Thủ tục đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Suốt 7 năm làm việc trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, tôi chưa từng quên được ánh mắt hoang mang của anh Minh – chủ một thương hiệu trà Việt đã có chỗ đứng ở thị trường nội địa, khi phát hiện sản phẩm của mình bị sao chép trắng trợn tại Thái Lan. “Nếu tôi đã đăng ký bảo hộ ở Việt Nam rồi, tại sao họ vẫn có thể sử dụng nhãn hiệu của tôi ở nước ngoài?” – câu hỏi đầy bối rối của anh là tình huống mà rất nhiều doanh nghiệp Việt đang gặp phải.

Thực tế, việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu ở Việt Nam chỉ có hiệu lực trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Khi bạn muốn mở rộng kinh doanh ra nước ngoài, xuất khẩu sản phẩm, hoặc đơn giản là bảo vệ thương hiệu khỏi hành vi xâm phạm quốc tế, việc đăng ký quốc tế nhãn hiệu là bước đi không thể thiếu. Trong đó, thủ tục đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam là một phần quan trọng trong chiến lược bảo vệ thương hiệu toàn diện.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình, thủ tục và những lưu ý quan trọng khi tiến hành đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam, dựa trên kinh nghiệm thực tế của tôi khi đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Tổng quan về đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Hệ thống Madrid – Nền tảng cho đăng ký quốc tế nhãn hiệu

Đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo Hệ thống Madrid là một cơ chế pháp lý quốc tế cho phép chủ sở hữu nhãn hiệu đăng ký và quản lý nhãn hiệu của mình tại nhiều quốc gia thông qua một đơn đăng ký duy nhất, nộp tại Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO).

Việt Nam đã tham gia Nghị định thư Madrid từ năm 2006 và Thỏa ước Madrid từ năm 1949. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp nước ngoài có thể chỉ định Việt Nam trong đơn đăng ký quốc tế, đồng thời doanh nghiệp Việt Nam cũng có thể bảo hộ nhãn hiệu của mình tại các quốc gia thành viên khác của Hệ thống Madrid.

Chúng tôi thường giải thích với khách hàng rằng: “Tưởng tượng bạn chỉ cần làm một bộ hồ sơ, nộp một khoản phí, và có thể được bảo hộ ở 20, 30 hoặc thậm chí hơn 100 quốc gia cùng lúc, thay vì phải làm thủ tục riêng biệt ở từng nước.”

Đối tượng có thể nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Theo quy định của pháp luật Việt Nam và Hệ thống Madrid, những đối tượng sau đây có quyền nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam:

Cá nhân mang quốc tịch của nước thành viên Hệ thống Madrid
Tổ chức có cơ sở kinh doanh hợp pháp tại nước thành viên Hệ thống Madrid

Điều kiện tiên quyết là họ phải có đơn đăng ký cơ sở (đơn gốc) tại quốc gia xuất xứ của mình hoặc đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại quốc gia đó.

Ưu điểm của việc đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Bên mình đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp nước ngoài đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam thông qua Hệ thống Madrid, và họ đều công nhận những lợi ích rõ rệt:

Tiết kiệm chi phí: So với việc nộp đơn riêng lẻ tại từng quốc gia, chi phí đăng ký thông qua Hệ thống Madrid thấp hơn đáng kể.
Đơn giản hóa thủ tục: Chỉ cần một đơn, một ngôn ngữ (tiếng Anh hoặc tiếng Pháp), một loại tiền tệ để thanh toán (Franc Thụy Sĩ).
Quản lý tập trung: Mọi thay đổi về thông tin chủ sở hữu, gia hạn, chuyển nhượng… đều có thể thực hiện thông qua một thủ tục duy nhất tại WIPO.
Mở rộng linh hoạt: Có thể bổ sung thêm các quốc gia chỉ định sau khi đã đăng ký ban đầu.
Giảm thời gian xử lý: Thời gian cấp đăng ký có thể nhanh hơn so với nộp đơn trực tiếp tại từng quốc gia.

