Hồ sơ thành lập công ty: Bí kíp A-Z, nộp 1 lần là đậu

Việc khởi nghiệp kinh doanh chưa bao giờ là một hành trình dễ dàng. Bên cạnh chiến lược thị trường, vấn đề pháp lý luôn là “cửa ải” đầu tiên mà bất kỳ nhà sáng lập nào cũng phải vượt qua. Nhiều bạn đọc chia sẻ với chúng tôi rằng họ cảm thấy bối rối trước “ma trận” thủ tục hành chính. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn hệ thống hóa lại toàn bộ hồ sơ thành lập công ty một cách đơn giản, dễ hiểu và thực tế nhất.

Trong bài viết này, đội ngũ Vạn Luật sẽ hướng dẫn bạn từng bước chuẩn bị, nộp hồ sơ qua mạng và những mẹo nhỏ để tránh việc hồ sơ bị trả về đáng tiếc.

1. Chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ: Đừng “tay không bắt giặc”

Trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, bạn cần chuẩn bị nền tảng kỹ thuật. Hiện nay, hầu hết các thủ tục đều thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc nộp bản giấy truyền thống đã giảm đáng kể tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM.

Bạn cần chuẩn bị hai yếu tố cốt lõi:

• Tài khoản truy cập: Bạn có thể đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh thông thường hoặc sử dụng tài khoản VNeID (định danh điện tử). Xu hướng hiện nay đang chuyển dịch mạnh mẽ sang VNeID vì sự tiện lợi và đồng bộ dữ liệu dân cư.
• Chữ ký số (Token) hoặc Chữ ký số công cộng: Đây là “cây bút” của bạn trên môi trường mạng. Để xác thực hồ sơ, người ký (thường là người đại diện pháp luật) bắt buộc phải có chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản được gán chữ ký số công cộng.

Lời khuyên từ kinh nghiệm thực tế: Nếu bạn không rành công nghệ, việc cài đặt plugin chữ ký số và Java có thể gây chút ức chế. Hãy đảm bảo máy tính của bạn đã được cài đặt đầy đủ các driver cần thiết trước khi bắt đầu.

2. Thành phần hồ sơ thành lập công ty chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất. Một bộ hồ sơ thành lập công ty chuẩn chỉnh sẽ quyết định tốc độ bạn nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là các đầu mục giấy tờ bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp hiện hành:

• Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản nòng cốt, kê khai các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn, ngành nghề.
• Dự thảo điều lệ công ty mới: Được ví như “hiến pháp” của doanh nghiệp. Bạn cần soạn thảo kỹ các quy định về quản trị nội bộ, quyền và nghĩa vụ của các thành viên.
• Danh sách thành viên/cổ đông: Áp dụng cho Công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần.
• Bản sao căn cước công dân công chứng: Của tất cả các thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật. Lưu ý, bản sao y không được quá 6 tháng (tuy nhiên, một số chuyên viên dễ tính có thể chấp nhận bản cũ hơn nếu còn nguyên vẹn, nhưng tốt nhất bạn nên dùng bản mới để an toàn).
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục: Nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà nhờ nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ như Vạn Luật thực hiện.
• Danh sách người đại diện pháp luật: (Thường tích hợp trong giấy đề nghị, nhưng cần lưu ý nếu công ty có nhiều hơn 1 người đại diện).

Nếu bạn đang có ý định mở rộng kinh doanh tại khu vực phía Nam, việc nắm rõ các quy định đặc thù địa phương là rất cần thiết. Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về thành lập công ty tại TPHCM để có sự chuẩn bị tốt nhất.

3. Quy trình nộp hồ sơ qua mạng: 3 Bước chuẩn hóa

Sau khi đã có đầy đủ giấy tờ (bản mềm – file scan), chúng ta sẽ tiến hành nộp hồ sơ. Quy trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ.

Bước 1: Tạo hồ sơ và nhập liệu

Bạn đăng nhập vào hệ thống, chọn loại hình doanh nghiệp và bắt đầu nhập thông tin. Một lưu ý quan trọng là thông tin nhập trên hệ thống phải khớp chính xác 100% với file đính kèm. Sai một dấu chấm, dấu phẩy trong tên doanh nghiệp cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Trong quá trình nhập liệu, bạn sẽ phải kê khai vốn điều lệ thành lập công ty. Hãy cân nhắc con số này kỹ lưỡng vì nó liên quan trực tiếp đến Lệ phí môn bài phải đóng hàng năm và trách nhiệm tài sản của bạn.

Bước 2: Scan và tải tài liệu đính kèm

Các tài liệu giấy sau khi ký tên đầy đủ cần được scan rõ nét, định dạng PDF hoặc JPG.
Mẹo nhỏ: Nên gom các trang của cùng một loại giấy tờ vào 1 file PDF (ví dụ: Điều lệ công ty có 10 trang thì scan vào 1 file PDF duy nhất) để chuyên viên dễ kiểm tra.

Đặc biệt, việc lựa chọn ngành nghề kinh doanh phải theo Mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Nếu bạn ghi ngành nghề tự do không đúng chuẩn, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay lập tức.

Bước 3: Ký số và nộp lệ phí

Sau khi tải tài liệu, người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) sẽ sử dụng chữ ký số để ký xác thực hồ sơ. Cuối cùng là bước thanh toán lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

4. So sánh: Tự làm hồ sơ vs Thuê dịch vụ

Để giúp bạn đọc có cái nhìn khách quan, chúng tôi đưa ra bảng so sánh ngắn dưới đây. Không có phương án nào là hoàn hảo tuyệt đối, chỉ có phương án phù hợp với nhu cầu của bạn.

Tiêu chí	Tự làm hồ sơ	Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Chi phí	Tiết kiệm chi phí dịch vụ (chỉ tốn lệ phí nhà nước).	Phát sinh phí dịch vụ (từ 1-2 triệu đồng tùy gói).
Thời gian	Có thể kéo dài do phải tìm hiểu, sửa đổi hồ sơ nếu sai sót.	Nhanh chóng, cam kết đúng hạn (thường 3-5 ngày làm việc).
Công sức	Phải tự soạn thảo, scan, đi lại, theo dõi hồ sơ.	Chỉ cần cung cấp CCCD và ký hồ sơ. Mọi việc còn lại đơn vị dịch vụ lo.
Rủi ro pháp lý	Dễ sai sót về mã ngành, điều lệ nếu không am hiểu luật.	Được tư vấn kỹ để tránh rủi ro hậu kiểm.

Góc nhìn khách quan: Nếu bạn có nhiều thời gian và muốn tự mình trải nghiệm quy trình hành chính, việc tự làm hồ sơ là một cách học hỏi thú vị. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tập trung hoàn toàn vào kế hoạch kinh doanh và cần sự chính xác tuyệt đối ngay từ đầu, thuê dịch vụ có thể là khoản đầu tư xứng đáng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Sau khi nộp hồ sơ qua mạng, bao lâu thì có kết quả?

Theo quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc ra thông báo sửa đổi, bổ sung.

Tôi có cần nộp hồ sơ giấy sau khi đã nộp online không?

Hiện nay, tại hầu hết các tỉnh thành, quy trình đã được số hóa hoàn toàn. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận (bản cứng) qua đường bưu điện hoặc đến nhận trực tiếp mà không cần nộp lại bộ hồ sơ giấy đã scan trước đó (trừ một số trường hợp đặc biệt cần đối chiếu).

Có bắt buộc phải có hộ khẩu thường trú tại nơi đặt trụ sở công ty không?

Không. Luật Doanh nghiệp không yêu cầu người thành lập doanh nghiệp phải có hộ khẩu tại nơi đặt trụ sở chính. Bạn hoàn toàn có thể có hộ khẩu ở Hà Nội nhưng mở công ty tại TP.HCM.

Vốn điều lệ nên để bao nhiêu là hợp lý?

Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu (trừ một số ngành nghề có điều kiện yêu cầu vốn pháp định). Tuy nhiên, bạn nên đăng ký mức vốn phù hợp với quy mô kinh doanh thực tế và khả năng tài chính, vì nó liên quan đến trách nhiệm tài sản và mức lệ phí môn bài hàng năm (Vốn trên 10 tỷ: 3 triệu/năm; Vốn từ 10 tỷ trở xuống: 2 triệu/năm).

---

Về tác giả

Người Viết: VẠN LUẬT

Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia pháp lý tại Công ty Vạn Luật. Chúng tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, giấy phép con và sở hữu trí tuệ.

Nội dung được kiểm duyệt chuyên môn bởi: Chuyên gia Nguyễn Thu Hà – Cựu chuyên viên tư vấn thủ tục hành chính, với kinh nghiệm xử lý hơn 5.000 hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Phạm vi trách nhiệm: Bài viết cung cấp thông tin hướng dẫn thủ tục và quy định pháp luật tại thời điểm biên soạn (2026). Các quy định có thể thay đổi, bạn đọc vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn chính xác nhất cho trường hợp cụ thể của mình.