Những điểm lưu ý khi Làm đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hiện tại đang có gần 10.000 văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh, và con số tương tự khác tại các tỉnh/thành phố như Bình Dương, Đồng Nai, Hà Nội… một số văn phòng đại diện nước ngoài đã hoạt động từ năm 1995 tới bây giờ. Trên thực tế có những văn phòng đại diện hoạt động song song ngay cả khi doanh nghiệp mẹ đã đầu tư trực tiếp bằng cách xây cất doanh nghiệp con tại Việt Nam (Subsidiary company).

XEM THÊM: Cổ phần là gì? Các loại cổ phần trong công ty cổ phần

Năm 2020 thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định cụ thể Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình xây cất văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam Đơn vị Vạn Luật tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần sẵn sàng, thủ tục và và dịch vụ xây cất văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định cụ thể Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định cụ thể Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện xây cất văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng thực hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

1. Đơn vị nước ngoài đã được xây cất, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế nhưng Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
2. Đơn vị nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được xây cất hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không thích hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế nhưng Việt Nam là thành viên, việc xây cất Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ xây cất văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

1. Đơn đề nghị xây cất văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
2. Bạn dạng hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi doanh nghiệp nước ngoài xây cất xác nhận;
3. Văn bạn dạng bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài;
4. Bạn dạng dịch công chứng thông báo tài chính có kiểm toán hoặc văn bạn dạng xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài xây cất cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Bạn dạng dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bạn dạng sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Tài liệu về vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
   • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
   • Bạn dạng công chứng Giấy chứng thực quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần trợ giúp thêm Giấy chứng thực đăng ký kinh doanh có tính năng kinh doanh bất động sản);
   • Ngoài ra, vị trí đặt trụ sở Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài phải thích hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện bình yên, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép xây cất văn phòng đại diện do doanh nghiệp mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

Một số lợi ích tuyệt vời của Văn phòng đại diện nước ngoài

• Bằng cách chọn mô hình này, các nhà đầu tư nước ngoài có thể xây cất một văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến các hợp đồng mua bán với các đối tác kinh doanh địa phương, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm, tìm kiếm cơ hội cho việc mua bán hàng hóa và trợ giúp dịch vụ… Những người lao động nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể sẽ được cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú 02 (nhì) năm tương đương visa nhiều lần cho bạn dạng thân và các thành viên trong gia đình. Giấy phép xây cất văn phòng đại diện sẽ được thay đổi sau mỗi 02 (nhì) hoặc 05 (năm) năm. Như vậy, Quí khách có thể đầu tư ở Việt Nam bằng mô hình văn phòng đại diện với một số tính năng hoạt động nhất định.
• Mặc dù văn phòng đại diện có thể hỗ trợ nhiều công việc kinh doanh cho Đơn vị mẹ nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi tiêu và tránh được các rủi ro phát sinh từ các thủ tục hành chính ở địa phương: không chịu các loại thuế như thuế Giá trị ngày càng tăng (GTGT), thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN), không phải lập sổ kế toán hay phải thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập, cũng không phải lập thông báo tài chính….và cũng rất dễ thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện. Như vậy, văn phòng đại diện nước ngoài là lựa chọn tiết kiệm nhất cho các hoạt động đầu tư tại Việt Nam.

XEM THÊM: Danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Các bước xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài:

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép xây cất văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

1. Thương nhân nước ngoài không phục vụ đủ các điều kiện quy định nêu trên.
2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép xây cất Văn phòng đại diện.
4. Có bằng chứng cho thấy việc xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài gây phương hại tới quốc phòng, bình yên, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép xây cất văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1. Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
3. Người đứng đầu văn phòng đại diện;
4. Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép xây cất văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
5. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép xây cất văn phòng đại diện.

Chế độ thông báo hoạt động văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam:

1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi thông báo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
2. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ thông báo, trợ giúp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan tới hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

1. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
2. Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi thông báo bằng văn bạn dạng về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
3. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
4. Xin cấp giấy phép lao độngcho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
5. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
6. Hàng năm Đơn vị nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
7. Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
8. Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

1. Giấy phép hoạt động;
2. Dấu, Giấy chứng thực mẫu dấu;
3. Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
4. Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.

Dịch vụ xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam của Vạn Luật

• Tư vấn trước xây cất về các vấn đề liên quan tới việc xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
• Soạn thảo hồ sơ xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thích hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
• Xin cấp giấy phép xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng thực mẫu dấu cho Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn các thủ tục sau xây cất Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
• Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Quyền cơ bạn dạng của Văn phòng đại diện nước ngoài

• Hoạt động theo mục đích, trong phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép xây cất.
• Thuê văn phòng, thuê và mua sắm các trang tranh bị cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
• Tuyển dụng nhân viên Việt Nam và người nước ngoài làm việc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Có con dấu mang tên theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam tại các ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng các tài khoản này để hoạt động.

XEM THÊM: Chữ ký số điện tử – Thiết bị Token là gì ?

Lưu ý rằng:

#001: Về lý thuyết, lựa chọn 1, doanh nghiệp mẹ có thể trả trực tiếp cho các nhà trợ giúp Việt Nam về các khoản chi tiêu của văn phòng nhưng có thể phải trả tiền khấu trừ thuế cho mỗi giao dịch và nhiều khoản phí ngân hàng quốc tế khác.

#002: Lựa chọn tốt hơn là chuyển một khoản ngân sách hàng tháng vào tài khoản ngân hàng địa phương của văn phòng đại diện và văn phòng sẽ trả cho các nhà trợ giúp với mức phí của ngân hàng địa phương nhưng không khấu trừ thuế.

#003: Sau mỗi 3 tới 5 năm hoạt động văn phòng, cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng trợ giúp các bạn dạng sao kê ngân hàng, sổ tiền mặt, các chứng từ hợp pháp để kiểm tra dựa trên luật thuế và các quy định về chống rửa tiền. Nếu sử dụng lựa chọn 1, các văn phòng đại diện sẽ phải đương đầu với một số khó khăn trong việc trợ giúp hồ sơ thanh toán.

# 004: theo quy định thế hệ, từ ngày 1/3/2018, văn phòng đại diện nước ngoài sẽ không được phép mở tài khoản ngân hàng địa phương trực tiếp nhưng có thể thay đổi tài khoản cá nhân hoặc ủy quyền cho một người làm chủ tài khoản (theo giấy uỷ quyền ).

Tin Liên Quan:

Luật Giáo dục 2019, Luật số 43/2019/QH14 mới nhất 2023 Các công ty Doanh Nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Bộ Luật lao động mới nhất 2023 & Các quyền lợi người lao động cần biết! Dịch vụ thành lập công ty doanh nghiệp tại Gia Lai Các sản phẩm phải đăng ký bản công bố sản phẩm Danh mục hàng hóa phải công bố tiêu chuẩn chất lượng năm 2023 Danh sách doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam