Cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) không ưu đãi mẫu ICO

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng sôi động, việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trở thành yêu cầu bắt buộc với nhiều mặt hàng xuất khẩu. Đối với ngành cà phê – một trong những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không ưu đãi mẫu ICO có vai trò đặc biệt quan trọng.

C/O mẫu ICO là gì?

C/O mẫu ICO (International Coffee Organization) là giấy chứng nhận xuất xứ dành riêng cho mặt hàng cà phê, được cấp theo quy định của Tổ chức Cà phê Thế giới. Đây là loại C/O không ưu đãi, có nghĩa là không giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu, nhưng lại là điều kiện bắt buộc với nhiều thị trường.

“C/O mẫu ICO không chỉ là giấy tờ pháp lý đơn thuần mà còn là ‘tấm hộ chiếu’ giúp cà phê Việt Nam vươn xa trên thị trường quốc tế, đảm bảo tính minh bạch về nguồn gốc xuất xứ” – Chuyên gia thương mại quốc tế, Hiệp hội Cà phê Việt Nam.

Đối tượng và điều kiện xin cấp C/O mẫu ICO

Đối tượng áp dụng

Mẫu ICO áp dụng cho các thương nhân xuất khẩu cà phê trồng và thu hoạch tại Việt Nam đến tất cả các quốc gia. Đặc biệt, C/O này là yêu cầu bắt buộc đối với hàng cà phê xuất khẩu đến các quốc gia thành viên của Tổ chức Cà phê Thế giới (ICO).

Điều kiện cấp

Để được cấp C/O mẫu ICO, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Có đăng ký kinh doanh hợp pháp
Có hoạt động xuất khẩu cà phê
Cà phê xuất khẩu phải có nguồn gốc trồng và thu hoạch tại Việt Nam
Đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng theo quy định của ICO

Quy trình cấp C/O mẫu ICO: Từ A-Z

Quy trình cấp C/O mẫu ICO được thực hiện bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân

Doanh nghiệp cần đăng ký hồ sơ thương nhân lần đầu qua một trong hai phương thức:

Trực tuyến: Qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử tại trang http://comis.covcci.com.vn/
Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại trụ sở của các đơn vị cấp C/O trực thuộc VCCI

Hồ sơ đăng ký thương nhân bao gồm:

Đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền và con dấu doanh nghiệp (Mẫu số 01)
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có dấu sao y bản chính)
Danh mục các cơ sở sản xuất của thương nhân (Mẫu số 02)
Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O nếu có (Mẫu số 03)

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O

Sau khi đăng ký hồ sơ thương nhân, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O theo một trong ba cách:

Trực tuyến: Đính kèm hồ sơ tại trang điện tử của VCCI
Trực tiếp: Tại trụ sở đơn vị cấp C/O nơi đã đăng ký hồ sơ
Bưu điện: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến đơn vị cấp C/O

Từ kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp xuất khẩu cà phê, chúng tôi nhận thấy phương thức trực tuyến đang ngày càng được ưa chuộng vì tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn trong quá trình khai báo trực tuyến do chưa quen với giao diện hệ thống.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ

VCCI tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông báo cho doanh nghiệp một trong các nội dung sau:

Chấp nhận cấp C/O và thông báo thời gian nhận
Đề nghị bổ sung chứng từ (nêu cụ thể chứng từ cần bổ sung)
Đề nghị kiểm tra lại chứng từ (nêu cụ thể thông tin cần kiểm tra)
Từ chối cấp C/O (nếu phát hiện các trường hợp vi phạm)
Đề nghị kiểm tra tại cơ sở sản xuất (nếu cần thiết)

Một trường hợp điển hình chúng tôi từng hỗ trợ: Doanh nghiệp X nộp hồ sơ xin cấp C/O mẫu ICO nhưng thiếu bảng kê chi tiết quy trình sản xuất. VCCI yêu cầu bổ sung và doanh nghiệp đã hoàn thiện trong vòng 24 giờ, qua đó rút ngắn thời gian chờ đợi và đảm bảo lô hàng xuất đi đúng tiến độ.

Bước 4-6: Cấp C/O

Sau khi xác nhận hồ sơ hợp lệ, quy trình tiếp theo bao gồm:

Bước 4: Cán bộ VCCI kiểm tra, nhập dữ liệu và trình người có thẩm quyền
Bước 5: Người có thẩm quyền của VCCI ký cấp C/O
Bước 6: Cán bộ VCCI đóng dấu, vào sổ và trả C/O cho thương nhân

Thành phần hồ sơ đề nghị cấp C/O mẫu ICO

Đối với lần đầu hoặc sản phẩm mới

Khi doanh nghiệp xin cấp C/O mẫu ICO lần đầu hoặc cho sản phẩm mới xuất khẩu, hồ sơ cần có:

Đơn đề nghị cấp C/O khai báo đầy đủ và hợp lệ (Mẫu số 04)
Mẫu C/O không ưu đãi mẫu ICO đã được khai hoàn chỉnh (theo Quy định số 102-9 của ICO)
Bản in tờ khai hải quan xuất khẩu (trừ trường hợp không phải khai báo)
Bản sao hóa đơn thương mại (có đóng dấu sao y bản chính)
Bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương (có dấu sao y)
Bản sao giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa
Bảng kê khai chi tiết các yếu tố cấu thành sản phẩm (nếu cần)

Đối với sản phẩm xuất khẩu thường xuyên

Với các sản phẩm xuất khẩu thường xuyên, doanh nghiệp chỉ cần nộp:

Đơn đề nghị cấp C/O đã khai hoàn chỉnh
Mẫu C/O không ưu đãi mẫu ICO đã khai hoàn chỉnh
Các chứng từ liên quan đến lô hàng cụ thể

Những lưu ý quan trọng khi xin cấp C/O mẫu ICO

Thời gian cấp C/O

Thời gian cấp C/O mẫu ICO thông thường không quá 8 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, qua thực tế hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy thời gian trung bình thường chỉ từ 2-4 giờ nếu hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ.

