Thủ tục cấp lại/cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp

Buổi sáng hôm đó, tôi chưa bao giờ thấy anh Minh hoảng loạn đến vậy. Vừa bước vào văn phòng, anh đã thở hổn hển và đặt chiếc cặp da xuống bàn tôi với vẻ mặt thất thần. “Thảm họa rồi cô ơi, văn bằng bảo hộ nhãn hiệu của công ty tôi vừa bị cháy trong vụ hỏa hoạn tại văn phòng đêm qua. Chúng tôi còn đang trong quá trình đàm phán với đối tác nước ngoài, không có văn bằng gốc thì mọi thứ sẽ đổ bể mất!”

Đó là một trong hàng trăm trường hợp khẩn cấp về văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp mà tôi đã tiếp nhận trong suốt 15 năm làm việc tại Công ty Luật Vạn Luật. Có người bị mất, có người bị hư hỏng, thậm chí có người cần bản phó để gửi cho đối tác ở nhiều nơi khác nhau. Nhưng điều khiến tôi trăn trở là đa số họ không biết rằng thủ tục cấp lại hoặc cấp phó văn bằng bảo hộ không hề phức tạp như họ tưởng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình, các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng khi cần cấp lại hoặc cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp – tài sản vô hình nhưng vô cùng giá trị của doanh nghiệp và cá nhân.

Thân bài

1. Tổng quan về văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp và tình huống cần cấp lại/cấp phó

Văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp là gì? Đây chính là “giấy chứng sinh” cho tài sản trí tuệ của bạn, là chứng từ pháp lý quan trọng xác nhận quyền sở hữu công nghiệp đối với sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp hay nhãn hiệu.

Chúng tôi tại Vạn Luật thường phân loại văn bằng bảo hộ thành các nhóm chính:

Bằng độc quyền sáng chế
Bằng độc quyền giải pháp hữu ích
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu
Giấy chứng nhận đăng ký kiểu dáng công nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký chỉ dẫn địa lý

Trong thực tế tư vấn, bên mình nhận thấy có nhiều trường hợp cần đến thủ tục cấp lại hoặc cấp phó văn bằng:

Đối với cấp lại:

Văn bằng bị mất, thất lạc
Văn bằng bị rách nát, hư hỏng không thể sử dụng
Có thay đổi thông tin chủ văn bằng (tên, địa chỉ)

Đối với cấp phó:

Cần nhiều bản để lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau
Cần gửi cho đối tác, chi nhánh trong và ngoài nước
Phục vụ các hoạt động xúc tiến thương mại, triển lãm

2. Câu chuyện thực tế – Khi văn bằng bảo hộ “biến mất”

Quay lại câu chuyện với anh Minh, sau khi trấn an và mời anh một tách trà, tôi đã giải thích rằng việc cấp lại văn bằng bảo hộ là hoàn toàn khả thi và không quá phức tạp như anh lo lắng.

“Anh Minh này, đừng quá lo lắng. Trường hợp của anh không phải hiếm gặp đâu. Tháng trước, chúng tôi vừa hỗ trợ một công ty dược phẩm lớn ở Hải Phòng cấp lại bằng độc quyền sáng chế bị hư hỏng do ngập nước. Chỉ sau 15 ngày làm việc, họ đã có văn bằng mới trong tay và kịp thời cho cuộc đàm phán với đối tác Hàn Quốc.”

Đôi mắt anh Minh sáng lên đầy hy vọng. Và đó là phần thưởng lớn nhất trong công việc của tôi – nhìn thấy nỗi lo của khách hàng tan biến khi họ hiểu rằng vấn đề của họ có thể được giải quyết một cách chuyên nghiệp.

Tháng trước, công ty chúng tôi còn hỗ trợ chị Linh – một nhà thiết kế thời trang tại Đà Nẵng. Chị cần cấp phó giấy chứng nhận đăng ký kiểu dáng công nghiệp để gửi cho các đối tác sản xuất tại ba tỉnh khác nhau. Nhờ có các bản phó hợp pháp, chị đã tự tin mở rộng sản xuất mà không lo ngại việc kiểu dáng bị xâm phạm.

3. Quy trình và thủ tục cấp lại/cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp

3.1. Cơ sở pháp lý

Thủ tục cấp lại/cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp được quy định cụ thể tại:

Điều 220 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022)
Điều 22 Thông tư số 01/2024/TT-BKHCN ngày 15/01/2024 của Bộ Khoa học và Công nghệ

3.2. Hồ sơ yêu cầu cấp lại/cấp phó văn bằng

Qua kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm khách hàng, bên mình tổng hợp thành phần hồ sơ cần thiết gồm:

a) Đối với cấp lại:

Tờ khai yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ (theo mẫu 01-CLVB/SHCN)
Bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu có) trong trường hợp văn bằng bị hư hỏng
Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện)
Chứng từ nộp phí, lệ phí

b) Đối với cấp phó:

