Thủ tục sửa đổi Văn bằng bảo hộ

Trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, việc thay đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ một cách đầy đủ và chính xác, đặc biệt là với những cập nhật mới nhất của quy định pháp luật năm 2025.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về các thủ tục cần thiết, giúp quá trình sửa đổi văn bằng bảo hộ trở nên thuận tiện và hiệu quả. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của chủ sở hữu trí tuệ được bảo vệ tối đa.

Văn bằng bảo hộ là gì và tại sao cần sửa đổi?

Khái niệm văn bằng bảo hộ

Văn bằng bảo hộ là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân nhằm xác lập quyền sở hữu trí tuệ đối với các đối tượng sở hữu công nghiệp như: sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý…

Văn bằng bảo hộ có vai trò quan trọng trong việc:

Xác nhận quyền sở hữu hợp pháp
Tạo cơ sở pháp lý để bảo vệ tài sản trí tuệ
Tạo điều kiện khai thác thương mại các đối tượng sở hữu trí tuệ

Các trường hợp cần sửa đổi văn bằng bảo hộ

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần sửa đổi văn bằng bảo hộ vì nhiều lý do khác nhau:

Thay đổi thông tin chủ sở hữu:
- Thay đổi tên doanh nghiệp
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Thay đổi nội dung bảo hộ:
- Thu hẹp phạm vi bảo hộ
- Sửa đổi quy chế sử dụng (đối với nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận)
- Thay đổi mẫu nhãn hiệu
Phát hiện sai sót trong văn bằng đã cấp:
- Sai sót do lỗi của người nộp đơn
- Sai sót do lỗi của Cục Sở hữu trí tuệ
Thay đổi do yếu tố pháp lý:
- Sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp
- Chuyển giao quyền sở hữu
- Thay đổi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền

Việc sửa đổi văn bằng bảo hộ không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là biện pháp quan trọng để đảm bảo tính chính xác, cập nhật của thông tin bảo hộ, tránh những rủi ro pháp lý tiềm ẩn trong tương lai.

Quy trình thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ chi tiết

Chuẩn bị hồ sơ

Để thực hiện thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ, chủ sở hữu cần chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu sau:

1. Hồ sơ chung (bắt buộc)

Tờ khai sửa đổi văn bằng bảo hộ: Theo Mẫu số 06 tại Phụ lục II Nghị định số 65/2023/NĐ-CP, trong đó nêu rõ yêu cầu ghi nhận thay đổi
Bản gốc Văn bằng bảo hộ: Trong trường hợp văn bằng bảo hộ được cấp dưới dạng giấy
Giấy ủy quyền: Nếu thủ tục được thực hiện thông qua đại diện sở hữu trí tuệ
Chứng từ nộp phí, lệ phí: Phí thẩm định yêu cầu sửa đổi, phí công bố, phí đăng bạ

2. Hồ sơ riêng (tùy trường hợp)

Đối với thay đổi tên, địa chỉ:
- Tài liệu xác nhận việc thay đổi tên, địa chỉ (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực)
- Quyết định đổi tên, địa chỉ
- Giấy phép đăng ký kinh doanh có ghi nhận việc thay đổi
Đối với thay đổi chủ văn bằng bảo hộ:
- Tài liệu chứng minh việc chuyển dịch quyền sở hữu
- Tài liệu về việc sáp nhập, chia, tách, hợp nhất doanh nghiệp
- Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có)
Đối với thay đổi nhãn hiệu:
- 05 mẫu nhãn hiệu đã sửa đổi
- Đối với nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận: 02 quy chế sử dụng đã sửa đổi
Đối với thay đổi kiểu dáng công nghiệp:
- 05 bộ ảnh chụp hoặc bản vẽ đã sửa đổi
Đối với thay đổi chỉ dẫn địa lý:
- 02 bản mô tả tính chất, chất lượng, danh tiếng sản phẩm
- Bản đồ khu vực địa lý tương ứng với chỉ dẫn địa lý đã sửa đổi

Nộp hồ sơ

Chủ văn bằng bảo hộ có thể nộp hồ sơ theo một trong các cách thức sau:

Nộp trực tuyến:
- Thực hiện qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Khoa học và Công nghệ
- Cần có chữ ký số hoặc tài khoản đăng nhập hệ thống
Nộp trực tiếp:
- Tại trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ: Số 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội
- Tại Văn phòng đại diện Cục SHTT tại TP. Hồ Chí Minh: Số 8 Hoàng Minh Giám, Q. Phú Nhuận
- Tại Văn phòng đại diện Cục SHTT tại Đà Nẵng: Số 135 Minh Mạng, Q. Liên Chiểu
Nộp qua dịch vụ bưu chính:
- Gửi đến địa chỉ của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc các Văn phòng đại diện

Lưu ý: Một tờ khai yêu cầu sửa đổi có thể yêu cầu sửa đổi nhiều văn bằng bảo hộ nếu có cùng nội dung sửa đổi, tuy nhiên chủ sở hữu phải nộp phí theo quy định đối với từng văn bằng bảo hộ.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn xử lý hồ sơ sửa đổi văn bằng bảo hộ như sau:

Thời gian thông thường: 02 tháng kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ
Trường hợp đặc biệt: Có thể kéo dài hơn đối với trường hợp cần thẩm định lại, bao gồm:
- Sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận
- Thu hẹp phạm vi bảo hộ
- Sửa đổi bản mô tả tính chất, đặc thù của sản phẩm mang chỉ dẫn địa lý

Lưu ý: Thời hạn nêu trên không bao gồm thời gian dành cho người nộp hồ sơ sửa chữa thiếu sót (nếu có).

Phí và lệ phí

Khi thực hiện thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ, chủ sở hữu cần nộp các loại phí sau:

1. Phí cơ bản

Phí thẩm định yêu cầu sửa đổi: 160.000 đồng/văn bằng bảo hộ
Phí công bố Quyết định sửa đổi: 120.000 đồng/đơn
Phí đăng bạ Quyết định sửa đổi: 120.000 đồng/văn bằng bảo hộ

2. Phí thẩm định lại (áp dụng khi thu hẹp phạm vi bảo hộ)

Đối với Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu: 550.000 đồng/nhóm
Đối với Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp: 700.000 đồng
Đối với Bằng độc quyền sáng chế: 900.000 đồng

Lưu ý: Mức phí nêu trên áp dụng cho 1 nhóm sản phẩm/dịch vụ (đối với nhãn hiệu). Trường hợp đăng ký nhiều nhóm sẽ phải nộp thêm phí tương ứng.

Trường hợp đặc biệt khi sửa đổi văn bằng bảo hộ

Khi Cục Sở hữu trí tuệ phát hiện thiếu sót

Theo Khoản 6 Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, trường hợp phát hiện có thiếu sót trong văn bằng bảo hộ:

Cục Sở hữu trí tuệ có thể tự mình hoặc theo yêu cầu của người phát hiện ra thiếu sót
Tiến hành thu hồi văn bằng bảo hộ có thiếu sót
Cấp lại văn bằng bảo hộ với thông tin đã được sửa đổi

Trách nhiệm nộp phí:

Nếu lỗi do chủ văn bằng bảo hộ: chủ văn bằng phải nộp phí thẩm định và phí công bố thông tin sửa đổi
Nếu lỗi do Cục Sở hữu trí tuệ: chủ văn bằng bảo hộ được miễn nộp các khoản phí liên quan

Đối với trường hợp nhãn hiệu tập thể và nhãn hiệu chứng nhận

Khi sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận:

Cần có sự thống nhất của các thành viên hoặc tổ chức thành viên (với nhãn hiệu tập thể)
Cần đảm bảo không ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát chất lượng sản phẩm (với nhãn hiệu chứng nhận)
Thời gian thẩm định sẽ kéo dài hơn so với các trường hợp thông thường

Thu hẹp phạm vi bảo hộ

Khi yêu cầu thu hẹp phạm vi bảo hộ, cần lưu ý:

Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định lại nội dung thu hẹp
Thời gian thẩm định có thể kéo dài đến 06 tháng
Phải nộp phí thẩm định lại tương ứng với phí thẩm định lần đầu

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Lưu ý về hồ sơ

Tính chính xác của thông tin:
- Thông tin trong tờ khai phải chính xác, rõ ràng
- Các tài liệu kèm theo phải thống nhất với nội dung yêu cầu sửa đổi
Tính đầy đủ của hồ sơ:
- Đảm bảo đầy đủ tài liệu theo quy định
- Bổ sung kịp thời khi có yêu cầu từ Cục Sở hữu trí tuệ
Tính hợp pháp của tài liệu:
- Tài liệu chứng minh thay đổi phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực
- Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt

Lưu ý về thời hạn

Thời điểm nộp đơn:
- Yêu cầu sửa đổi có thể được nộp bất kỳ lúc nào trong thời hạn hiệu lực của văn bằng bảo hộ
- Nên thực hiện sửa đổi ngay khi có sự thay đổi thông tin để tránh rủi ro
Thời hạn bổ sung tài liệu:
- Khi nhận được thông báo thiếu sót, cần bổ sung trong thời hạn 01 tháng
- Có thể gia hạn tối đa 02 lần, mỗi lần 01 tháng
Hiệu lực của văn bằng sau khi sửa đổi:
- Văn bằng sửa đổi có hiệu lực từ ngày ký quyết định sửa đổi
- Thời hạn hiệu lực không thay đổi so với văn bằng ban đầu

Lưu ý về quyền và nghĩa vụ

Bảo mật thông tin:
- Cục Sở hữu trí tuệ có trách nhiệm bảo mật thông tin trong hồ sơ
- Chủ văn bằng cần cân nhắc khi cung cấp thông tin mang tính bí mật kinh doanh
Trách nhiệm của chủ văn bằng:
- Cung cấp thông tin trung thực, chính xác
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các tài liệu cung cấp
Quyền khiếu nại:
- Có quyền khiếu nại quyết định từ chối sửa đổi
- Thời hạn khiếu nại: 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định

Các câu hỏi thường gặp

1. Có thể sửa đổi văn bằng bảo hộ nhiều lần không?

Trả lời: Có, chủ văn bằng bảo hộ có thể yêu cầu sửa đổi văn bằng bảo hộ nhiều lần trong suốt thời gian hiệu lực, miễn là mỗi lần sửa đổi đều tuân thủ các quy định của pháp luật và nộp đầy đủ phí theo quy định.

2. Trường hợp mất bản gốc văn bằng bảo hộ thì làm thế nào?

Trả lời: Trường hợp mất bản gốc văn bằng bảo hộ, chủ sở hữu cần làm thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ trước, sau đó mới tiến hành thủ tục sửa đổi. Hoặc có thể kết hợp cả hai thủ tục nếu thông tin cần sửa đổi đã có từ trước khi mất văn bằng.

3. Nếu muốn sửa đổi văn bằng bảo hộ nhưng hiện đang có tranh chấp thì làm thế nào?

Trả lời: Trường hợp văn bằng bảo hộ đang trong tình trạng tranh chấp, khiếu nại hoặc đang trong quá trình xem xét hủy bỏ hiệu lực, Cục Sở hữu trí tuệ có thể tạm hoãn thủ tục sửa đổi cho đến khi có kết luận cuối cùng về tranh chấp, khiếu nại đó.

4. Có thể sửa đổi phạm vi bảo hộ theo hướng mở rộng không?

Trả lời: Không, pháp luật chỉ cho phép thu hẹp phạm vi bảo hộ. Nếu muốn mở rộng phạm vi bảo hộ, chủ sở hữu cần nộp đơn đăng ký mới cho phần mở rộng đó.

5. Thời gian hiệu lực của văn bằng bảo hộ có thay đổi sau khi sửa đổi không?

Trả lời: Không, việc sửa đổi văn bằng bảo hộ không làm thay đổi thời hạn hiệu lực của văn bằng bảo hộ. Thời hạn hiệu lực vẫn được tính từ ngày cấp văn bằng ban đầu.

Kết luận

Thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo thông tin trên văn bằng luôn chính xác, cập nhật với thực tế. Việc nắm vững quy trình này giúp chủ sở hữu trí tuệ bảo vệ tài sản của mình một cách hiệu quả, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Để đảm bảo quá trình sửa đổi văn bằng bảo hộ diễn ra thuận lợi, chủ sở hữu nên:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác
Nộp phí đúng quy định
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ
Cân nhắc tham khảo ý kiến chuyên gia sở hữu trí tuệ

Công ty Vạn Luật với đội ngũ chuyên gia sở hữu trí tuệ giàu kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong mọi vấn đề liên quan đến thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả, giúp bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của quý khách.