# Điều kiện và Thủ tục cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam

Giấy phép lao động Việt Nam là văn bản pháp lý bắt buộc đối với người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam. Đây là chứng chỉ chính thức do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Điều đáng chú ý là người lao động nước ngoài không thể tự mình nộp đơn xin cấp giấy phép lao động mà phải thông qua người sử dụng lao động hoặc các trung tâm dịch vụ được ủy quyền tại Việt Nam.

Hiện nay, hệ thống cấp phép lao động tại Việt Nam được điều chỉnh bởi một số văn bản pháp luật quan trọng sau:

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
Nghị định số 152/2020/NĐ-CP
Nghị định số 25/2025/NĐ-CP (Cập nhật mới nhất)

Theo quy định hiện hành, giấy phép lao động cho người nước ngoài có thời hạn tối đa là 2 năm và có thể gia hạn một lần với thời hạn tương tự. Sau khi hết thời hạn gia hạn, người lao động cần phải làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới nếu muốn tiếp tục làm việc tại Việt Nam.

Việc nắm rõ các quy định về giấy phép lao động không chỉ giúp người lao động nước ngoài tuân thủ pháp luật Việt Nam mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và chế tài xử phạt khi sử dụng lao động nước ngoài. Trong bối cảnh Việt Nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu, việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về giấy phép lao động trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Điều kiện cấp giấy phép lao động cho các đối tượng khác nhau

Điều kiện cấp giấy phép lao động được quy định khá chi tiết trong các văn bản pháp luật hiện hành. Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

Đủ 18 tuổi trở lên
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc (được chứng nhận bởi cơ sở y tế có thẩm quyền)
Không có tiền án, tiền sự hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự
Có thị thực hợp lệ do cơ quan có thẩm quyền cấp

Ngoài các điều kiện cơ bản trên, tùy thuộc vào vị trí công việc, người lao động nước ngoài còn phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể như sau:

Đối tượng cần Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Tùy theo vị trí công việc, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện khác nhau:

Đối với chuyên gia:
- Có bằng đại học trở lên trong lĩnh vực liên quan
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp
- Hoặc có 5 năm kinh nghiệm kèm chứng chỉ hành nghề
Đối với lao động kỹ thuật:
- Đã được đào tạo ít nhất 1 năm và có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan
- Hoặc có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp
Đối với nhà quản lý/điều hành:
- Có bằng chứng về vị trí quản lý (điều lệ công ty/quyết định bổ nhiệm)
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm quản lý liên quan

Điều đáng chú ý là các yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm này đã được điều chỉnh theo hướng linh hoạt hơn trong các quy định mới nhất, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hút nhân tài nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực.

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài cần chuẩn bị

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được chuẩn bị đầy đủ và hợp pháp hóa theo quy định. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của quá trình xin cấp giấy phép lao động. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:

Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động:
- Theo mẫu do Bộ Nội vụ ban hành
- Phải được điền đầy đủ thông tin và có chữ ký của người sử dụng lao động
Giấy chứng nhận sức khỏe:
- Do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp
- Có thời hạn không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
Phiếu lý lịch tư pháp:
- Do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp
- Không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
- Đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn:
- Bản sao có công chứng
- Đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt
- Phải phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận
Hộ chiếu:
- Bản sao có công chứng
- Còn thời hạn ít nhất 6 tháng
Chứng nhận kinh nghiệm làm việc:
- Xác nhận của các đơn vị sử dụng lao động trước đây
- Đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt

Một điểm cần lưu ý là tất cả các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, trừ một số trường hợp được miễn theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Việc hợp pháp hóa lãnh sự có thể mất nhiều thời gian, do đó người lao động nên chuẩn bị trước các giấy tờ này để tránh chậm trễ trong quá trình xin cấp giấy phép lao động.

