Thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Tôi còn nhớ rõ cảm giác hồi hộp lẫn lo lắng khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu cho khách hàng đầu tiên của mình. Đó là một doanh nghiệp khởi nghiệp trong lĩnh vực thực phẩm sạch, với logo và tên thương hiệu mà họ đã dành hàng tháng trời để hoàn thiện. “Chị ơi, nếu không đăng ký được thì công sức của em bao lâu nay đổ sông đổ biển hết” – câu nói ấy của cô chủ doanh nghiệp vẫn khiến tôi nhớ mãi và thôi thúc tôi nghiên cứu sâu hơn về thủ tục đăng ký nhãn hiệu.

Sau 5 năm làm việc trong lĩnh vực tư vấn sở hữu trí tuệ, tôi nhận thấy rằng nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các cá nhân và đơn vị kinh doanh nhỏ, vẫn còn khá mơ hồ về quy trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu. Nhiều người thường nghĩ rằng quá trình này rất phức tạp, tốn kém và mất nhiều thời gian. Nhưng thực tế, với sự hướng dẫn đúng đắn và kiến thức cơ bản, bạn hoàn toàn có thể tự mình thực hiện các bước ban đầu.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế, các quy định mới nhất năm 2025 về thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn, đến các tình huống có thể gặp phải và cách giải quyết – tất cả sẽ được trình bày theo cách dễ hiểu nhất, giúp bạn tự tin bảo vệ thương hiệu của mình trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

1. Tổng quan về đăng ký nhãn hiệu và tầm quan trọng

Nhãn hiệu là gì? Đó chính là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân này với hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân khác. Nhãn hiệu có thể là chữ, hình ảnh, biểu tượng hoặc sự kết hợp của các yếu tố này, thậm chí có thể là âm thanh, mùi hương.

Tại Việt Nam, chúng tôi nhận thấy xu hướng đăng ký nhãn hiệu ngày càng tăng. Theo số liệu từ Cục Sở hữu trí tuệ, năm 2024 đã có hơn 65.000 đơn đăng ký nhãn hiệu được nộp, tăng 15% so với năm 2023. Điều này cho thấy các doanh nghiệp Việt đang ngày càng ý thức hơn về việc bảo vệ tài sản trí tuệ của mình.

Bên mình đã từng tư vấn cho một khách hàng bán trà sữa. Ban đầu họ không quan tâm đến việc đăng ký nhãn hiệu, cho đến khi phát hiện một cửa hàng khác sử dụng logo và tên thương hiệu gần giống họ ở thành phố khác. Khi đó, họ mới nhận ra tầm quan trọng của việc đăng ký, nhưng đã quá muộn vì đối thủ đã nộp đơn đăng ký trước.

Đăng ký nhãn hiệu mang lại những lợi ích quan trọng:

Độc quyền sử dụng nhãn hiệu trong lĩnh vực kinh doanh đã đăng ký
Ngăn chặn các đối thủ cạnh tranh sử dụng nhãn hiệu tương tự
Tạo giá trị thương hiệu và uy tín cho doanh nghiệp
Là tài sản có giá trị có thể chuyển nhượng, li-xăng
Là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp

2. Điều kiện để đăng ký nhãn hiệu thành công

Trước khi bắt đầu thủ tục đăng ký, chúng tôi luôn khuyên khách hàng cần đảm bảo nhãn hiệu của mình đáp ứng các điều kiện sau:

2.1. Tính phân biệt

Một nhãn hiệu phải có khả năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của chủ sở hữu với hàng hóa, dịch vụ của người khác. Ví dụ, từ “Táo” sẽ khó được đăng ký cho sản phẩm trái cây, nhưng có thể được đăng ký cho dịch vụ công nghệ.

