư vấn từ những đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực
Lưu ý về thời gian: Dự trù thời gian cho quá trình hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng

Chiến lược tối ưu quy trình đăng ký

Dựa trên kinh nghiệm từ hàng trăm hồ sơ đã tư vấn, tôi đề xuất quy trình tối ưu sau:

Trước khi nộp hồ sơ

Rà soát điều kiện: Đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định
Chuẩn bị song song: Bắt đầu quy trình hợp pháp hóa lãnh sự sớm vì thủ tục này thường mất nhiều thời gian
Kiểm tra chéo: Nhờ chuyên gia kiểm tra hồ sơ trước khi nộp

Trong quá trình nộp hồ sơ

Theo dõi chặt chẽ: Thường xuyên kiểm tra trạng thái hồ sơ trên cổng dịch vụ công
Phản hồi nhanh chóng: Sẵn sàng bổ sung hồ sơ nếu cơ quan quản lý yêu cầu

Sau khi được cấp giấy phép

Hiểu rõ quyền và nghĩa vụ: Đảm bảo hiểu đúng phạm vi hoạt động được phép
Tuân thủ nghiêm ngặt: Hoạt động đúng theo phạm vi được cấp phép để tránh vi phạm pháp luật

Lưu ý về những thay đổi chính sách mới 2025

Năm 2025 đánh dấu một số thay đổi quan trọng trong quy định về cấp giấy chứng nhận cho thương nhân nước ngoài:

Rút ngắn thời gian xử lý

Theo Nghị định mới có hiệu lực từ đầu năm 2025, thời gian xử lý hồ sơ đã được rút ngắn từ 13 ngày xuống còn 7 ngày làm việc, tạo thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp nước ngoài.

Áp dụng công nghệ số

Hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến đã được cải tiến, cho phép:

Theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực
Nhận thông báo qua email khi cần bổ sung thông tin
Thanh toán phí trực tuyến

Bổ sung danh mục hàng hóa

Danh mục hàng hóa được phép xuất khẩu, nhập khẩu đã được mở rộng, bao gồm thêm nhiều mặt hàng trong lĩnh vực công nghệ và y tế – xu hướng phát triển mạnh sau đại dịch.

Tôi từng làm việc với một doanh nghiệp Đức chuyên về thiết bị y tế. Trước đây họ gặp nhiều khó khăn khi nhập khẩu một số loại thiết bị chuyên dụng. Với quy định mới, quy trình đã thuận lợi hơn nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Giấy phép có thời hạn bao lâu?

Giấy chứng nhận có hiệu lực 5 năm kể từ ngày cấp và có thể được gia hạn theo quy định.

Thương nhân nước ngoài có thể ủy quyền cho ai tại Việt Nam?

Thương nhân nước ngoài có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam thực hiện thủ tục đăng ký. Tuy nhiên, giấy ủy quyền cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, công chứng theo quy định.

Có thể thực hiện quyền phân phối với giấy phép này không?

Không. Giấy chứng nhận này chỉ cho phép thực hiện quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu. Để thực hiện quyền phân phối, thương nhân nước ngoài cần có hiện diện thương mại tại Việt Nam (như thành lập công ty con, chi nhánh) và xin cấp giấy phép kinh doanh có quyền phân phối.

Nếu muốn thay đổi danh mục hàng hóa thì phải làm sao?

Thương nhân cần làm thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận theo quy định. Hồ sơ điều chỉnh cần nộp tại Bộ Công Thương và thời gian xử lý cũng là 7 ngày làm việc.

Kết luận và tư vấn

Việc xin cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu là bước đầu tiên quan trọng cho thương nhân nước ngoài muốn thâm nhập thị trường Việt Nam mà không cần thiết lập hiện diện thương mại.

Qua nhiều năm làm việc trong lĩnh vực này, tôi nhận thấy rằng dù thủ tục hành chính đã được cải thiện nhiều, các thương nhân nước ngoài vẫn cần chuẩn bị kỹ lưỡng và tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình xin cấp phép diễn ra thuận lợi.

Việt Nam đang ngày càng mở cửa và tạo điều kiện thuận lợi cho đầu tư nước ngoài. Những cải cách mới nhất trong năm 2025 là minh chứng rõ ràng cho cam kết này. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa cơ hội, các doanh nghiệp cần hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành.

Thông tin người viết: Công ty Vạn Luật

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698