Thủ tục yêu cầu ghi nhận chuyển giao đơn đăng ký đối tượng sở hữu công nghiệp

Năm 2022, tôi còn nhớ rõ khi tiếp nhận hồ sơ chuyển giao đơn đăng ký nhãn hiệu của anh Minh – một khách hàng điển hình của chúng tôi tại Công ty Vạn Luật. Anh đã mua lại một thương hiệu thời trang đang trong quá trình đăng ký bảo hộ và hoàn toàn bối rối về thủ tục pháp lý cần thực hiện. “Tôi không biết bắt đầu từ đâu, và nếu làm sai, tôi có thể mất trắng khoản đầu tư hàng trăm triệu đồng,” anh tâm sự.

Đó là lý do tôi viết bài hướng dẫn chi tiết này – để giúp các doanh nghiệp và cá nhân như anh Minh nắm vững thủ tục yêu cầu ghi nhận chuyển giao đơn đăng ký đối tượng sở hữu công nghiệp theo quy định mới nhất năm 2025. Bảo vệ tài sản trí tuệ không chỉ là việc đăng ký ban đầu mà còn liên quan đến quản lý quyền sở hữu trong suốt vòng đời của nó.

Chuyển giao đơn đăng ký sở hữu công nghiệp là gì?

Chuyển giao đơn đăng ký sở hữu công nghiệp là quá trình thay đổi chủ sở hữu của một đơn đăng ký đang trong giai đoạn xem xét tại Cục Sở hữu trí tuệ. Đây là thủ tục bắt buộc khi phát sinh các giao dịch như mua bán, sáp nhập, thừa kế hoặc tặng cho liên quan đến quyền đối với đơn đăng ký.

Điều quan trọng cần hiểu là:

Đơn đăng ký sở hữu công nghiệp được coi là một tài sản và có thể được chuyển giao
Việc chuyển giao phải được ghi nhận chính thức tại Cục Sở hữu trí tuệ
Không thực hiện thủ tục ghi nhận sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng
Thủ tục này áp dụng cho đơn đăng ký sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp và nhãn hiệu

Các trường hợp chuyển giao đơn đăng ký

Qua hơn 10 năm làm việc trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, tôi nhận thấy các trường hợp sau chiếm phần lớn yêu cầu ghi nhận chuyển giao:

Chuyển giao theo hợp đồng: Bên nộp đơn bán hoặc chuyển nhượng quyền đối với đơn đăng ký cho bên khác thông qua hợp đồng chuyển nhượng.
Chuyển giao do sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp: Khi công ty sở hữu đơn đăng ký bị sáp nhập hoặc hợp nhất vào một công ty khác.
Chuyển giao do thừa kế: Trường hợp cá nhân là chủ đơn qua đời, quyền đối với đơn được chuyển cho người thừa kế.
Chuyển giao theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền: Như quyết định của tòa án trong các vụ tranh chấp quyền sở hữu.
Chuyển giao một phần đơn đăng ký nhãn hiệu: Chuyển giao quyền đối với một số hàng hóa/dịch vụ trong đơn đăng ký nhãn hiệu.

Trường hợp của anh Minh thuộc loại hình thứ nhất – chuyển giao theo hợp đồng. Điều này yêu cầu chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.

Hồ sơ yêu cầu ghi nhận chuyển giao

Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà tôi thường thấy khách hàng mắc phải là chuẩn bị hồ sơ thiếu sót. Theo Thông tư 01/2023/TT-BKHCN (cập nhật năm 2025), hồ sơ yêu cầu ghi nhận chuyển giao đơn đăng ký phải bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu ghi nhận chuyển giao:

Sử dụng mẫu 04-CGĐK/SHCN ban hành kèm theo Thông tư
Điền đầy đủ thông tin về bên chuyển giao và bên nhận chuyển giao
Nêu rõ lý do chuyển giao