Thủ tục xin giấy phép lao động và quy trình nộp hồ sơ

Thủ tục xin giấy phép lao động bao gồm nhiều bước và yêu cầu sự phối hợp giữa người lao động và đơn vị sử dụng lao động. Quy trình này được chia thành các giai đoạn chính như sau:

Quy trình Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Giai đoạn chuẩn bị:
- Người sử dụng lao động thông báo nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài (tối thiểu 15 ngày)
- Chuẩn bị báo cáo giải trình về việc sử dụng lao động nước ngoài
Giai đoạn phê duyệt ban đầu:
- Người sử dụng lao động nộp đơn đề nghị chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
- Thời gian nộp: 30 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc
- Cơ quan có thẩm quyền xem xét và phê duyệt
Giai đoạn nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động:
- Nộp bộ hồ sơ đầy đủ như đã nêu ở phần trên
- Thời gian nộp: 15 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc
- Nơi nộp: Bộ Nội vụ hoặc cơ quan được ủy quyền

Các bước Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Quá trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài thường kéo dài từ 1,5 đến 2 tháng tùy thuộc vào tình hình hồ sơ. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Thu thập và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết
- Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật các tài liệu
Bước 2: Thông báo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Người sử dụng lao động thông báo nhu cầu tuyển dụng
- Đăng thông tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng
Bước 3: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Nộp đơn đề nghị chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc
Bước 4: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
- Nộp bộ hồ sơ đầy đủ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc
- Đóng lệ phí xin cấp giấy phép lao động (600.000 VNĐ/giấy phép)
- Thời gian xử lý: 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Bước 5: Nhận giấy phép lao động
- Sau khi hồ sơ được phê duyệt, người sử dụng lao động sẽ nhận giấy phép lao động
- Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy phép lao động để đảm bảo tính chính xác
Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau khi có giấy phép lao động
- Ký kết hợp đồng lao động chính thức
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Thông báo cho cơ quan công an về địa chỉ cư trú của người lao động nước ngoài

Thời gian và chi phí xin cấp giấy phép lao động

Việc nắm rõ thời gian và chi phí liên quan đến quá trình xin cấp giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài lên kế hoạch phù hợp. Dưới đây là thông tin chi tiết:

Thời gian xử lý hồ sơ

Thủ tục	Thời gian xử lý	Ghi chú
Thông báo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài	Tối thiểu 15 ngày	Cần thực hiện trước khi tuyển dụng
Phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài	10 ngày làm việc	Tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Cấp giấy phép lao động mới	5 ngày làm việc	Tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Cấp lại giấy phép lao động	3 ngày làm việc	Áp dụng trong trường hợp giấy phép bị mất, hư hỏng
Gia hạn giấy phép lao động	5 ngày làm việc	Phải nộp hồ sơ trước 15 ngày khi giấy phép hết hạn

Chi phí xin cấp giấy phép lao động (năm 2025)

Loại phí	Mức phí (VNĐ)	Đối tượng nộp
Lệ phí cấp giấy phép lao động mới	600.000	Người sử dụng lao động
Lệ phí cấp lại giấy phép lao động	450.000	Người sử dụng lao động
Lệ phí gia hạn giấy phép lao động	450.000	Người sử dụng lao động
Phí dịch thuật và công chứng	1.000.000 – 3.000.000	Tùy theo số lượng tài liệu
Phí hợp pháp hóa lãnh sự	500.000 – 2.000.000	Tùy theo quốc gia và loại tài liệu

Ngoài các chi phí chính thức nêu trên, doanh nghiệp cũng nên dự trù thêm chi phí khác như phí tư vấn pháp lý, phí dịch vụ trung gian (nếu sử dụng), chi phí đi lại và liên lạc.

