Trình báo mất hộ chiếu phổ thông (thực hiện tại cấp tỉnh)

Việc mất hộ chiếu phổ thông là tình huống đáng lo ngại mà nhiều người có thể gặp phải. Khi phát hiện hộ chiếu bị mất, việc trình báo kịp thời là vô cùng quan trọng để tránh những rủi ro về an ninh và danh tính. Bài viết dưới đây của Công ty Vạn Luật sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục trình báo mất hộ chiếu phổ thông tại cấp tỉnh theo quy định mới nhất năm 2025.

1. Những điều cần biết về hộ chiếu phổ thông

1.1. Hộ chiếu phổ thông là gì?

Hộ chiếu phổ thông (Ordinary Passport) là giấy tờ quan trọng do nhà nước cấp cho công dân Việt Nam nhằm xác nhận quốc tịch và nhân thân của người mang hộ chiếu khi đi ra nước ngoài. Đây là loại giấy tờ tùy thân không thể thiếu khi công dân Việt Nam muốn xuất cảnh, nhập cảnh qua các cửa khẩu quốc tế.

Hộ chiếu phổ thông Việt Nam có bìa màu xanh tím than, có giá trị sử dụng trong vòng 10 năm kể từ ngày cấp và là tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước.

1.2. Tại sao cần phải trình báo khi mất hộ chiếu?

Việc trình báo khi mất hộ chiếu là bắt buộc và cần được thực hiện ngay vì những lý do sau:

Ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích: Hộ chiếu có thể bị kẻ xấu lợi dụng để thực hiện các hành vi phạm pháp.
Bảo vệ thông tin cá nhân: Hộ chiếu chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng có thể bị lạm dụng.
Làm cơ sở cho việc cấp lại: Việc trình báo mất là điều kiện cần thiết để được xem xét cấp lại hộ chiếu mới.
Tuân thủ quy định pháp luật: Theo quy định mới nhất, người bị mất hộ chiếu phải trình báo trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện bị mất.

2. Trình tự thực hiện thủ tục trình báo mất hộ chiếu phổ thông

2.1. Chuẩn bị hồ sơ trình báo mất hộ chiếu

Khi bị mất hộ chiếu phổ thông, người dân cần chuẩn bị:

01 đơn trình báo mất hộ chiếu (theo mẫu TK05) ban hành kèm theo Thông tư số 73/2021/TT-BCA ngày 29/6/2021 của Bộ Công an.
Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực: CMND hoặc Thẻ căn cước công dân để xuất trình khi nộp hồ sơ trực tiếp.

Lưu ý đặc biệt: Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi bị mất hộ chiếu thì đơn trình báo mất hộ chiếu do cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp khai và ký thay.

2.2. Các bước nộp hồ sơ trình báo mất hộ chiếu

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định

Người dân tải và điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu (mẫu TK05). Cần lưu ý điền chính xác các thông tin cá nhân, thông tin về hộ chiếu bị mất và hoàn cảnh bị mất.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Công dân Việt Nam bị mất hộ chiếu phổ thông ở trong nước có thể lựa chọn một trong ba cách thức sau để nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Đến Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi thuận tiện. Khi đến nộp hồ sơ, người dân cần xuất trình CMND hoặc CCCD còn giá trị sử dụng để cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu.
Qua dịch vụ bưu chính công ích: Trường hợp này, đơn báo mất hộ chiếu phải được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi công dân đang cư trú hoặc nơi báo mất hộ chiếu xác nhận thông tin nhân thân của người viết đơn.
Nộp trực tuyến: Thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần và sáng thứ 7 (đối với các đơn vị bố trí tiếp nhận hồ sơ vào sáng thứ 7); trừ ngày Tết, ngày lễ.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn người bị mất hộ chiếu hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, công dân sẽ nhận được Thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh về việc giải quyết đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông (mẫu VB03) ban hành kèm theo Thông tư số 31/2023/TT-BCA ngày 20/7/2023 của Bộ Công an.

3. Thời hạn giải quyết thủ tục trình báo mất hộ chiếu

Theo quy định mới nhất, thời hạn giải quyết thủ tục trình báo mất hộ chiếu như sau:

01 ngày làm việc kể từ khi nhận đơn báo mất, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản cho người gửi đơn và Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ thực hiện hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu bị mất.

4. Điều kiện thực hiện thủ tục trình báo mất hộ chiếu

Điều kiện quan trọng nhất để thực hiện thủ tục trình báo mất hộ chiếu là thời hạn nộp đơn báo mất. Cụ thể:

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hộ chiếu phổ thông bị mất, người bị mất hộ chiếu phải trực tiếp nộp hoặc gửi đơn báo mất hộ chiếu theo mẫu quy định.
Trường hợp vì lý do bất khả kháng, thời hạn nộp hoặc gửi đơn báo mất có thể dài hơn. Tuy nhiên, trong đơn phải giải thích cụ thể về lý do bất khả kháng đó.

