Doanh nghiệp mới phải lưu những hồ sơ pháp lý nào tại trụ sở?

Doanh nghiệp mới phải lưu những hồ sơ pháp lý nào tại trụ sở? Câu hỏi này thường bị hiểu quá hẹp: không phải mọi bản giấy bắt buộc nằm trong một tủ ở trụ sở. Theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp lưu tài liệu theo quy định tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ. Điều quan trọng là có bộ hồ sơ đầy đủ, nguyên vẹn, truy xuất được và đúng thời hạn lưu giữ theo từng loại tài liệu.

Trả lời nhanh: Doanh nghiệp nên lập ít nhất bốn nhóm: hồ sơ đăng ký và điều lệ; sổ chủ sở hữu/thành viên/cổ đông và chứng từ góp vốn; nghị quyết, quyết định, biên bản quản trị; giấy phép, hợp đồng và hồ sơ kế toán–thuế. Chỉ định người quản lý, nơi lưu bản gốc, bản điện tử và quyền truy cập. Đừng nhầm “đã nộp trên cổng đăng ký” với “công ty đã lưu đủ”.

Nhóm 1: giấy tờ nhận diện doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các lần thay đổi.
• Điều lệ bản được thông qua và các phiên bản sửa đổi.
• Danh sách người thành lập, người quản lý và giấy tờ liên quan theo loại hình.
• Giấy chứng nhận, giấy phép chuyên ngành nếu hoạt động có điều kiện.
• Văn bản về địa chỉ trụ sở, quyền sử dụng địa điểm và thông tin liên lạc.

Nhóm này giúp chứng minh công ty được thành lập, ai có thẩm quyền đại diện và hoạt động nào được phép triển khai. Với doanh nghiệp vừa nhận giấy phép, bài 7 việc sau khi thành lập công ty nói về các đầu việc vận hành; bài hiện tại chỉ tập trung vào hệ thống tài liệu cần giữ lâu dài.

Nhóm 2: quyền sở hữu và vốn góp

Phải lưu sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, giấy chứng nhận phần vốn góp/chứng nhận cổ phần khi áp dụng, tài liệu chuyển nhượng, thay đổi chủ sở hữu và chứng từ thực góp. Đây là nhóm dễ gây tranh chấp nhất. Nếu số vốn trong sổ khác sao kê hoặc giấy xác nhận, cần rà ngay thay vì đợi tới khi có giao dịch M&A. Xem bộ chứng từ chứng minh đã góp đủ vốn để kiểm tra từng khoản.

Nhóm 3: quyết định và biên bản quản trị

Tùy loại hình, giữ biên bản họp, nghị quyết/quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông hoặc chủ sở hữu. Hồ sơ nên có giấy mời, chương trình, phiếu biểu quyết hoặc tài liệu lấy ý kiến khi cần. Mỗi quyết định phải khớp thẩm quyền trong Điều lệ và được ký, lưu theo quy chế công ty. Đừng chỉ giữ bản scan email mà đánh mất bản gốc của quyết định quan trọng.

Nhóm 4: giấy phép, hợp đồng, kế toán và thuế

Hợp đồng có giá trị lớn, giấy phép chuyên ngành, hồ sơ lao động, chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ thuế có chế độ lưu riêng. Không áp một mốc “5 năm” cho tất cả. Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn phân loại thời hạn lưu theo tính chất tài liệu. Doanh nghiệp dùng dịch vụ kế toán ngoài cần quy định rõ ai giữ bản gốc, phương thức bàn giao khi chấm dứt hợp đồng và cách cung cấp tài liệu khi cơ quan nhà nước yêu cầu.

Có phải tất cả hồ sơ nằm ở trụ sở chính?

Không. Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép lưu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được nêu trong Điều lệ. Vì vậy, nếu công ty đặt kho lưu trữ ở văn phòng kế toán hoặc lưu tài liệu điện tử trên hệ thống, cần kiểm tra Điều lệ, quy định về bản gốc/bản điện tử và khả năng xuất trình. Điều lệ không nên ghi một nơi lưu mà thực tế không ai biết tài liệu nằm đâu.

Quy trình thực tế: lập danh mục tài liệu; gắn mã, ngày ký, phiên bản và hạn lưu; ghi người đang giữ bản gốc; quét bản điện tử có kiểm soát truy cập; sao lưu; rà định kỳ khi có thay đổi người đại diện hoặc trụ sở.

Ba tình huống nên rà hồ sơ ngay

1. Đổi người đại diện: bàn giao con dấu, chữ ký số, điều lệ, sổ chủ sở hữu và biên bản quản trị.
2. Chuyển trụ sở: rà Điều lệ về địa điểm lưu, quyền truy cập và nơi nhận thư từ cơ quan quản lý.
3. Huy động vốn hoặc bán công ty: đối chiếu chuỗi quyền sở hữu, chứng từ góp vốn và quyết định phê duyệt.

Nếu thiếu hồ sơ cốt lõi, nên tái lập bằng tài liệu có thể kiểm chứng và biên bản đúng ngày thực tế; không ký lùi ngày để “đẹp” hồ sơ. Vạn Luật có thể hỗ trợ rà hồ sơ pháp lý sau thành lập theo loại hình, Điều lệ và kế hoạch thay đổi của doanh nghiệp.

Căn cứ cập nhật 09/2026: Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật sửa đổi 2025; thời hạn lưu từng nhóm kế toán theo Luật Kế toán và văn bản liên quan.