Những lỗi thường gặp

Từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp xuất khẩu cà phê, chúng tôi tổng hợp một số lỗi phổ biến cần tránh:

Kê khai không chính xác thông tin: Doanh nghiệp thường sai sót khi kê khai thông tin về số lượng, khối lượng hoặc mã HS của sản phẩm.
Trường hợp thực tế: Doanh nghiệp Y khai báo sai mã HS của cà phê xuất khẩu, dẫn đến việc bị yêu cầu làm lại toàn bộ hồ sơ và chậm tiến độ giao hàng.
Thiếu chứng từ chứng minh xuất xứ: Nhiều doanh nghiệp không cung cấp đủ chứng từ chứng minh cà phê có nguồn gốc từ Việt Nam.
Sao y bản chính không đúng quy định: Các bản sao không được đóng dấu sao y đúng cách hoặc không đúng thẩm quyền.
Chữ ký không khớp với mẫu đã đăng ký: Người ký đơn đề nghị cấp C/O không đúng với người đã đăng ký mẫu chữ ký.
Thông tin trên C/O không khớp với chứng từ kèm theo: Thông tin về số lượng, trọng lượng, đơn giá trên C/O không khớp với hóa đơn hoặc vận đơn.

Lợi ích của C/O mẫu ICO đối với doanh nghiệp xuất khẩu cà phê

Sở hữu C/O mẫu ICO mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp xuất khẩu cà phê:

Đáp ứng yêu cầu bắt buộc: Nhiều quốc gia yêu cầu C/O mẫu ICO như điều kiện tiên quyết để nhập khẩu cà phê.
Nâng cao uy tín: Giấy chứng nhận này giúp khẳng định nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, tăng uy tín cho sản phẩm cà phê Việt Nam.
Truy xuất nguồn gốc: Hỗ trợ hệ thống truy xuất nguồn gốc cà phê, đáp ứng xu hướng minh bạch thông tin trong thương mại quốc tế.
Tiêu chuẩn hóa: Góp phần chuẩn hóa quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng cà phê xuất khẩu.
Mở rộng thị trường: Tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp mở rộng xuất khẩu sang các thị trường mới, đặc biệt là các thị trường khó tính.

Xu hướng áp dụng C/O điện tử trong tương lai

Theo lộ trình ứng dụng công nghệ trong quản lý xuất nhập khẩu, Việt Nam đang từng bước chuyển đổi sang hệ thống C/O điện tử, trong đó có C/O mẫu ICO. Đây là xu hướng tất yếu nhằm:

Giảm thời gian xử lý hồ sơ
Cắt giảm chi phí hành chính
Tăng tính minh bạch
Giảm thiểu nguy cơ gian lận
Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp

Tại một hội thảo về xuất nhập khẩu gần đây, đại diện VCCI chia sẻ: “Đến năm 2026, chúng ta phấn đấu 100% C/O sẽ được cấp qua hệ thống điện tử, trong đó có C/O mẫu ICO, giúp rút ngắn thời gian cấp xuống còn 1-2 giờ làm việc.”

Câu hỏi thường gặp về C/O mẫu ICO

C/O mẫu ICO có thời hạn hiệu lực không?

C/O mẫu ICO có hiệu lực trong thời hạn 120 ngày kể từ ngày cấp. Sau thời gian này, doanh nghiệp cần làm thủ tục cấp lại nếu muốn sử dụng.

Có thể xin cấp C/O mẫu ICO sau khi hàng đã xuất đi không?

Có, doanh nghiệp vẫn có thể xin cấp C/O mẫu ICO sau khi hàng đã xuất đi, nhưng không quá 15 ngày kể từ ngày xuất hàng. Trường hợp quá thời hạn này, doanh nghiệp cần có văn bản giải trình cụ thể và được xem xét từng trường hợp.

Có thể sửa đổi C/O sau khi đã được cấp không?

Trong trường hợp cần sửa đổi C/O đã cấp do phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần làm thủ tục hủy C/O cũ và xin cấp mới với thông tin chính xác. Tuy nhiên, việc này chỉ được thực hiện khi C/O chưa được sử dụng để thông quan hàng hóa tại nước nhập khẩu.

Chi phí cấp C/O mẫu ICO là bao nhiêu?

Hiện nay, chi phí cấp C/O mẫu ICO là 100.000 VNĐ/bộ. Trường hợp cấp lại do lỗi của doanh nghiệp, chi phí sẽ được tính như cấp mới.

Kết luận

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không ưu đãi mẫu ICO đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động xuất khẩu cà phê của Việt Nam. Việc nắm vững quy trình, thủ tục cấp C/O mẫu ICO giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý xuất nhập khẩu, việc cấp C/O mẫu ICO ngày càng thuận tiện và nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, quy định mới và chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ để đảm bảo quá trình xin cấp C/O diễn ra suôn sẻ, góp phần thúc đẩy hoạt động xuất khẩu cà phê ngày càng phát triển.

Thông tin người viết: Công ty Vạn Luật

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698