Các loại hóa đơn mới nhất trong Doanh nghiệp theo pháp luật

Năm 2025 đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong hệ thống quản lý hóa đơn tại Việt Nam với việc Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Các loại hóa đơn trong doanh nghiệp không chỉ là chứng từ kế toán thông thường mà còn đóng vai trò then chốt trong việc quản lý thuế, minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật.

Theo số liệu thống kê của Tổng cục Thuế, đến cuối quý II/2025, đã có hơn 98% doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, giúp tiết kiệm hơn 8.600 tỷ đồng chi phí hành chính và quản lý mỗi năm. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc nắm vững quy định mới về hóa đơn và áp dụng đúng các loại hóa đơn trong doanh nghiệp theo pháp luật hiện hành.

II. Phân loại chi tiết các loại hóa đơn trong doanh nghiệp năm 2025

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn phổ biến nhất, được sử dụng bởi các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn GTGT được sử dụng trong các trường hợp:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa
• Hoạt động vận tải quốc tế
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
• Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử từ nước ngoài (điểm mới từ Nghị định 70/2025)

Đặc điểm nổi bật: Từ 01/06/2025, các nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (như Facebook, Google) được phép sử dụng hóa đơn GTGT điện tử, giúp doanh nghiệp Việt Nam được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi sử dụng dịch vụ của họ.

2. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được sử dụng bởi các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc đang áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Theo quy định mới, hóa đơn bán hàng có những đặc điểm:

• Không có dòng thuế GTGT
• Áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
• Sử dụng cho nhóm hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT

Một khảo sát thực tế từ Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam cho thấy, 38% doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn nhầm lẫn trong việc lựa chọn giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng, dẫn đến sai sót trong kê khai thuế.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là loại hóa đơn mới được quy định chi tiết tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn này bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc các lĩnh vực:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị
  • Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô và xe có động cơ)
  • Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn
  • Dịch vụ vận tải hành khách
  • Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí

Trường hợp thực tế: Nhà hàng ABC tại Hà Nội trước đây sử dụng hóa đơn GTGT điện tử thông thường. Sau khi Nghị định 70/2025 có hiệu lực, nhà hàng đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Kết quả là thời gian xuất hóa đơn giảm từ 3-5 phút xuống còn dưới 30 giây, đồng thời giúp quản lý doanh thu hiệu quả hơn.

4. Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Hóa đơn bán tài sản công được quy định cụ thể tại Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Loại hóa đơn này có đặc điểm:

• Sử dụng cho việc bán tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công
• Yêu cầu ghi rõ tên, nguồn gốc tài sản và quyết định bán
• Có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

5. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Đây là loại hóa đơn chuyên dụng được sử dụng khi bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định. Đặc điểm chính:

• Ghi rõ nguồn gốc hàng dự trữ quốc gia
• Kèm theo quyết định xuất kho
• Được quản lý theo chế độ đặc thù

6. Chứng từ được quản lý như hóa đơn

Ngoài các loại hóa đơn chính thức, một số chứng từ được quản lý như hóa đơn bao gồm:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Sử dụng khi xuất kho hàng hóa để vận chuyển đến kho khác trong cùng doanh nghiệp
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Áp dụng khi doanh nghiệp xuất hàng cho đại lý bán hàng

Trường hợp đặc biệt: Công ty may mặc XYZ có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, khi chuyển hàng từ kho chính ở Hà Nội đến chi nhánh TP.HCM đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Việc này giúp công ty theo dõi được lượng hàng di chuyển và dễ dàng đối soát khi kiểm kê.

7. Hóa đơn điện tử thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử là điểm mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng cho các giao dịch thương mại điện tử, đặc biệt với các nhà cung cấp nước ngoài. Điểm đặc trưng:

• Có mã QR để tra cứu thông tin
• Tuân thủ chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế
• Có thể kết nối trực tiếp với hệ thống kê khai thuế

XEM THÊM: Thủ tục phân loại trang thiết bị y tế tại Hải Phòng

III. Nội dung bắt buộc trên các loại hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, nội dung bắt buộc trên hóa đơn bao gồm:

1. Tên, mẫu số hóa đơn
2. Ký hiệu hóa đơn
3. Số hóa đơn
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
7. Tổng số tiền thanh toán
8. Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán
9. Thời điểm lập hóa đơn
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã

Lưu ý quan trọng: Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử phải đảm bảo có đầy đủ các trường thông tin cần thiết theo định dạng chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế để phục vụ công tác quản lý thuế.