Tờ khai yêu cầu cấp bản sao văn bằng bảo hộ (theo mẫu 02-CPVB/SHCN)
Bản gốc văn bằng bảo hộ (để đối chiếu)
Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện)
Chứng từ nộp phí, lệ phí

3.3. Quy trình nộp hồ sơ và xử lý

Từ thực tiễn hỗ trợ khách hàng, chúng tôi thấy rằng quy trình có thể tóm gọn trong các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ (có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến)
Bước 3: Nộp phí, lệ phí theo quy định
Bước 4: Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành thẩm định hồ sơ
Bước 5: Nhận kết quả (văn bằng cấp lại hoặc bản phó văn bằng)

3.4. Thời hạn xử lý và chi phí

Theo quy định hiện hành và kinh nghiệm thực tế của chúng tôi:

Thời hạn:

Thời hạn cấp lại văn bằng: 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ
Thời hạn cấp bản phó văn bằng: 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ

Chi phí: (Biểu phí mới nhất năm 2025)

Phí cấp lại văn bằng: 650.000 đồng/văn bằng
Phí cấp bản phó văn bằng: 350.000 đồng/bản phó

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Qua kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, chúng tôi đúc kết một số lưu ý quan trọng:

Đối với cấp lại:

Cần khai báo trung thực lý do cấp lại văn bằng
Nếu văn bằng bị mất, cần cam kết về việc tìm kiếm đã hết khả năng
Trong trường hợp thay đổi thông tin chủ văn bằng, cần có tài liệu chứng minh sự thay đổi
Văn bằng cấp lại có giá trị pháp lý tương đương bản gốc

Đối với cấp phó:

Bản phó văn bằng không thay thế được bản gốc trong một số trường hợp giao dịch pháp lý
Mỗi bản phó đều được đánh số riêng và có đóng dấu của Cục Sở hữu trí tuệ
Có thể yêu cầu cấp nhiều bản phó trong cùng một hồ sơ

5. Những thách thức thường gặp và cách giải quyết

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, chúng tôi nhận thấy một số thách thức thường gặp:

Thách thức 1: Chứng minh tư cách người yêu cầu
Không phải ai cũng có thể yêu cầu cấp lại/cấp phó văn bằng. Chỉ chủ văn bằng hoặc người được ủy quyền hợp pháp mới có quyền này.

Giải pháp: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý, giấy ủy quyền công chứng nếu cần.

Thách thức 2: Văn bằng bị mất hoàn toàn
Nhiều khách hàng lo lắng khi văn bằng bị mất hoàn toàn mà không có bản sao nào.

Giải pháp: Cục Sở hữu trí tuệ lưu trữ đầy đủ thông tin về văn bằng đã cấp, việc cấp lại vẫn được thực hiện dựa trên cơ sở dữ liệu này.

Thách thức 3: Cần văn bằng gấp cho giao dịch kinh doanh
Nhiều doanh nghiệp cần văn bằng trong thời gian ngắn để phục vụ các giao dịch thương mại.

Giải pháp: Có thể yêu cầu xử lý nhanh với mức phí bổ sung, rút ngắn thời gian xuống còn 3-5 ngày làm việc.

6. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp

Tại Vạn Luật, chúng tôi tự hào khi hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp với nhiều lợi ích:

Tiết kiệm thời gian: Không cần đi lại nhiều lần
Tránh sai sót: Hồ sơ được chuẩn bị bởi chuyên gia
Tối ưu chi phí: Tránh phát sinh chi phí do hồ sơ không đạt
Bảo mật thông tin: Đảm bảo các thông tin kinh doanh được bảo mật tuyệt đối
Hỗ trợ toàn diện: Từ tư vấn ban đầu đến nhận kết quả và hướng dẫn sử dụng

Kết luận

Thủ tục cấp lại/cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp tưởng chừng phức tạp nhưng thực tế lại khá đơn giản nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Tôi vẫn nhớ nụ cười rạng rỡ của anh Minh khi nhận được văn bằng cấp lại chỉ sau 10 ngày làm việc – kịp thời cho cuộc đàm phán quan trọng của anh.

Quay trở lại câu hỏi ban đầu: “Thủ tục cấp lại/cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp có phức tạp không?” Câu trả lời là không, nhưng điều quan trọng là bạn cần được hướng dẫn đúng cách.

Tài sản trí tuệ là tài sản vô giá của doanh nghiệp và cá nhân. Đừng để việc thiếu một văn bằng bảo hộ cản trở cơ hội kinh doanh của bạn.

Hãy liên hệ ngay với Công ty Vạn Luật theo hotline 02473 023 698 hoặc email lienhe@vanluat.vn để được tư vấn miễn phí về thủ tục cấp lại/cấp phó văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp. Đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn bảo vệ tài sản trí tuệ một cách hiệu quả nhất.