Thủ tục ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp

Sở hữu công nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp và cá nhân. Việc ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp là một thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm trong quá trình thực hiện các hoạt động liên quan đến sở hữu công nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định mới nhất năm 2025, giúp quý khách nắm rõ quy trình và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

1. Khái niệm về Người đại diện sở hữu công nghiệp

1.1. Định nghĩa Người đại diện sở hữu công nghiệp

Theo Điều 151 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (đã được sửa đổi bởi khoản 82 Điều 1 Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022), Người đại diện sở hữu công nghiệp là cá nhân hành nghề đại diện sở hữu công nghiệp trong tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.

Người đại diện sở hữu công nghiệp có vai trò thực hiện các dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, bao gồm:

Đại diện cho tổ chức, cá nhân trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp
Tư vấn về các vấn đề liên quan đến thủ tục xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp
Thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến thủ tục xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp

1.2. Vai trò của Người đại diện sở hữu công nghiệp

Người đại diện sở hữu công nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hệ thống bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ:

Đại diện pháp lý: Đại diện cho chủ sở hữu các quyền sở hữu công nghiệp trong các thủ tục hành chính liên quan đến xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi và chấm dứt hiệu lực văn bằng bảo hộ
Tư vấn chuyên môn: Cung cấp dịch vụ tư vấn về các vấn đề pháp lý liên quan đến sở hữu công nghiệp
Bảo vệ quyền lợi: Hỗ trợ chủ sở hữu trong các tranh chấp, khiếu nại liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp
Kết nối: Làm cầu nối giữa chủ sở hữu với cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu trí tuệ

2. Điều kiện để trở thành Người đại diện sở hữu công nghiệp

2.1. Điều kiện cá nhân

Để được công nhận là Người đại diện sở hữu công nghiệp, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện sau:

Là công dân Việt Nam
Có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp do cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp cấp
Đang làm việc cho một tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

2.2. Điều kiện về chứng chỉ hành nghề

Theo Điều 155 Luật Sở hữu trí tuệ và Điều 64 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, điều kiện để được cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp bao gồm:

Là công dân Việt Nam
Có phẩm chất đạo đức tốt và có trình độ chuyên môn về sở hữu công nghiệp
Đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Tốt nghiệp đại học và đã trực tiếp làm công tác pháp luật về sở hữu công nghiệp trong thời gian liên tục từ 5 năm trở lên
- Tốt nghiệp đại học và đã trực tiếp làm công tác thẩm định đơn đăng ký sở hữu công nghiệp tại cơ quan quốc gia hoặc quốc tế về sở hữu công nghiệp trong thời gian liên tục từ 5 năm trở lên
- Đã trực tiếp làm công tác giảng dạy pháp luật về sở hữu công nghiệp tại cơ sở đào tạo được công nhận tổ chức đào tạo chuyên ngành sở hữu công nghiệp trong thời gian liên tục từ 5 năm trở lên
- Tốt nghiệp cơ sở đào tạo chuyên ngành sở hữu công nghiệp được công nhận
- Đã tốt nghiệp khóa đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp được cơ quan có thẩm quyền công nhận và có Thẻ luật sư theo quy định pháp luật về luật sư

3. Quy trình ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp

3.1. Cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

3.1.1. Hồ sơ yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề

Hồ sơ yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp bao gồm:

Tờ khai yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo Mẫu số 02 tại Phụ lục V Nghị định số 65/2023/NĐ-CP
Bằng tốt nghiệp đại học (bản sao, xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực)
Giấy tờ chứng minh đáp ứng điều kiện về thời gian công tác theo quy định tại điểm a, b, c, d hoặc đ khoản 2 Điều 155 của Luật Sở hữu trí tuệ
Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp và bản sao Thẻ luật sư đối với trường hợp đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề theo quy định tại khoản 2a Điều 155 của Luật Sở hữu trí tuệ
02 ảnh 3×4 (cm)
Bản sao CMND/CCCD (xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực)
Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí

3.1.2. Quy trình xử lý hồ sơ cấp Chứng chỉ

Quy trình xử lý hồ sơ cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được thực hiện như sau:

Nộp hồ sơ: Hồ sơ yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ.
Thẩm định hồ sơ: Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành thẩm định hồ sơ, bao gồm:
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ
- Đánh giá việc đáp ứng các điều kiện theo quy định
Thời gian xử lý: Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ có trách nhiệm xem xét hồ sơ và ra quyết định.
Kết quả:
- Trường hợp đạt yêu cầu: Cục Sở hữu trí tuệ cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp
- Trường hợp không đạt yêu cầu: Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo từ chối cấp Chứng chỉ, trong đó nêu rõ lý do

3.2. Thủ tục ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp

Sau khi cá nhân có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, để được ghi nhận là Người đại diện sở hữu công nghiệp chính thức, cần thực hiện các bước sau:

3.2.1. Làm việc cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

Cá nhân có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp phải ký hợp đồng lao động hoặc được tuyển dụng bởi một tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp đã được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp.

