Cấp Giấy chứng nhận tên định danh

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc cấp Giấy chứng nhận tên định danh đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng để xác thực danh tính cá nhân, tổ chức trong môi trường trực tuyến. Đây là văn bản pháp lý có giá trị xác nhận về danh tính số của cá nhân, tổ chức trên không gian mạng, giúp bảo vệ thông tin và tạo thuận lợi cho các giao dịch điện tử.

Bạn đang tìm hiểu về quy trình, thủ tục và các yêu cầu để được cấp giấy chứng nhận tên định danh? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ, chính xác và cập nhật nhất về vấn đề này, đặc biệt là những thay đổi mới trong năm 2025.

Cơ sở pháp lý và khái niệm về Giấy chứng nhận tên định danh

Khái niệm và vai trò của Giấy chứng nhận tên định danh

Giấy chứng nhận tên định danh là văn bản pháp lý được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, xác nhận danh tính số của cá nhân hoặc tổ chức trong môi trường trực tuyến. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý tương đương với các giấy tờ tùy thân trong môi trường thực, là cơ sở cho các hoạt động giao dịch điện tử, xác thực thông tin và bảo mật dữ liệu.

Vai trò của Giấy chứng nhận tên định danh trong đời sống hiện đại:

Xác thực danh tính trong các giao dịch trực tuyến
Bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức trên không gian mạng
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến
Nâng cao tính minh bạch trong các hoạt động điện tử
Góp phần phát triển chính phủ điện tử, kinh tế số

Cơ sở pháp lý cho việc cấp Giấy chứng nhận tên định danh

Việc cấp Giấy chứng nhận tên định danh được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật sau:

Luật Giao dịch điện tử 2022 (thay thế Luật Giao dịch điện tử 2005)
Nghị định về định danh và xác thực điện tử
Quyết định về việc triển khai Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử
Thông tư hướng dẫn về quy trình, thủ tục cấp và quản lý Giấy chứng nhận tên định danh

Những văn bản này đã tạo hành lang pháp lý đầy đủ, chặt chẽ cho hoạt động cấp Giấy chứng nhận tên định danh tại Việt Nam, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của văn bản này trong các giao dịch điện tử.

Các loại Giấy chứng nhận tên định danh

Giấy chứng nhận tên định danh cho cá nhân

Đây là loại giấy chứng nhận được cấp cho công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam. Giấy chứng nhận này bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân như:

Họ và tên
Ngày tháng năm sinh
Số CCCD/CMND/Hộ chiếu
Mã số định danh cá nhân
Thông tin liên hệ
Mã QR code xác thực

Thời hạn sử dụng của Giấy chứng nhận tên định danh cá nhân thường là 5 năm kể từ ngày cấp và có thể gia hạn theo quy định.

Giấy chứng nhận tên định danh cho tổ chức

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, Giấy chứng nhận tên định danh cũng được cấp với các thông tin cơ bản như:

Tên tổ chức
Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính
Thông tin người đại diện pháp luật
Phạm vi hoạt động
Mã QR code xác thực

Giấy chứng nhận tên định danh tổ chức có thời hạn 10 năm kể từ ngày cấp và cũng có thể gia hạn theo quy định hiện hành.

Giấy chứng nhận tên định danh cho các dịch vụ công

Loại giấy chứng nhận này được cấp cho các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập nhằm phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Thông tin trên giấy chứng nhận này bao gồm:

Tên cơ quan, đơn vị
Mã số định danh
Địa chỉ trụ sở
Thông tin người đứng đầu
Phạm vi cung cấp dịch vụ
Mã QR code xác thực

Quy trình và thủ tục cấp Giấy chứng nhận tên định danh năm 2025

Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận tên định danh

Đối với cá nhân:

Công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên, có CCCD/CMND hợp lệ
Người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam có thị thực/thẻ tạm trú còn hiệu lực
Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định
Không đang trong thời gian bị cấm tham gia các giao dịch điện tử

Đối với tổ chức:

Đã được thành lập hợp pháp tại Việt Nam
Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Quyết định thành lập còn hiệu lực
Người đại diện pháp luật đáp ứng đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận tên định danh cá nhân
Không đang trong quá trình giải thể, phá sản hoặc bị cấm hoạt động

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cho cá nhân:

Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận tên định danh (mẫu 01/ĐCGCNTĐD)
Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực
Ảnh chân dung cỡ 4×6 (chụp không quá 6 tháng)
Bản khai thông tin cá nhân (mẫu 02/BKTC)
Chứng từ nộp lệ phí theo quy định

Hồ sơ cho tổ chức:

Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận tên định danh tổ chức (mẫu 03/ĐCGCNTĐDTC)
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Quyết định thành lập
Bản sao Giấy chứng nhận tên định danh của người đại diện pháp luật
Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật)
Bản khai thông tin tổ chức (mẫu 04/BKTTC)
Chứng từ nộp lệ phí theo quy định

Các bước thực hiện

Quy trình cấp Giấy chứng nhận tên định danh năm 2025 đã được cải tiến, đơn giản hóa với các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an
Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh/thành phố
Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cấp giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ, xác minh thông tin của cá nhân/tổ chức (thời gian thẩm định không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ).

Bước 4: Phê duyệt và cấp Giấy chứng nhận

Sau khi hoàn tất thẩm định, cơ quan có thẩm quyền sẽ phê duyệt và cấp Giấy chứng nhận tên định danh theo một trong hai hình thức:

Bản điện tử (có chữ ký số của cơ quan cấp)
Bản giấy (có dấu và chữ ký của người có thẩm quyền)

Bước 5: Trả kết quả

Trả kết quả trực tuyến qua email hoặc tài khoản dịch vụ công
Trả kết quả trực tiếp tại nơi tiếp nhận hồ sơ
Trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích (nếu có yêu cầu)

Thời gian và chi phí

Thời gian xử lý:

Trường hợp thông thường: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Trường hợp cần xác minh thêm: Không quá 10 ngày làm việc

Chi phí:

Lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận tên định danh cá nhân: 50.000 VNĐ
Lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận tên định danh tổ chức: 200.000 VNĐ
Lệ phí cấp lại, gia hạn: 70% mức lệ phí cấp mới

Lợi ích của việc sở hữu Giấy chứng nhận tên định danh

Lợi ích đối với cá nhân

Việc sở hữu Giấy chứng nhận tên định danh mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân như:

Tiện lợi trong các giao dịch trực tuyến: Thanh toán, chuyển tiền, mua sắm online an toàn và nhanh chóng.
Thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến: Giảm thiểu thời gian, chi phí đi lại, không cần phải mang theo nhiều giấy tờ.
Bảo vệ thông tin cá nhân: Giảm nguy cơ giả mạo, đánh cắp thông tin cá nhân trên môi trường mạng.
Tham gia ký kết hợp đồng điện tử: Có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống.
Sử dụng các dịch vụ công trực tuyến: Tiếp cận dễ dàng hơn với các dịch vụ công mức độ 3, 4.

Lợi ích đối với tổ chức, doanh nghiệp

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, Giấy chứng nhận tên định danh mang lại các lợi ích sau:

Nâng cao uy tín, thương hiệu: Khẳng định tính chính danh của doanh nghiệp trên môi trường số.
Thuận lợi trong giao dịch B2B, B2G: Tạo niềm tin với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.
Tối ưu hóa quy trình quản lý: Giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng hiệu quả quản lý nội bộ.
Tham gia đấu thầu trực tuyến: Đáp ứng điều kiện cần thiết để tham gia các gói thầu qua mạng.
Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ, di chuyển để thực hiện các thủ tục hành chính.

Lợi ích đối với nền kinh tế và xã hội

Trên phạm vi rộng hơn, việc phổ biến Giấy chứng nhận tên định danh đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế số và xã hội:

Thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia: Là một trong những nền tảng quan trọng cho tiến trình chuyển đổi số.
Tăng cường minh bạch trong quản lý nhà nước: Giảm thiểu tình trạng gian lận, giả mạo trong các giao dịch.
Phát triển thương mại điện tử: Tạo môi trường tin cậy cho các hoạt động mua bán trực tuyến.
Tối ưu hóa nguồn lực xã hội: Giảm thời gian, chi phí cho các thủ tục hành chính.
Hội nhập quốc tế: Phù hợp với xu hướng phát triển định danh số trên thế giới.