Tôi từng gặp một trường hợp khách hàng muốn đăng ký tên nhãn hiệu là “Sạch Tự Nhiên” cho sản phẩm làm sạch nhà cửa. Đơn đăng ký đã bị từ chối vì tên này mô tả trực tiếp đặc tính của sản phẩm, thiếu tính phân biệt. Chúng tôi đã tư vấn họ thêm yếu tố độc đáo vào logo và thay đổi tên thành “NaturClean” – kết quả là đơn đăng ký đã được chấp nhận.

2.2. Không trùng lặp

Nhãn hiệu không được trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã được đăng ký hoặc nộp đơn trước đó. Theo quy định mới năm 2025, việc kiểm tra sự tương tự sẽ được mở rộng đến cả nhãn hiệu nổi tiếng chưa đăng ký tại Việt Nam.

2.3. Không vi phạm điều cấm

Nhãn hiệu không được chứa các yếu tố:

Trái với đạo đức, truyền thống văn hóa dân tộc
Gây hiểu sai lệch, lừa dối người tiêu dùng
Giống hoặc tương tự với biểu tượng quốc gia, cờ, huy hiệu
Trùng hoặc tương tự với tên gọi địa lý (trừ khi có đủ tính phân biệt)

Một ví dụ điển hình là trường hợp một công ty muốn đăng ký nhãn hiệu “Phở Hà Nội Ngon” cho chuỗi nhà hàng. Đơn đăng ký đã bị từ chối vì sử dụng tên địa lý “Hà Nội” mà không có đủ tính phân biệt.

3. Quy trình thủ tục đăng ký nhãn hiệu chi tiết nhất 2025

3.1. Bước 1: Tra cứu và tìm kiếm nhãn hiệu

Trước khi nộp đơn, bạn nên thực hiện tra cứu để đảm bảo nhãn hiệu của mình không vi phạm quyền của người khác. Đây là bước quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bên mình thường sử dụng các công cụ:

Cơ sở dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ (https://ipvietnam.gov.vn)
Hệ thống Madrid Monitor của WIPO cho nhãn hiệu quốc tế
Các công cụ tra cứu chuyên nghiệp (TMview, ASEAN TMview)

Năm 2025, Cục Sở hữu trí tuệ đã cập nhật hệ thống tra cứu trực tuyến với giao diện thân thiện hơn và tính năng tìm kiếm bằng hình ảnh, giúp việc tra cứu logo trở nên dễ dàng hơn.

3.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm:

a) Tờ khai đăng ký (điểm mới năm 2025)

Theo mẫu 04-NH ban hành kèm theo Thông tư số 01/2024/TT-BKHCN
Cần kê khai đầy đủ thông tin về chủ đơn, mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa/dịch vụ
Từ tháng 3/2025, tờ khai điện tử được chấp nhận với chữ ký số

b) Mẫu nhãn hiệu

Kích thước không nhỏ hơn 8x8cm và không lớn hơn 80x80mm
Nếu là nhãn hiệu màu, phải nộp mẫu màu
Đối với nhãn hiệu âm thanh (quy định mới 2025): Nộp kèm file âm thanh dạng MP3 và bản mô tả

c) Danh mục hàng hóa, dịch vụ

Phân loại theo Bảng phân loại quốc tế Nice (hiện đang áp dụng bản thứ 12)
Cần liệt kê cụ thể, rõ ràng các hàng hóa/dịch vụ cần bảo hộ

d) Phí và lệ phí

Lệ phí nộp đơn: 150.000 VNĐ/nhóm
Phí thẩm định: 550.000 VNĐ/nhóm đầu tiên và 450.000 VNĐ cho mỗi nhóm tiếp theo
Phí công bố đơn: 120.000 VNĐ
Phí đăng bạ: 350.000 VNĐ/nhóm
Lệ phí cấp Giấy chứng nhận: 100.000 VNĐ

Lưu ý mới 2025: Khi đăng ký qua cổng dịch vụ công trực tuyến, chủ đơn được giảm 10% phí thẩm định.

