Giấy phép lao động là gì? Giấy phép lao động (Work permit) tại Việt Nam

Tưởng tượng bạn đang chuẩn bị hành trang đến Việt Nam để bắt đầu công việc mới. Mọi thứ đều sẵn sàng – visa, vé máy bay, hợp đồng làm việc… nhưng thiếu một mảnh ghép quan trọng nhất: giấy phép lao động. Không có nó, cánh cửa cơ hội có thể đóng lại bất cứ lúc nào. Với những thay đổi đáng kể trong quy định giấy phép lao động năm 2026, bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững mọi thông tin cần thiết, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Định nghĩa và vai trò của giấy phép lao động tại Việt Nam

Giấy phép lao động là gì? Đây là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định. Giấy phép lao động (Work permit) không chỉ là tấm vé thông hành trong thị trường lao động Việt Nam mà còn là bảo chứng cho quyền lợi hợp pháp của người lao động nước ngoài.

Năm 2026, với sự ra đời của Nghị định mới về lao động nước ngoài, giấy phép lao động tại Việt Nam đã có nhiều thay đổi đáng kể, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và thu hút nhân tài quốc tế vào những ngành nghề ưu tiên.

Những đối tượng cần và không cần xin giấy phép lao động

Đối tượng bắt buộc phải có giấy phép lao động

Người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động
Người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp
Chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành
Lao động kỹ thuật có trình độ và kinh nghiệm chuyên môn

Đối tượng được miễn giấy phép lao động

Theo quy định mới năm 2026, một số đối tượng được miễn giấy phép lao động bao gồm:

Vợ/chồng của công dân Việt Nam (không cần Giấy chứng nhận miễn giấy phép lao động)
Chuyên gia trong các lĩnh vực ưu tiên (tài chính, khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo)
Người nước ngoài thực hiện hoạt động làm việc tại Việt Nam với thời hạn không quá 90 ngày cộng dồn trong một năm dương lịch

Đây là một trong những thay đổi quan trọng so với quy định trước đây, mở ra nhiều thuận lợi cho người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam trong thời gian ngắn.

Điều kiện cấp giấy phép lao động năm 2026

Năm 2026 chứng kiến sự thay đổi đáng kể trong điều kiện cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, với các tiêu chí được nới lỏng nhằm thu hút nhân tài quốc tế:

Đối với chuyên gia

Có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc liên quan (giảm từ 3 năm)
Đối với chuyên gia trong lĩnh vực ưu tiên (tài chính, khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo): có bằng đại học liên quan và ít nhất 1 năm kinh nghiệm liên quan

Đối với lao động kỹ thuật

Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc liên quan (giảm từ 3 năm kinh nghiệm)
Hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan (giảm từ 5 năm)

Điều này cho thấy Việt Nam đang nỗ lực thích ứng với xu hướng toàn cầu về di chuyển lao động, đặc biệt là trong các lĩnh vực ưu tiên đòi hỏi kỹ năng và chuyên môn cao.

Giấy phép lao động là gì? Giấy phép lao động (Work permit) tại Việt Nam

Hồ sơ và thủ tục xin giấy phép lao động

Hồ sơ cần chuẩn bị

Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động
Giấy chứng nhận sức khỏe (lưu ý: từ năm 2026, giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng nếu Việt Nam và quốc gia đó có thỏa thuận công nhận lẫn nhau)
Lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phạm tội
Văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn
Xác nhận kinh nghiệm làm việc
Hộ chiếu còn thời hạn
Ảnh 4×6 (nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng)

Thời hạn và quy trình xin giấy phép

Theo quy định mới năm 2026, quy trình xin giấy phép lao động được đơn giản hóa đáng kể:

Nộp hồ sơ: Nộp trong vòng 60 ngày và không muộn hơn 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc
Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc (đối với cấp mới)
Gia hạn giấy phép: Nộp trong vòng 45 ngày và không muộn hơn 10 ngày làm việc trước ngày hết hạn (thời gian xử lý: 5 ngày làm việc)

Một thay đổi quan trọng là việc tích hợp bước phê duyệt vị trí công việc vào đơn xin giấy phép lao động, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý tổng thể.

Thời hạn của giấy phép lao động

Giấy phép lao động tại Việt Nam có thời hạn tối đa là 2 năm và có thể gia hạn tùy theo nhu cầu sử dụng lao động. Người lao động nước ngoài cần lưu ý việc gia hạn phải được thực hiện trước khi giấy phép hết hạn ít nhất 10 ngày làm việc.

Khi thay đổi vị trí công việc hoặc chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác, người lao động nước ngoài phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Làm việc tại nhiều địa điểm

Từ năm 2026, giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại nhiều địa điểm ở Việt Nam không còn được xử lý bởi Bộ Nội vụ, mà thuộc thẩm quyền của Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của người sử dụng lao động.

Người sử dụng lao động cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại các địa phương bổ sung nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Đây là một thay đổi quan trọng nhằm phân cấp quản lý và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh trên toàn quốc.

Những vi phạm thường gặp và hậu quả pháp lý

Các vi phạm phổ biến

Làm việc không có giấy phép lao động
Sử dụng giấy phép lao động hết hạn
Làm việc không đúng với vị trí, địa điểm ghi trong giấy phép lao động
Khai báo thông tin không trung thực trong hồ sơ xin cấp phép

Hậu quả pháp lý

Vi phạm quy định về giấy phép lao động có thể dẫn đến:

Phạt tiền từ 15 triệu đến 25 triệu đồng đối với cá nhân
Phạt tiền từ 60 triệu đến 80 triệu đồng đối với doanh nghiệp
Trục xuất khỏi Việt Nam trong trường hợp nghiêm trọng
Cấm nhập cảnh có thời hạn

Trường hợp thực tế: Năm 2025, một công ty công nghệ tại TP.HCM đã bị phạt 75 triệu đồng vì sử dụng 3 chuyên gia nước ngoài mà không làm thủ tục xin giấy phép lao động. Không chỉ bị phạt tiền, công ty còn phải tạm dừng dự án quan trọng do không có đủ nhân sự kỹ thuật.