Những thay đổi và cập nhật trong quy định cấp Giấy chứng nhận tên định danh năm 2025

Những điểm mới trong quy định

Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng trong quy định về cấp Giấy chứng nhận tên định danh bao gồm:

Số hóa toàn bộ quy trình: 100% thủ tục có thể thực hiện trực tuyến, không cần phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước.
Tích hợp sinh trắc học: Bổ sung thông tin sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) để tăng cường độ bảo mật.
Liên thông dữ liệu: Kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp giúp giảm thiểu giấy tờ cần nộp.
Phân loại cấp độ xác thực: Phân chia thành 3 cấp độ xác thực (cơ bản, nâng cao, cao cấp) tùy theo mục đích sử dụng.
Mở rộng phạm vi áp dụng: Bổ sung các lĩnh vực mới bắt buộc sử dụng Giấy chứng nhận tên định danh trong giao dịch.

So sánh với quy định trước đây

Tiêu chí	Quy định cũ	Quy định mới 2025
Thời gian xử lý	10-15 ngày làm việc	05 ngày làm việc (thông thường)
Hình thức nộp hồ sơ	Chủ yếu trực tiếp	Đa dạng (trực tuyến, trực tiếp, bưu điện)
Số lượng giấy tờ	Nhiều giấy tờ bản gốc	Giảm thiểu, ưu tiên khai thác dữ liệu đã có
Thời hạn hiệu lực	3 năm (cá nhân), 5 năm (tổ chức)	5 năm (cá nhân), 10 năm (tổ chức)
Phạm vi sử dụng	Hạn chế một số lĩnh vực	Mở rộng hầu hết các giao dịch điện tử
Tính năng bảo mật	Cơ bản	Nâng cao với sinh trắc học, mã QR động

Câu hỏi thường gặp về Giấy chứng nhận tên định danh

Làm thế nào để kiểm tra tính xác thực của Giấy chứng nhận tên định danh?

Để kiểm tra tính xác thực của Giấy chứng nhận tên định danh, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau:

Quét mã QR trên giấy chứng nhận bằng ứng dụng chính thức của cơ quan cấp
Truy cập cổng thông tin điện tử về xác thực định danh và nhập mã số định danh
Liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp thông qua đường dây nóng

Trường hợp nào cần cấp lại Giấy chứng nhận tên định danh?

Các trường hợp cần cấp lại Giấy chứng nhận tên định danh bao gồm:

Giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng không sử dụng được
Thông tin trên giấy chứng nhận có thay đổi (họ tên, địa chỉ, người đại diện pháp luật…)
Giấy chứng nhận hết thời hạn sử dụng
Nâng/hạ cấp độ xác thực của giấy chứng nhận
Phát hiện lỗi kỹ thuật trong giấy chứng nhận đã cấp

Giấy chứng nhận tên định danh có thay thế được các giấy tờ khác không?

Giấy chứng nhận tên định danh có thể thay thế một số giấy tờ trong các giao dịch trực tuyến, tuy nhiên không hoàn toàn thay thế được các giấy tờ gốc như CCCD/CMND, Hộ chiếu, Giấy phép lái xe… trong các giao dịch trực tiếp hoặc các trường hợp có yêu cầu đặc biệt.

Tùy theo quy định cụ thể của từng lĩnh vực, Giấy chứng nhận tên định danh có thể được sử dụng như một phương tiện xác thực bổ sung hoặc thay thế trong một số thủ tục hành chính.

Người nước ngoài có thể được cấp Giấy chứng nhận tên định danh không?

Người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam có thể được cấp Giấy chứng nhận tên định danh nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Có thị thực/thẻ tạm trú còn hiệu lực tại Việt Nam
Có đầy đủ hồ sơ theo quy định
Tuân thủ các quy định về cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam
Nộp lệ phí theo quy định

Tuy nhiên, Giấy chứng nhận tên định danh cấp cho người nước ngoài sẽ có thời hạn hiệu lực không vượt quá thời hạn của thị thực/thẻ tạm trú.

Kết luận

Giấy chứng nhận tên định danh là một văn bản pháp lý quan trọng trong thời đại số hóa, đóng vai trò then chốt trong việc xác thực danh tính và bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức trên môi trường mạng. Với những cải tiến, đơn giản hóa trong quy trình cấp và sử dụng năm 2025, Giấy chứng nhận tên định danh ngày càng phát huy hiệu quả trong việc thúc đẩy phát triển chính phủ điện tử và nền kinh tế số tại Việt Nam.

Nếu bạn cần hỗ trợ về thủ tục, quy trình cấp Giấy chứng nhận tên định danh hoặc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Vạn Luật. Chúng tôi sẽ tư vấn, hỗ trợ bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.