Tôi nhớ có lần bên mình nhận một khách hàng đã tự chuẩn bị hồ sơ nhưng bị từ chối vì phân loại hàng hóa không chính xác. Họ đã đăng ký nhãn hiệu cho “đồ chơi trẻ em” vào nhóm 25 (quần áo) thay vì nhóm 28 (đồ chơi). Một sai sót nhỏ nhưng khiến cả quá trình phải làm lại từ đầu.

3.3. Bước 3: Nộp đơn và theo dõi quá trình xử lý

a) Nộp đơn
Có 3 cách nộp đơn:

Trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ (Hà Nội) hoặc các Văn phòng đại diện (TP.HCM, Đà Nẵng)
Qua đường bưu điện
Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công (https://dichvucong.gov.vn)

b) Quá trình xử lý đơn
Sau khi nộp, đơn sẽ trải qua các giai đoạn:

Thẩm định hình thức (1 tháng): Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ
Công bố đơn (2 tháng sau thẩm định hình thức)
Thẩm định nội dung (9 tháng): Đánh giá tính phân biệt, khả năng gây nhầm lẫn
Cấp văn bằng bảo hộ hoặc thông báo từ chối

c) Thời gian xử lý
Thời gian từ khi nộp đơn đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu khoảng 12-15 tháng nếu không có vấn đề phát sinh. Theo quy định mới năm 2025, thời gian thẩm định nội dung được rút ngắn còn 7 tháng với đơn đăng ký qua phương thức điện tử.

Chúng tôi đã từng gặp trường hợp khách hàng nộp đơn đăng ký nhãn hiệu “Golden Sun” cho sản phẩm thực phẩm. Trong quá trình thẩm định nội dung, Cục SHTT thông báo có đơn tương tự được nộp trước đó. Chúng tôi đã nhanh chóng tư vấn khách hàng thay đổi thành “Golden Sunrise” với logo điều chỉnh, và đơn đã được chấp nhận bảo hộ.

3.4. Bước 4: Giải quyết các vấn đề phát sinh

Trong quá trình đăng ký, có thể gặp một số vấn đề:

a) Thông báo thiếu sót hình thức

Thường gặp: thiếu ủy quyền, thiếu phí, phân loại không chính xác
Thời hạn khắc phục: 1 tháng (có thể gia hạn thêm 1 tháng)

b) Thông báo từ chối một phần/toàn bộ

Lý do phổ biến: Thiếu tính phân biệt, tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu có trước
Thời hạn phản hồi: 3 tháng (có thể gia hạn thêm 2 tháng)

c) Phản đối của bên thứ ba

Bất kỳ ai cũng có thể phản đối đơn đăng ký trong thời hạn 5 tháng kể từ ngày công bố
Chủ đơn có quyền phản hồi ý kiến phản đối

Cách đây không lâu, một khách hàng của chúng tôi nhận được thông báo từ chối vì nhãn hiệu thiếu tính phân biệt. Thay vì từ bỏ, bên mình đã giúp họ chuẩn bị tài liệu chứng minh nhãn hiệu đã được sử dụng rộng rãi và có tính phân biệt thứ cấp thông qua hoạt động quảng cáo, doanh số bán hàng. Kết quả là Cục SHTT đã chấp nhận và cấp Giấy chứng nhận.

4. Chi phí đăng ký nhãn hiệu năm 2025

Chi phí đăng ký nhãn hiệu bao gồm:

4.1. Phí và lệ phí nhà nước

Tổng chi phí khoảng 1.270.000 VNĐ cho 1 nhóm hàng hóa/dịch vụ
Mỗi nhóm bổ sung: thêm 450.000 VNĐ

4.2. Chi phí dịch vụ (nếu sử dụng)

Dịch vụ tra cứu: 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ
Dịch vụ nộp đơn và theo dõi: 3.000.000 – 7.000.000 VNĐ
Phí phản hồi thông báo thiếu sót/từ chối: 1.500.000 – 5.000.000 VNĐ
Phí phản hồi ý kiến phản đối: 3.000.000 – 8.000.000 VNĐ

Bên mình luôn cố gắng cung cấp dịch vụ với mức phí hợp lý, phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Đặc biệt, chúng tôi có chương trình ưu đãi cho startup và doanh nghiệp nhỏ, giảm 20% phí dịch vụ trong năm 2025.