2. Tài liệu chứng minh cơ sở pháp lý của việc chuyển giao:

Trường hợp chuyển giao theo hợp đồng: Hợp đồng chuyển nhượng (bản gốc hoặc bản sao có công chứng)
Trường hợp thừa kế: Giấy chứng nhận quyền thừa kế hoặc di chúc
Trường hợp sáp nhập doanh nghiệp: Tài liệu chứng minh việc sáp nhập, hợp nhất
Trường hợp theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền: Bản sao quyết định có xác nhận của cơ quan ban hành

3. Bản sao đơn đăng ký đối tượng sở hữu công nghiệp

4. Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện)

5. Chứng từ nộp phí, lệ phí

Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và có công chứng/chứng thực. Đây là điểm mà nhiều khách hàng quốc tế của chúng tôi thường bỏ sót, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

Quy trình nộp hồ sơ chi tiết

Từ kinh nghiệm thực tế, tôi đúc kết quy trình nộp hồ sơ thành các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Tập hợp tất cả các tài liệu cần thiết như đã liệt kê ở trên. Đảm bảo mọi giấy tờ đều hợp lệ và còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Có 3 phương thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Tại Cục Sở hữu trí tuệ (địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội) hoặc các Văn phòng đại diện của Cục tại TP.HCM và Đà Nẵng
Nộp qua bưu điện: Gửi đến địa chỉ của Cục Sở hữu trí tuệ
Nộp trực tuyến: Qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ (điểm mới trong năm 2025)

Với anh Minh, tôi đã tư vấn nộp hồ sơ trực tuyến vì tính thuận tiện và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, hệ thống đôi khi gặp sự cố, vì vậy cần chuẩn bị phương án dự phòng.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi nộp, hồ sơ sẽ được tiếp nhận và cấp số tham chiếu. Cục Sở hữu trí tuệ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 4: Thẩm định nội dung

Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ tiến hành thẩm định nội dung để xác định tính phù hợp của việc chuyển giao.

Bước 5: Thông báo kết quả

Trường hợp chấp nhận: Cục sẽ ghi nhận việc chuyển giao vào đơn đăng ký và thông báo cho các bên liên quan
Trường hợp từ chối: Cục sẽ ra thông báo nêu rõ lý do từ chối và ấn định thời hạn để sửa chữa, khắc phục

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận ghi nhận chuyển giao

Sau khi được chấp thuận, bên yêu cầu có thể nhận Giấy chứng nhận ghi nhận chuyển giao đơn đăng ký.

Thời hạn xử lý và lệ phí

Thời hạn xử lý:

Thời hạn thẩm định hình thức: 01 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ
Thời hạn thẩm định nội dung: 02 tháng kể từ ngày hồ sơ được chấp nhận hợp lệ
Thời gian thực tế: Thường kéo dài 2-3 tháng nếu hồ sơ không có vấn đề gì phức tạp

Đây là điểm tôi luôn nhấn mạnh với khách hàng – hãy lên kế hoạch trước để không ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh. Với anh Minh, chúng tôi đã nộp hồ sơ trước 3 tháng so với kế hoạch marketing cho thương hiệu mới.

Lệ phí (cập nhật năm 2025):

Phí nộp đơn: 150.000 VNĐ
Phí thẩm định yêu cầu: 350.000 VNĐ
Phí công bố quyết định: 120.000 VNĐ
Lệ phí cấp Giấy chứng nhận: 100.000 VNĐ

Tổng chi phí ước tính: 720.000 VNĐ (chưa bao gồm phí dịch thuật, công chứng và phí đại diện nếu có)

Những thách thức thường gặp và cách giải quyết

Qua quá trình tư vấn cho hàng trăm khách hàng, tôi nhận thấy một số thách thức phổ biến sau:

1. Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ

Giải pháp: Chuẩn bị checklist chi tiết và kiểm tra kỹ trước khi nộp. Nếu không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia.

2. Bất đồng giữa các bên liên quan

Giải pháp: Đảm bảo hợp đồng chuyển nhượng được soạn thảo rõ ràng, chi tiết và có chữ ký của tất cả các bên liên quan. Giải quyết mọi bất đồng trước khi nộp đơn.

3. Vấn đề về thông tin doanh nghiệp

Giải pháp: Đảm bảo thông tin về doanh nghiệp (tên, địa chỉ, người đại diện) trong hồ sơ trùng khớp với giấy phép kinh doanh và các tài liệu pháp lý khác.