Câu chuyện từ thực tiễn: Khi nhãn hiệu được bảo vệ đúng cách

Tôi còn nhớ rõ trường hợp của một khách hàng đến từ Hàn Quốc – công ty sản xuất mỹ phẩm M. Họ đã có nhãn hiệu nổi tiếng tại quê nhà và đang tìm kiếm cơ hội mở rộng sang thị trường Đông Nam Á, trong đó có Việt Nam.

Ban đầu, họ định nộp đơn riêng lẻ tại mỗi quốc gia, nhưng sau khi tư vấn, chúng tôi đã hướng dẫn họ sử dụng Hệ thống Madrid với chỉ định Việt Nam, Singapore, Thái Lan, Philippines và Campuchia.

Kết quả? Chỉ 14 tháng sau, nhãn hiệu của họ đã được bảo hộ tại cả 5 quốc gia, với chi phí chỉ bằng khoảng 60% so với việc nộp đơn trực tiếp. Đặc biệt, khi họ muốn thay đổi địa chỉ trụ sở, việc cập nhật chỉ cần thực hiện một lần thông qua WIPO thay vì phải làm thủ tục riêng tại 5 quốc gia.

“Đó là quyết định đúng đắn nhất về sở hữu trí tuệ mà chúng tôi đã thực hiện,” – Giám đốc phát triển thị trường của công ty M đã chia sẻ. “Không chỉ giảm gánh nặng về thủ tục giấy tờ, mà còn giúp chúng tôi tự tin triển khai chiến lược kinh doanh tại Việt Nam và các nước láng giềng.”

Quy trình đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Theo kinh nghiệm của bên mình, bộ hồ sơ đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam cần bao gồm:

Tờ khai MM2: Đây là mẫu đơn chính thức của WIPO, phải được điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
Mẫu nhãn hiệu: Thông thường cần 5 mẫu nhãn hiệu. Nếu là nhãn hiệu màu, cần nộp thêm 5 mẫu đen trắng.
Danh mục hàng hóa, dịch vụ: Phải được phân loại theo Bảng phân loại quốc tế Nice.
Bản sao đơn đăng ký cơ sở hoặc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại quốc gia xuất xứ.
Mẫu MM18: Áp dụng khi đơn đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam, tuyên bố về ý định sử dụng nhãn hiệu tại Việt Nam.
Chứng từ nộp phí và lệ phí.

Bước 2: Nộp đơn tại Cơ quan sở hữu trí tuệ quốc gia xuất xứ

Chủ sở hữu nhãn hiệu cần nộp đơn đăng ký quốc tế thông qua Cơ quan sở hữu trí tuệ tại quốc gia xuất xứ của mình. Cơ quan này sẽ xác nhận thông tin đơn cơ sở và chuyển đơn đăng ký quốc tế đến WIPO.

Bước 3: Thẩm định hình thức và đăng bạ quốc tế

WIPO sẽ tiến hành thẩm định hình thức đơn đăng ký. Nếu đơn hợp lệ, WIPO sẽ:

Ghi nhận đăng ký quốc tế vào Sổ đăng ký quốc tế
Công bố đăng ký trên Công báo nhãn hiệu quốc tế
Cấp giấy chứng nhận đăng ký quốc tế
Thông báo cho các quốc gia được chỉ định, bao gồm Việt Nam

Bước 4: Thẩm định nội dung tại Việt Nam

Sau khi nhận được thông báo từ WIPO, Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam (NOIP) sẽ tiến hành thẩm định nội dung đơn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày WIPO ra thông báo, NOIP phải có kết luận về khả năng bảo hộ của nhãn hiệu tại Việt Nam.

