Yêu cầu và quy trình cấp mới giấy phép lao động

Bạn đang đau đầu với thủ tục giấy tờ? Chúng ta đều biết rằng hệ thống hành chính có thể là một mê cung khiến bất kỳ ai cũng cảm thấy bối rối. Khi doanh nghiệp của bạn cần tuyển dụng chuyên gia nước ngoài, làm thế nào để vượt qua “bức tường” pháp lý phức tạp trong việc xin cấp giấy phép lao động?

Việt Nam đang ngày càng thu hút nhiều lao động nước ngoài, đặc biệt là trong các lĩnh vực công nghệ cao như trí tuệ nhân tạo, bán dẫn và chuyển đổi số. Điều này đòi hỏi các quy định về cấp mới giấy phép lao động phải linh hoạt và hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về yêu cầu và quy trình cấp mới giấy phép lao động theo các quy định mới nhất năm 2026, giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những sai sót không đáng có.

Tổng quan về Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Thay đổi quan trọng về giấy phép lao động

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 7/8/2025 đã mang đến những cải cách đáng kể trong quy trình cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài. Với mục tiêu thu hút nhân tài và đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nghị định mới đã đơn giản hóa thủ tục và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Điểm nổi bật nhất của nghị định mới là việc lồng ghép báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là bước tinh giản quan trọng, chuyển từ quy trình 2 bước thành 1 bước duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý.

Điều kiện cần thiết khi xin cấp mới giấy phép lao động năm 2026

Trước khi bắt đầu quy trình xin cấp mới giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 151 của Bộ luật lao động, bao gồm:

1. Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
2. Có trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm làm việc và đáp ứng các điều kiện khác theo quy định của pháp luật Việt Nam
3. Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự
4. Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ những trường hợp được miễn theo quy định đặc biệt

Những yêu cầu này nhằm đảm bảo người lao động nước ngoài đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý và chuyên môn cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại Việt Nam.

Quy trình cấp mới giấy phép lao động năm 2026: Các bước chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Theo quy định mới nhất của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bao gồm:

1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định)
2. Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
3. Giấy chứng nhận sức khỏe được cấp không quá 12 tháng (có thể khám ở nước ngoài hoặc Việt Nam tại các cơ sở y tế đủ điều kiện)
4. Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (có hiệu lực không quá 6 tháng)
5. Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn hoặc kỹ năng của người lao động nước ngoài:
   • Bằng đại học hoặc tương đương trở lên chứng minh chuyên môn phù hợp
   • Chứng chỉ nghề hoặc giấy chứng nhận có đủ kinh nghiệm làm việc
   • Giấy phép hành nghề (nếu làm việc trong lĩnh vực y tế, dược, luật,…)
6. Hình ảnh cỡ 4x6cm (chụp trong vòng 6 tháng gần nhất)
7. Các văn bản bổ sung tùy theo hình thức làm việc của người lao động nước ngoài

Lưu ý quan trọng: Tất cả các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Người nộp hồ sơ (thường là người sử dụng lao động hoặc đại diện được ủy quyền) phải gửi hồ sơ đến Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Hiện nay, hầu hết các tỉnh, thành phố đều đã triển khai hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, vẫn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nếu cần thiết.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và cấp giấy phép lao động

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thường ủy quyền cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) sẽ thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do từ chối. Những lý do từ chối phổ biến bao gồm:

• Hồ sơ không đầy đủ hoặc có thông tin không chính xác
• Không đáp ứng điều kiện về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm
• Vị trí công việc có thể sử dụng lao động Việt Nam
• Vi phạm quy định về tỷ lệ lao động nước ngoài

Những thay đổi quan trọng trong quy trình cấp mới giấy phép lao động năm 2026

So với các quy định trước đây (Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP), Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã có những cải tiến đáng kể:

1. Rút ngắn thời gian xử lý: Từ 8-10 ngày làm việc xuống còn 5 ngày làm việc
2. Đơn giản hóa quy trình: Lồng ghép báo cáo giải trình nhu cầu vào hồ sơ xin cấp giấy phép
3. Mở rộng đối tượng được miễn giấy phép lao động: Bổ sung thêm các trường hợp chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành trong lĩnh vực công nghệ cao
4. Tăng thời hạn giấy phép lao động: Từ tối đa 2 năm lên tối đa 3 năm đối với một số trường hợp đặc biệt
5. Ứng dụng công nghệ thông tin: Triển khai hệ thống nộp hồ sơ và theo dõi trạng thái trực tuyến

Những cải cách này phản ánh nỗ lực của Chính phủ trong việc cải thiện môi trường kinh doanh và thu hút nhân tài quốc tế vào Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh nhân lực toàn cầu ngày càng gay gắt.