4. Chậm trễ trong quá trình xử lý

Giải pháp: Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ định kỳ. Cung cấp thông tin liên hệ chính xác để nhận thông báo kịp thời.

5. Thay đổi quy định pháp luật

Giải pháp: Cập nhật thường xuyên các quy định mới về sở hữu trí tuệ hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia.

Câu chuyện thực tế: Bài học từ vụ chuyển giao thương hiệu X

Năm 2023, chúng tôi đã hỗ trợ một startup công nghệ Việt Nam mua lại thương hiệu từ một công ty Singapore. Quá trình này gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt về luật pháp giữa hai quốc gia và yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự đối với hồ sơ.

Ban đầu, hai bên chỉ ký kết thỏa thuận chuyển nhượng mà không thực hiện thủ tục ghi nhận chuyển giao tại Cục Sở hữu trí tuệ. Hậu quả là khi startup Việt Nam muốn tiến hành các hoạt động marketing với thương hiệu mới, họ không thể chứng minh quyền sở hữu hợp pháp.

Bài học rút ra:

Thủ tục pháp lý phải được thực hiện đầy đủ và đúng quy trình
Cần có sự tư vấn từ chuyên gia am hiểu cả hai hệ thống pháp luật
Lập kế hoạch thời gian dự phòng cho các thủ tục hành chính
Đảm bảo mọi tài liệu đều được hợp pháp hóa/công chứng đầy đủ

Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Có thể chuyển giao một phần đơn đăng ký không?

Đối với đơn đăng ký nhãn hiệu, có thể chuyển giao một phần danh mục hàng hóa/dịch vụ. Tuy nhiên, đối với sáng chế, giải pháp hữu ích và kiểu dáng công nghiệp, việc chuyển giao phải áp dụng cho toàn bộ đơn.

Nếu đơn đang trong giai đoạn khiếu nại/phản đối, có thể chuyển giao không?

Có thể, nhưng quá trình chuyển giao có thể bị kéo dài do cần giải quyết các khiếu nại/phản đối trước.

Việc chuyển giao có ảnh hưởng đến ngày ưu tiên của đơn không?

Không, việc chuyển giao không làm thay đổi ngày nộp đơn và ngày ưu tiên.

Có bắt buộc phải thuê đại diện sở hữu công nghiệp không?

Không bắt buộc, nhưng được khuyến nghị, đặc biệt đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi bên nộp đơn không am hiểu về thủ tục pháp lý.

Nếu hồ sơ bị từ chối, có thể khiếu nại không?

Có, bên yêu cầu có quyền khiếu nại quyết định từ chối trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.

Dịch vụ hỗ trợ chuyển giao đơn đăng ký

Tại Công ty Vạn Luật, chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuyển giao đơn đăng ký sở hữu công nghiệp, bao gồm:

Tư vấn ban đầu và đánh giá tính khả thi
Soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng đảm bảo quyền lợi các bên
Chuẩn bị và nộp hồ sơ yêu cầu ghi nhận chuyển giao
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ
Phản hồi các thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ
Hoàn tất thủ tục và nhận Giấy chứng nhận

Đối với trường hợp của anh Minh, quá trình từ tư vấn đến khi nhận được Giấy chứng nhận mất khoảng 2,5 tháng. Hiện nay, thương hiệu đã được chuyển giao thành công và đang trong quá trình phát triển mạnh mẽ trên thị trường.

Kết luận

Thủ tục yêu cầu ghi nhận chuyển giao đơn đăng ký đối tượng sở hữu công nghiệp tuy có vẻ phức tạp nhưng hoàn toàn khả thi nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện đúng quy trình. Đây là bước không thể thiếu để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các bên trong các giao dịch liên quan đến tài sản trí tuệ.

Tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình, yêu cầu và những điểm cần lưu ý khi thực hiện thủ tục này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn cụ thể cho trường hợp của bạn.

Thông tin người viết: Nguyễn Văn An – Chuyên gia Sở hữu trí tuệ tại Công ty Vạn Luật

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

Địa chỉ văn phòng:

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698