5. Những câu chuyện thực tế và kinh nghiệm từ chuyên gia

Câu chuyện 1: Bài học về đăng ký sớm

Anh Minh, chủ một quán cà phê đã xây dựng thương hiệu “Coffee Hunter” trong 3 năm. Khi muốn mở rộng kinh doanh sang các tỉnh khác, anh mới nghĩ đến việc đăng ký nhãn hiệu. Thật không may, một chuỗi cà phê khác đã đăng ký nhãn hiệu này trước đó 6 tháng. Anh Minh buộc phải đổi tên thương hiệu và thiết kế lại toàn bộ bộ nhận diện, tốn kém hơn 200 triệu đồng.

Bài học: Đăng ký nhãn hiệu càng sớm càng tốt, không nên chờ đến khi phát triển lớn mạnh.

Câu chuyện 2: Sai lầm khi chỉ đăng ký một nhóm hàng hóa

Công ty ABC đăng ký nhãn hiệu “Greenvit” cho thực phẩm chức năng (nhóm 5) nhưng không đăng ký cho thực phẩm thông thường (nhóm 29, 30). Kết quả là một đối thủ đã đăng ký “Greenvit” cho các sản phẩm bánh kẹo, gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng và ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty.

Bài học: Xác định đầy đủ các nhóm hàng hóa/dịch vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại và kế hoạch trong tương lai.

Câu chuyện 3: Thành công nhờ sự kiên trì

Chị Lan, một nhà thiết kế thời trang đã nhận được thông báo từ chối đơn đăng ký nhãn hiệu “L’Amour” vì từ này mô tả tính chất sản phẩm (tình yêu, thời trang lãng mạn). Với sự tư vấn của chúng tôi, chị đã cung cấp bằng chứng về việc sử dụng nhãn hiệu trong 5 năm, hóa đơn bán hàng, quảng cáo, và chứng minh người tiêu dùng đã nhận diện “L’Amour” là nhãn hiệu của chị. Kết quả là đơn đã được chấp nhận.

Bài học: Không vội từ bỏ khi gặp khó khăn, hãy tìm cách chứng minh tính phân biệt thứ cấp của nhãn hiệu.

Qua bài viết này, tôi hy vọng các bạn đã hiểu rõ hơn về thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam. Nếu nhìn một cách tổng thể, quá trình này tuy có nhiều bước nhưng không quá phức tạp nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Năm 2025, với những cải cách trong quy trình nộp đơn điện tử và rút ngắn thời gian xử lý, việc đăng ký nhãn hiệu đang ngày càng trở nên thuận tiện hơn cho doanh nghiệp và cá nhân.

Hãy nhớ rằng, bảo hộ nhãn hiệu không chỉ là một thủ tục pháp lý, mà còn là cách bạn bảo vệ danh tiếng, uy tín và giá trị mà bạn đã dày công xây dựng. Đừng để công sức của bạn bị người khác chiếm đoạt chỉ vì thiếu một văn bằng bảo hộ.

Quý khách đang có thắc mắc về thủ tục đăng ký nhãn hiệu? Anh/chị đang cần được tư vấn để đảm bảo nhãn hiệu của mình được bảo hộ tối đa? Hãy liên hệ ngay với Công ty Vạn Luật để được hỗ trợ 24/7 bởi đội ngũ chuyên gia sở hữu trí tuệ giàu kinh nghiệm.

Gọi ngay HOTLINE: 02473 023 698 để được tư vấn miễn phí!