Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội & nộp hồ sơ báo chốt BHXH

XEM THÊM: Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

3. Quy trình nộp hồ sơ báo chốt BHXH

3.1. Các phương thức nộp hồ sơ

Hiện nay, hồ sơ báo chốt BHXH có thể được nộp qua nhiều phương thức:

• Nộp trực tiếp: Tại cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH
• Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH
• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc các phần mềm I-VAN kê khai BHXH

Lưu ý: Nộp hồ sơ trực tuyến là phương thức được khuyến khích sử dụng trong năm 2025, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thủ tục hành chính.

3.2. Quy trình xử lý hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ báo chốt
2. Kiểm tra hồ sơ: Cán bộ BHXH kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ
3. Xử lý dữ liệu: Cập nhật thông tin vào hệ thống dữ liệu BHXH
4. In tờ rời BHXH: Xác nhận thời gian tham gia BHXH cho người lao động
5. Bàn giao kết quả: Chuyển tờ rời BHXH về đơn vị sử dụng lao động hoặc trực tiếp cho người lao động (tùy trường hợp)

3.3. Thời gian xử lý hồ sơ

• Thời gian xử lý tiêu chuẩn: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• Trường hợp cần xác minh: Có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc

Xử lý các trường hợp đặc biệt khi chốt sổ BHXH

1. Đơn vị chậm đóng BHXH

Theo Điểm 1.2 Khoản 1 Điều 46 Văn bản hợp nhất số 2525/VBHN-BHXH:

• Nếu đơn vị chậm đóng BHXH khi người lao động chấm dứt HĐLĐ, đơn vị vẫn phải đóng đủ BHXH (bao gồm cả tiền lãi chậm đóng)
• Nếu đơn vị chưa đóng đủ, cơ quan BHXH sẽ xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng
• Sau khi thu hồi được số tiền còn chậm đóng, cơ quan BHXH sẽ xác nhận bổ sung

2. Đơn vị không còn hoạt động

Trường hợp doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký:

• Người lao động có thể tự liên hệ cơ quan BHXH nơi công ty tham gia đóng BHXH
• Yêu cầu xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng (theo hướng dẫn tại Công văn số 1880/BHXH-CSXH)

3. Các trường hợp sai sót thông tin

Nếu phát hiện sai sót trong quá trình chốt sổ, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh:

• Sai thông tin cá nhân: Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin kèm giấy tờ chứng minh
• Sai thông tin đóng BHXH: Đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh theo mẫu quy định

Quyền lợi sau khi chốt sổ BHXH

1. Tham gia BHXH tại nơi làm việc mới

Sau khi hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH, người lao động có thể:

• Sử dụng tờ rời BHXH để tiếp tục tham gia BHXH tại nơi làm việc mới
• Thời gian đóng BHXH được ghi nhận liên tục, không bị gián đoạn

2. Hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp

Tờ rời BHXH là giấy tờ bắt buộc để làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp:

• Xác nhận thời gian đóng BHTN
• Là căn cứ tính mức hưởng trợ cấp thất nghiệp

3. Được bảo lưu thời gian đóng BHXH

Toàn bộ thời gian đóng BHXH được xác nhận trong quá trình chốt sổ sẽ được bảo lưu:

• Phục vụ cho việc tính hưởng các chế độ BHXH sau này
• Đảm bảo quyền lợi khi đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH

1. Đối với người lao động

• Theo dõi chủ động: Không nên chỉ phụ thuộc vào doanh nghiệp, cần chủ động theo dõi việc chốt sổ BHXH của mình
• Kiểm tra thông tin: Xác minh kỹ các thông tin trên tờ rời BHXH sau khi nhận được
• Lưu giữ chứng từ: Bảo quản cẩn thận các chứng từ liên quan đến quá trình làm việc và đóng BHXH
• Sử dụng VssID: Cài đặt và sử dụng ứng dụng VssID để theo dõi quá trình tham gia BHXH

2. Đối với doanh nghiệp

• Tuân thủ thời hạn: Thực hiện đúng thời hạn chốt sổ BHXH để tránh vi phạm pháp luật
• Đóng đủ BHXH: Đảm bảo đóng đầy đủ BHXH cho người lao động trước khi chốt sổ
• Cập nhật quy định: Thường xuyên cập nhật các quy định mới về BHXH để thực hiện đúng
• Phân công trách nhiệm: Bố trí nhân sự chuyên trách về BHXH để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh

Dịch vụ hỗ trợ thủ tục chốt sổ BHXH tại Công ty Vạn Luật

Công ty Vạn Luật cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện về thủ tục chốt sổ BHXH và nộp hồ sơ báo chốt BHXH, với các ưu điểm:

• Đội ngũ chuyên nghiệp: Luật sư và chuyên viên pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực BHXH
• Tiết kiệm thời gian: Xử lý nhanh chóng thủ tục, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh
• Giảm thiểu rủi ro: Đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các sai sót có thể dẫn đến tranh chấp
• Giải pháp toàn diện: Hỗ trợ từ tư vấn ban đầu đến hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH

Kết luận

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và nộp hồ sơ báo chốt BHXH là quy trình quan trọng cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, hy vọng quý vị sẽ có thêm thông tin hữu ích để thực hiện đúng và đầy đủ các bước trong quy trình.

Để được tư vấn chi tiết về thủ tục chốt sổ BHXH và các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ với Công ty Vạn Luật qua thông tin dưới đây:

Thông tin liên hệ

CÔNG TY VẠN LUẬT

Trụ sở Hà Nội: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

Văn phòng TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698

SĐT: 0919 123 698

Email: lienhe@vanluat.vn