Bước 5: Quyết định chấp nhận hoặc từ chối bảo hộ

Có hai trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Chấp nhận bảo hộ

NOIP ra quyết định chấp nhận bảo hộ nhãn hiệu
Công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp Việt Nam
Ghi vào Sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu trong thời hạn 1 tháng kể từ ngày ra quyết định

Trường hợp 2: Từ chối bảo hộ (toàn phần hoặc một phần)

NOIP gửi thông báo từ chối đến WIPO, nêu rõ lý do và nội dung từ chối
WIPO sẽ thông báo cho người nộp đơn
Người nộp đơn có 3 tháng để nộp đơn khiếu nại

Bước 6: Cấp Giấy chứng nhận (nếu có yêu cầu)

Mặc dù không bắt buộc, nhưng theo yêu cầu của chủ sở hữu nhãn hiệu, NOIP có thể cấp Giấy chứng nhận đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam khi đăng ký quốc tế được chấp nhận bảo hộ.

Phân tích ưu – nhược điểm của đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Ưu điểm

Qua thực tiễn hỗ trợ khách hàng, chúng tôi nhận thấy những ưu điểm nổi bật sau:

Hiệu quả chi phí: Đăng ký quốc tế tiết kiệm hơn khoảng 30-40% so với đăng ký trực tiếp tại từng quốc gia, đặc biệt khi chỉ định nhiều nước.
Thủ tục đơn giản hóa: Không cần phải sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, làm việc với nhiều đại diện sở hữu trí tuệ tại nhiều quốc gia.
Quản lý tập trung: Mọi thay đổi (địa chỉ, tên, chuyển nhượng) chỉ cần thực hiện một lần tại WIPO.
Gia hạn đơn giản: Chỉ cần một thủ tục gia hạn duy nhất thay vì nhiều thủ tục tại các quốc gia khác nhau.
Khả năng mở rộng bảo hộ: Có thể dễ dàng bổ sung thêm các quốc gia chỉ định sau khi đã đăng ký ban đầu.

Nhược điểm và rủi ro

Tuy nhiên, không phải lúc nào đăng ký quốc tế cũng là lựa chọn tối ưu:

Phụ thuộc vào đơn cơ sở: Trong 5 năm đầu, nếu đơn cơ sở bị hủy bỏ hoặc từ chối, đăng ký quốc tế cũng sẽ bị ảnh hưởng (nguyên tắc “central attack”).
Thời gian thẩm định không đồng nhất: Mỗi quốc gia có thời gian thẩm định khác nhau, có thể từ vài tháng đến hơn một năm.
Khó khăn với các yêu cầu đặc thù: Một số quốc gia có yêu cầu đặc biệt về bằng chứng sử dụng hoặc tuyên bố ý định sử dụng.
Hạn chế về ngôn ngữ: Chỉ có thể sử dụng tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha, không hỗ trợ tiếng Việt.
Không phù hợp với chiến lược bảo hộ có chọn lọc: Nếu chỉ muốn bảo hộ tại một vài quốc gia, đăng ký trực tiếp có thể hiệu quả hơn.

Những lưu ý quan trọng khi đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam

Lựa chọn ngôn ngữ đơn đăng ký

Đây là yếu tố quan trọng mà nhiều khách hàng thường bỏ qua:

Đơn chỉ định nước là thành viên Thỏa ước Madrid và không chỉ định nước là thành viên Nghị định thư Madrid: phải làm bằng tiếng Pháp.
Đơn chỉ định ít nhất một nước là thành viên Nghị định thư Madrid (bao gồm Việt Nam): có thể làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

Kinh nghiệm cho thấy tiếng Anh thường là lựa chọn phổ biến và thuận tiện hơn cho đa số khách hàng.