5. Căn cứ pháp lý của thủ tục trình báo mất hộ chiếu

Thủ tục trình báo mất hộ chiếu phổ thông được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý sau:

Luật số 49/2019/QH14: Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
Luật số 23/2023/QH15: Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2023.
Thông tư số 31/2023/TT-BCA ngày 20/7/2023 của Bộ Công an quy định về mẫu hộ chiếu, mẫu giấy thông hành và các biểu mẫu liên quan.
Quyết định 5568/QĐ-BCA năm 2023 ban hành thủ tục hành chính mới trong lĩnh vực xuất nhập cảnh.

6. Những vấn đề thường gặp khi trình báo mất hộ chiếu

6.1. Làm gì khi phát hiện hộ chiếu bị mất ở nước ngoài?

Khi phát hiện hộ chiếu bị mất ở nước ngoài, công dân Việt Nam cần:

Liên hệ ngay với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) để được hướng dẫn thủ tục trình báo mất hộ chiếu và cấp giấy tờ thay thế.
Thông báo với cơ quan chức năng địa phương nơi phát hiện hộ chiếu bị mất.
Sau khi về nước, trong vòng 5 ngày làm việc, công dân cần báo cáo với Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh về việc mất hộ chiếu ở nước ngoài.

6.2. Có thể ủy quyền cho người khác trình báo mất hộ chiếu không?

Theo quy định hiện hành, việc trình báo mất hộ chiếu cần do chính người bị mất hộ chiếu thực hiện. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt như sau:

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi: Cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp có thể thay mặt khai và ký đơn trình báo mất hộ chiếu.
Người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi: Người đại diện hợp pháp sẽ thực hiện việc khai và ký đơn thay.

6.3. Hậu quả của việc không trình báo mất hộ chiếu đúng thời hạn

Việc không trình báo mất hộ chiếu đúng thời hạn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng:

Khó khăn trong việc cấp lại hộ chiếu mới: Cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối hoặc kéo dài thời gian xem xét cấp lại hộ chiếu.
Rủi ro về an ninh cá nhân: Hộ chiếu bị mất có thể bị lợi dụng để thực hiện các hành vi phạm pháp, ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của chủ hộ chiếu.
Có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về việc không tuân thủ thời hạn báo mất giấy tờ quan trọng.

7. Quy trình cấp lại hộ chiếu sau khi trình báo mất

Sau khi đã hoàn thành thủ tục trình báo mất hộ chiếu, công dân có thể tiến hành thủ tục cấp lại hộ chiếu mới. Quy trình cấp lại như sau:

7.1. Thời điểm nộp hồ sơ cấp lại hộ chiếu

Công dân có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu mới ngay sau khi hoàn thành thủ tục trình báo mất.
Trong trường hợp cần giải trình thêm về lý do mất hộ chiếu, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu công dân cung cấp thêm thông tin trước khi xem xét cấp lại.

7.2. Hồ sơ cấp lại hộ chiếu sau khi mất

Hồ sơ đề nghị cấp lại hộ chiếu phổ thông sau khi mất bao gồm:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông theo mẫu quy định.
02 ảnh sinh trắc học (ảnh chụp không quá 6 tháng).
Giấy tờ chứng minh nhân thân còn giá trị sử dụng (bản chính để đối chiếu).
Biên lai thu lệ phí cấp hộ chiếu.
Thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh về việc giải quyết đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông.

7.3. Chi phí và thời gian cấp lại hộ chiếu

Lệ phí cấp hộ chiếu phổ thông: Theo biểu mức thu hiện hành năm 2025.
Thời gian cấp: Thông thường là 8 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thời gian cấp nhanh: 5 ngày làm việc (có thu phí dịch vụ cấp nhanh).
Thời gian cấp khẩn: 3 ngày làm việc (có thu phí dịch vụ cấp khẩn).

8. Lời khuyên hữu ích để phòng tránh mất hộ chiếu

Để tránh tình trạng mất hộ chiếu và những phiền phức kèm theo, công dân nên tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Bảo quản hộ chiếu cẩn thận tại nơi an toàn, tránh ẩm ướt và hư hỏng.
Sao lưu thông tin hộ chiếu: Chụp ảnh hoặc photocopy trang thông tin cá nhân và các trang thị thực quan trọng để thuận tiện trong trường hợp khẩn cấp.
Không giao hộ chiếu cho người không có trách nhiệm quản lý.
Khi đi du lịch nước ngoài, nên để hộ chiếu trong két an toàn của khách sạn và mang theo bản sao có công chứng.
Tách riêng hộ chiếu với tiền và các giấy tờ quan trọng khác để giảm thiểu rủi ro mất tất cả cùng một lúc.

9. Tổng kết

Việc trình báo mất hộ chiếu phổ thông tại cấp tỉnh là thủ tục quan trọng mà mọi công dân cần nắm rõ. Thủ tục này không chỉ giúp bảo vệ thông tin cá nhân, ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích mà còn là điều kiện cần thiết để được cấp lại hộ chiếu mới.

Với hướng dẫn chi tiết và đầy đủ trên đây, hy vọng quý độc giả đã có được những thông tin hữu ích về quy trình, thủ tục, và những lưu ý quan trọng khi thực hiện việc trình báo mất hộ chiếu phổ thông. Hãy nhớ rằng việc tuân thủ đúng quy định và thời hạn trình báo là vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi của bản thân.

Mọi thông tin cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698

SĐT: 0919 123 698

Email: lienhe@vanluat.vn