Trường hợp thực tế: Khó khăn và giải pháp trong quy trình cấp mới giấy phép lao động

Công ty ABC, một doanh nghiệp phần mềm tại Hà Nội, cần tuyển dụng một chuyên gia AI người Đức làm Giám đốc Kỹ thuật. Mặc dù có kinh nghiệm dồi dào trong lĩnh vực này, nhưng công ty đã gặp khó khăn khi xin cấp mới giấy phép lao động cho chuyên gia này vì một số vấn đề:

1. Bằng cấp của chuyên gia không phù hợp hoàn toàn với vị trí công việc
2. Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự gặp trở ngại do đại dịch
3. Hồ sơ cần bổ sung nhiều lần do thiếu thông tin

Sau khi tham vấn với Vạn Luật, công ty đã áp dụng các biện pháp sau:

• Bổ sung giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc và các dự án đã thực hiện
• Sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự nhanh thông qua các kênh chính thức
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chi tiết ngay từ đầu với sự hỗ trợ chuyên môn

Kết quả: Công ty đã nhận được giấy phép lao động cho chuyên gia trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ, giúp dự án triển khai đúng tiến độ.

Những lỗi thường gặp khi xin cấp mới giấy phép lao động và cách tránh

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, Vạn Luật đã tổng hợp các lỗi phổ biến trong quy trình cấp mới giấy phép lao động và biện pháp khắc phục:

1. Thiếu sự chuẩn bị trước: Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu làm thủ tục khi người lao động đã đến Việt Nam, gây áp lực về thời gian.
   • Giải pháp: Lập kế hoạch và bắt đầu quy trình ít nhất 1-2 tháng trước khi người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
2. Hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy cách: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc từ chối cấp giấy phép.
   • Giải pháp: Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để rà soát hồ sơ trước khi nộp.
3. Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không thuyết phục: Nhiều doanh nghiệp không chứng minh được tại sao phải sử dụng lao động nước ngoài thay vì lao động Việt Nam.
   • Giải pháp: Chuẩn bị báo cáo chi tiết về nhu cầu đặc thù của vị trí công việc và lý do cần người nước ngoài.
4. Không cập nhật các quy định mới: Các quy định về giấy phép lao động thường xuyên thay đổi, việc không cập nhật sẽ dẫn đến những sai sót không đáng có.
   • Giải pháp: Theo dõi thông tin từ các nguồn chính thức hoặc tham vấn chuyên gia pháp lý.
5. Thiếu sự phối hợp giữa các bên liên quan: Quá trình xin cấp giấy phép thường liên quan đến nhiều bên: công ty, người lao động, các cơ quan chức năng.
   • Giải pháp: Phân công người chịu trách nhiệm điều phối và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ.

Tương lai của quy trình cấp mới giấy phép lao động tại Việt Nam

Nhìn về tương lai, quy trình cấp mới giấy phép lao động tại Việt Nam dự kiến sẽ tiếp tục được cải thiện với các xu hướng sau:

1. Số hóa toàn diện: Chuyển đổi hoàn toàn sang nền tảng điện tử, từ nộp hồ sơ đến theo dõi tiến trình và nhận kết quả.
2. Tích hợp cơ sở dữ liệu: Kết nối các cơ sở dữ liệu giữa các bộ ngành để giảm thiểu việc yêu cầu người lao động nộp lại các giấy tờ đã có.
3. Áp dụng AI và tự động hóa: Sử dụng công nghệ AI để tự động kiểm tra và xử lý hồ sơ, giảm thời gian xử lý xuống còn 1-2 ngày.
4. Thỏa thuận công nhận lẫn nhau: Mở rộng các thỏa thuận với nhiều quốc gia hơn về công nhận giấy tờ (như giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp), giảm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
5. Phân loại ưu tiên: Áp dụng cơ chế fast-track cho các trường hợp ưu tiên (như chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ cao, nhà đầu tư lớn).

Những cải cách này được kỳ vọng sẽ nâng cao vị thế của Việt Nam trong việc thu hút nhân tài toàn cầu, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp mũi nhọn như công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo và bán dẫn.

Yêu cầu và quy trình cấp mới giấy phép lao động năm 2026 tại Việt Nam đã có những thay đổi tích cực, hướng tới sự đơn giản hóa và hiệu quả. Với Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chính phủ đã thể hiện quyết tâm trong việc cải thiện môi trường đầu tư và thu hút nhân tài quốc tế.

Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình xin cấp mới giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần nắm vững các quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên môn khi cần thiết.

Vạn Luật, với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực pháp lý lao động, luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài vượt qua những thách thức trong quy trình cấp mới giấy phép lao động, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa thời gian, chi phí.

Thông tin liên hệ

Để được tư vấn cụ thể về quy trình cấp mới giấy phép lao động, liên hệ với chúng tôi:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 0888 283 698

Website: www.vanluat.vn

Email: lienhe@vanluat.vn

Tin Liên Quan:

Bộ Luật lao động mới nhất 2023 & Các quyền lợi người lao động cần biết! Luật đầu tư công là gì? Đầu tư công được hiểu như thế nào? Tự công bố sản phẩm bánh kẹo trong nước và nhập khẩu Luật Giáo dục 2019, Luật số 43/2019/QH14 mới nhất 2023 Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì? Luật Giáo dục 2019, Luật số 43/2019/QH14 mới nhất 2023 Mẫu Hợp đồng mua bán song song hàng hóa ngôn ngữ Anh Việt