Ảnh hưởng của chính sách giấy phép lao động mới đến doanh nghiệp

Thuận lợi

Thủ tục đơn giản hơn: Giảm bớt giấy tờ chồng chéo, tối ưu hóa quy trình
Thời gian xử lý nhanh hơn: Tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch nhân sự
Mở rộng tiêu chí đủ điều kiện: Nhiều chuyên gia nước ngoài sẽ đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam
Tăng cường tính linh hoạt: Cho phép di chuyển ngắn hạn mà không cần giấy phép lao động (lên đến 90 ngày)

Thách thức

Thay đổi về yêu cầu giấy chứng nhận sức khỏe: Chưa có thông tin rõ ràng về các thỏa thuận công nhận lẫn nhau
Xác định đúng đối tượng miễn giấy phép: Doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp được miễn
Tuân thủ quy định mới về thông báo khi làm việc tại nhiều địa điểm: Đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động liên hệ với các cơ quan chức năng

Kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia di trú

Theo ông Nguyễn Văn A, chuyên gia tư vấn di trú với hơn 15 năm kinh nghiệm: “Quy định mới về giấy phép lao động năm 2026 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong chính sách thu hút nhân tài của Việt Nam. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, lập kế hoạch nhân sự trước ít nhất 3 tháng, và thuê chuyên gia tư vấn nếu cần thiết, đặc biệt đối với các trường hợp phức tạp.”

“Một điểm cần lưu ý là dù thủ tục đã đơn giản hơn, việc chuẩn bị hồ sơ chất lượng vẫn là yếu tố quyết định. Tôi đã chứng kiến nhiều trường hợp bị từ chối cấp phép chỉ vì thiếu sót nhỏ trong hồ sơ. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ mọi giấy tờ trước khi nộp.”

Chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp và người lao động nước ngoài

Đối với doanh nghiệp

Kiểm tra quy trình tuân thủ hiện tại: Đảm bảo đội ngũ HR hiểu rõ các yêu cầu hồ sơ và thời hạn cập nhật
Lập kế hoạch nhu cầu nhân sự trước: Điều chỉnh chiến lược tuyển dụng phù hợp với hệ thống đơn giản hóa
Đào tạo nhân viên HR: Tổ chức hội thảo thường xuyên để tránh sai sót trong quy trình
Sử dụng chuyên gia bên ngoài khi cần: Một đối tác tuân thủ có thể hỗ trợ các trường hợp phức tạp
Cân bằng nhân tài địa phương và quốc tế: Mặc dù tuyển dụng chuyên gia quốc tế dễ dàng hơn, việc đầu tư nâng cao kỹ năng cho nhân viên địa phương vẫn rất quan trọng

Đối với người lao động nước ngoài

Chuẩn bị hồ sơ từ sớm: Đặc biệt là văn bằng, chứng chỉ và xác nhận kinh nghiệm làm việc
Liên hệ với cơ quan y tế được công nhận: Nắm rõ danh sách các cơ sở y tế được Việt Nam công nhận
Tìm hiểu kỹ về vị trí miễn giấy phép: Kiểm tra xem bạn có thuộc diện được miễn không
Nắm vững quyền lợi và nghĩa vụ: Đọc kỹ các quy định về thuế, bảo hiểm và các quyền lợi khác

Xu hướng và dự báo về chính sách giấy phép lao động trong tương lai

Với những thay đổi tích cực trong quy định giấy phép lao động năm 2026, có thể dự đoán một số xu hướng trong tương lai:

Tiếp tục đơn giản hóa thủ tục hành chính: Chuyển đổi số trong quy trình xin cấp giấy phép
Mở rộng danh mục ngành nghề ưu tiên: Thu hút nhiều hơn các chuyên gia trong lĩnh vực mới nổi
Tăng cường hội nhập quốc tế: Ký kết thêm các hiệp định công nhận lẫn nhau về giấy tờ, bằng cấp
Phát triển các chính sách hấp dẫn nhân tài: Kết hợp giấy phép lao động với các ưu đãi về visa, thuế và định cư

Giấy phép lao động tại Việt Nam không chỉ là một yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa cơ hội cho người lao động nước ngoài. Với những cải cách đáng kể trong năm 2026, Việt Nam đang ngày càng trở thành điểm đến hấp dẫn cho các chuyên gia quốc tế, đặc biệt trong các lĩnh vực ưu tiên.

Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần chủ động cập nhật thông tin, chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm túc các quy định để tận dụng tối đa những thuận lợi từ chính sách mới. Sự minh bạch, chủ động và tuân thủ sẽ là yếu tố quyết định thành công trong quá trình xin cấp giấy phép lao động.

Như một chuyên gia di trú từng nhận xét: “Việt Nam đang mở rộng cánh cửa chào đón nhân tài quốc tế. Những ai hiểu rõ và tuân thủ đúng quy định sẽ có cơ hội phát triển sự nghiệp thành công tại một trong những nền kinh tế năng động nhất khu vực.”

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi:

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

Website: www.vanluat.vn

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI:P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM:22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 0888 283 698