Theo dõi thời hạn bảo hộ và gia hạn

Đăng ký quốc tế nhãn hiệu có hiệu lực trong 10 năm và có thể gia hạn vô thời hạn, mỗi lần 10 năm. Bạn cần lưu ý:

Nộp đơn gia hạn trong vòng 6 tháng trước khi hết hạn bảo hộ
Có thể gia hạn trong thời gian ân hạn 6 tháng sau khi hết hạn bảo hộ, nhưng sẽ phải nộp phí bổ sung
Có thể chọn gia hạn cho tất cả hoặc chỉ một số quốc gia được chỉ định

Đối phó với từ chối bảo hộ tại Việt Nam

Nếu NOIP từ chối bảo hộ nhãn hiệu của bạn, đừng vội nản lòng:

Có 3 tháng để nộp đơn khiếu nại kể từ ngày NOIP gửi thông báo từ chối
Có thể thuê đại diện sở hữu trí tuệ tại Việt Nam để hỗ trợ khiếu nại
Chuẩn bị lập luận và bằng chứng phù hợp (ví dụ: bằng chứng sử dụng, lập luận về khả năng phân biệt)
Xem xét thu hẹp danh mục hàng hóa, dịch vụ nếu từ chối một phần

Chuyển đổi đăng ký quốc tế thành đơn quốc gia

Trong trường hợp đơn cơ sở bị hủy trong 5 năm đầu (central attack), bạn có thể:

Chuyển đổi đăng ký quốc tế thành đơn quốc gia tại Việt Nam trong vòng 3 tháng
Giữ nguyên ngày nộp đơn và ngày ưu tiên ban đầu
Nộp phí chuyển đổi theo quy định của NOIP

Chiến lược bảo hộ hiệu quả kết hợp đăng ký quốc tế và đăng ký trực tiếp

Qua nhiều năm tư vấn, chúng tôi thường đề xuất với khách hàng chiến lược “kết hợp” để tối ưu hóa việc bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam và quốc tế:

Đánh giá tầm quan trọng của từng thị trường: Với thị trường chiến lược (doanh thu cao, rủi ro lớn), nên kết hợp cả đăng ký quốc tế và đăng ký trực tiếp để tăng cường bảo vệ.
Bảo hộ đa dạng: Đăng ký cả nhãn hiệu chữ, nhãn hiệu hình, và các yếu tố nhận diện thương hiệu khác.
Mở rộng từng bước: Bắt đầu với các thị trường chiến lược, sau đó mở rộng đăng ký đến các thị trường tiềm năng.
Kết hợp với bảo hộ bản quyền và kiểu dáng công nghiệp: Tạo “lá chắn” bảo vệ đa tầng cho thương hiệu.
Giám sát thường xuyên: Thiết lập hệ thống theo dõi xâm phạm nhãn hiệu tại các thị trường đã đăng ký bảo hộ.

Kết luận

Đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp nước ngoài bảo vệ thương hiệu tại thị trường Việt Nam, đồng thời là cơ hội cho doanh nghiệp Việt Nam bảo vệ thương hiệu trên trường quốc tế.

Quy trình có thể phức tạp đối với người mới, nhưng với sự hỗ trợ chuyên nghiệp và chiến lược phù hợp, bạn có thể xây dựng hệ thống bảo hộ vững chắc, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Qua hơn 7 năm làm việc trong lĩnh vực này, tôi tin rằng bảo hộ nhãn hiệu không chỉ là vấn đề pháp lý mà còn là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của mọi doanh nghiệp có tầm nhìn toàn cầu.

Kêu gọi hành động

Quý khách đang muốn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam hoặc muốn bảo hộ nhãn hiệu Việt Nam ra nước ngoài? Đừng để rủi ro pháp lý cản trở cơ hội kinh doanh của bạn.

Hãy liên hệ ngay với Công ty Vạn Luật để được tư vấn miễn phí và nhận giải pháp bảo hộ toàn diện phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

SĐT: 0919 123 698
Email: lienhe@vanluat.vn

Hoặc quý khách có thể đến trực tiếp văn phòng của chúng tôi:

CÔNG TY VẠN LUẬT HÀ NỘI:
P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM:
22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698