3.2.2. Hồ sơ yêu cầu ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp

Hồ sơ yêu cầu ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp gồm:

Tờ khai yêu cầu ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp, điền đầy đủ thông tin về cá nhân và tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp nơi cá nhân đó làm việc
Bản sao Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực)
Bản sao quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động của tổ chức với người có Chứng chỉ hành nghề (xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực)
Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của Cục Sở hữu trí tuệ)

3.2.3. Quy trình xử lý hồ sơ ghi nhận

Quy trình xử lý hồ sơ ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp được thực hiện như sau:

Nộp hồ sơ: Hồ sơ yêu cầu ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp được nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ.
Thẩm định hồ sơ: Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành thẩm định hồ sơ trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
Kết quả:
- Trường hợp đạt yêu cầu: Cục Sở hữu trí tuệ ghi nhận cá nhân vào Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp và công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp
- Trường hợp không đạt yêu cầu: Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo từ chối ghi nhận, trong đó nêu rõ lý do

3.3. Ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

Theo Điều 65 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, việc ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được thực hiện như sau:

3.3.1. Điều kiện ghi nhận tổ chức

Tổ chức có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo Điều 154 Luật Sở hữu trí tuệ bao gồm:

Doanh nghiệp
Hợp tác xã
Tổ chức hành nghề luật sư
Tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ

được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật, có ít nhất một cá nhân có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.

3.3.2. Hồ sơ yêu cầu ghi nhận tổ chức

Hồ sơ yêu cầu ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp vào Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp gồm:

Tờ khai yêu cầu ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, trong đó điền đầy đủ thông tin về tổ chức và thông tin về người đại diện sở hữu công nghiệp được ủy quyền của tổ chức
Bản sao quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động của tổ chức đối với người có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp
Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí

3.3.3. Quy trình xử lý hồ sơ ghi nhận tổ chức

Nộp hồ sơ: Hồ sơ yêu cầu ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ do tổ chức đứng tên, gồm 01 bộ tài liệu.
Thẩm định hồ sơ: Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ xem xét hồ sơ.
Kết quả:
- Trường hợp đạt yêu cầu: Tổ chức được ghi nhận là tổ chức kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp trong Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp và công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp
- Trường hợp không đạt yêu cầu: Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo từ chối ghi nhận, trong đó nêu rõ lý do

4. Quyền và nghĩa vụ của Người đại diện sở hữu công nghiệp

4.1. Quyền của Người đại diện sở hữu công nghiệp

Người đại diện sở hữu công nghiệp có các quyền sau:

Được hành nghề đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định của pháp luật
Được thực hiện các dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp trong phạm vi được ủy quyền
Được nhận thù lao dịch vụ theo thỏa thuận với bên sử dụng dịch vụ
Các quyền khác theo quy định của pháp luật và theo hợp đồng dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

4.2. Nghĩa vụ của Người đại diện sở hữu công nghiệp

Người đại diện sở hữu công nghiệp có các nghĩa vụ sau:

Tuân thủ các quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và các quy định pháp luật khác có liên quan
Thực hiện hoạt động đại diện trong phạm vi được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước bên ủy quyền về kết quả hoạt động đại diện
Thông báo cho Cục Sở hữu trí tuệ mọi thay đổi về tên, địa chỉ và các thông tin khác liên quan đến hoạt động của mình và của tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp
Thực hiện nghề nghiệp một cách trung thực và khách quan
Bảo mật thông tin, tài liệu được giao
Nộp phí, lệ phí đầy đủ, đúng hạn theo quy định

5. Những lưu ý khi thực hiện thủ tục ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp

5.1. Lưu ý về hồ sơ và thủ tục

Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo quy định
Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp
Cần theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và phản hồi kịp thời nếu có yêu cầu bổ sung, sửa đổi từ Cục Sở hữu trí tuệ
Nộp phí, lệ phí đầy đủ, đúng quy định

5.2. Các trường hợp thay đổi thông tin, tạm dừng hoặc chấm dứt

Khi có thay đổi về thông tin của Người đại diện sở hữu công nghiệp hoặc tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, cần thông báo cho Cục Sở hữu trí tuệ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có thay đổi
Trường hợp tạm dừng hoạt động, cần thông báo cho Cục Sở hữu trí tuệ và khách hàng trước khi tạm dừng
Trường hợp chấm dứt hoạt động, cần thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật

5.3. Vấn đề gia hạn Chứng chỉ hành nghề

Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp có hiệu lực vô thời hạn nhưng có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi trong các trường hợp người đại diện vi phạm quy định
Cần thường xuyên cập nhật kiến thức về pháp luật sở hữu trí tuệ để đảm bảo hoạt động nghề nghiệp đúng quy định

6. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

6.1. Đối với doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp

Tiết kiệm thời gian, công sức trong việc thực hiện các thủ tục hành chính phức tạp
Được tư vấn chuyên môn, tăng khả năng thành công trong việc đăng ký bảo hộ
Giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp
Có người đại diện chuyên nghiệp trong các tranh chấp, khiếu nại liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp

6.2. Đối với hệ thống bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ

Nâng cao chất lượng đơn đăng ký, giúp quá trình thẩm định hiệu quả hơn
Giảm thiểu các sai sót, thiếu sót trong hồ sơ đăng ký
Tạo cầu nối hiệu quả giữa cơ quan quản lý nhà nước với các chủ thể quyền sở hữu công nghiệp
Góp phần xây dựng và phát triển hệ thống bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ ngày càng hoàn thiện

Kết luận

Thủ tục ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp là một quy trình pháp lý quan trọng, đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ. Với những thông tin chi tiết được trình bày trong bài viết này, hy vọng quý khách đã có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về quy trình, thủ tục ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định mới nhất năm 2025.

Công ty Vạn Luật với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách thực hiện các thủ tục liên quan đến việc ghi nhận Người đại diện sở hữu công nghiệp một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Mọi thông tin cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY VẠN LUẬT
SĐT: 0919 123 698
Email: lienhe@vanluat.vn

Văn phòng Hà Nội: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội
Văn phòng TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM
HOTLINE: 02473 023 698