Thủ tục gia hạn và cấp lại giấy phép lao động

Gia hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động có thể được gia hạn một lần với thời hạn tối đa bằng thời hạn của giấy phép đã cấp (tối đa 2 năm). Để gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

Đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động (theo mẫu)
Giấy phép lao động đã được cấp
Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động về việc tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài
Giấy chứng nhận sức khỏe được cấp trong thời hạn không quá 12 tháng
Hai ảnh màu (4x6cm) nền trắng, đầu để trần, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu

Hồ sơ gia hạn phải được nộp cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc ít nhất 15 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn. Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Cấp lại giấy phép lao động

Giấy phép lao động sẽ được cấp lại trong các trường hợp sau:

Giấy phép lao động bị mất, hư hỏng, hoặc thay đổi thông tin ghi trên giấy phép (không bao gồm thay đổi vị trí công việc hoặc nơi làm việc)
Thay đổi tên, địa chỉ doanh nghiệp, tổ chức, hoặc tên của người lao động nước ngoài

Hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động bao gồm:

Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động (theo mẫu)
Giấy phép lao động đã cấp (trừ trường hợp bị mất)
Hai ảnh màu (4x6cm) nền trắng, đầu để trần, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu
Giấy tờ chứng minh sự thay đổi (nếu cấp lại do thay đổi thông tin)

Thời gian xử lý hồ sơ cấp lại giấy phép lao động là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các trường hợp miễn giấy phép lao động

Theo Nghị định số 25/2025/NĐ-CP, một số trường hợp người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam, bao gồm:

Chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành làm việc dưới 30 ngày/lần và tổng thời gian không quá 90 ngày/năm
Người vào Việt Nam để giải quyết sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam không khắc phục được
Luật sư có giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư
Người đứng đầu văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam
Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam
Nhà đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu/thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam

Mặc dù được miễn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài thuộc các trường hợp nêu trên vẫn phải xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi làm việc trước khi bắt đầu làm việc.

Những vấn đề thường gặp và cách giải quyết

Trong quá trình xin cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thường gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là những vấn đề phổ biến và hướng giải quyết:

1. Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ

Vấn đề: Hồ sơ bị từ chối do thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không đáp ứng yêu cầu.

Giải pháp:

Tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn pháp lý trước khi nộp hồ sơ
Kiểm tra kỹ danh sách giấy tờ theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền
Đảm bảo các giấy tờ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt

2. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự kéo dài

Vấn đề: Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài thường mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ xin cấp giấy phép lao động.

Giải pháp:

Bắt đầu quy trình hợp pháp hóa lãnh sự sớm, ít nhất 3 tháng trước khi dự kiến bắt đầu làm việc
Nắm rõ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại quốc gia của người lao động
Sử dụng dịch vụ trung gian có uy tín để hỗ trợ quá trình này

3. Khó khăn trong việc chứng minh trình độ chuyên môn

Vấn đề: Nhiều lao động nước ngoài có kinh nghiệm thực tế nhưng không có đủ bằng cấp, chứng chỉ theo yêu cầu.

Giải pháp:

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc (hợp đồng, thư giới thiệu, bảng lương…)
Xin xác nhận từ các công ty, tổ chức đã làm việc trước đây
Tham vấn các chuyên gia pháp lý về cách thức hợp lý hóa hồ sơ

4. Thay đổi vị trí công việc hoặc đơn vị sử dụng lao động

Vấn đề: Giấy phép lao động được cấp cho một vị trí công việc cụ thể tại một đơn vị sử dụng lao động nhất định. Nếu muốn thay đổi, người lao động phải làm thủ tục xin cấp mới.

Giải pháp:

Nộp đơn xin thu hồi giấy phép lao động cũ
Người sử dụng lao động mới làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới
Đảm bảo không có khoảng trống về mặt pháp lý giữa hai giấy phép

Quá trình xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam tuy phức tạp nhưng có thể được thực hiện suôn sẻ nếu doanh nghiệp và người lao động nước ngoài nắm rõ các yêu cầu và chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và chế tài xử phạt.

Trong bối cảnh Việt Nam đang tích cực cải cách thủ tục hành chính và số hóa các quy trình cấp phép, việc xin cấp giấy phép lao động dự kiến sẽ trở nên thuận tiện hơn trong tương lai. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Nếu bạn cần hỗ trợ về thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, Công ty Vạn Luật luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận được giấy phép lao động.