IV. Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể như sau:

1. Đối với bán hàng hóa

• Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa
• Khi người bán nhận được tiền trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi chuyển giao hàng hóa

2. Đối với cung cấp dịch vụ

• Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
• Khi lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa

3. Trường hợp đặc biệt

• Hoạt động xây dựng: Lập theo điều khoản thanh toán của hợp đồng
• Dịch vụ viễn thông, điện, nước: Theo kỳ thanh toán ghi trên hóa đơn
• Bán hàng số lượng lớn, phát sinh thường xuyên: Có thể lập hóa đơn sau thời điểm chuyển giao quyền sở hữu nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh

Trường hợp thực tế: Công ty Dược phẩm DEF cung cấp thuốc cho Bệnh viện ABC với tần suất 3 lần/tuần. Trước đây, công ty phải xuất hóa đơn riêng cho mỗi lần giao hàng. Với quy định mới, công ty được phép tổng hợp và xuất một hóa đơn vào cuối tháng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.

V. Quy định về ký hiệu, mẫu số hóa đơn

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn bao gồm 6 ký tự:

• 2 ký tự đầu là mã loại hóa đơn (01: GTGT, 02: Bán hàng, 03: GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế, 07: Hóa đơn bán tài sản công, v.v.)
• 1 ký tự tiếp theo là số thứ tự của hóa đơn (1, 2, 3…)
• 2 ký tự tiếp là năm lập hóa đơn
• 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hóa đơn (E: Điện tử, T: Điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, P: Giấy)

Điểm mới đáng chú ý: Thông tư 32/2025 bổ sung ký hiệu “08” cho hóa đơn thương mại điện tử và “T” cho hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

VI. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn theo quy định mới

1. Các trường hợp được phép thay thế, điều chỉnh hóa đơn

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn được thực hiện trong các trường hợp:

• Hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế
• Sai sót về mã hàng hóa, số lượng, giá trị hàng hóa
• Thỏa thuận giảm giá sau khi xuất hóa đơn
• Nhầm lẫn khi nhập liệu

2. Quy trình điều chỉnh hóa đơn

• Lập hóa đơn điều chỉnh nếu chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Lập hóa đơn thay thế nếu đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Ghi rõ việc thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn nào, lý do điều chỉnh

Kinh nghiệm thực tế: Công ty Thương mại Quốc tế GHI xuất nhầm hóa đơn cho khách hàng với số lượng sản phẩm là 1.000 thay vì 100. Nhận thấy sai sót, kế toán đã lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ lý do “điều chỉnh giảm số lượng từ 1.000 xuống 100” và tham chiếu đến hóa đơn gốc. Cách làm này được cơ quan thuế chấp nhận và không bị xử phạt.

VII. Vai trò của hóa đơn điện tử trong chuyển đổi số của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ kế toán mà còn là động lực quan trọng trong chuyển đổi số của doanh nghiệp:

1. Tiết kiệm chi phí: Giảm 70-80% chi phí so với hóa đơn giấy
2. Tăng hiệu quả quản lý: Tự động hóa quy trình kế toán, giảm sai sót
3. Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy sử dụng, góp phần bảo vệ rừng
4. Tạo cơ sở dữ liệu: Xây dựng hệ thống dữ liệu số giúp phân tích kinh doanh
5. Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế về minh bạch tài chính

Chia sẻ từ thực tế: Ông Nguyễn Văn A, Giám đốc Công ty TNHH Sản xuất XYZ cho biết: “Sau khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, công ty chúng tôi tiết kiệm được khoảng 35 triệu đồng/tháng chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Đồng thời, thời gian xử lý hóa đơn giảm từ 2-3 ngày xuống còn vài giờ.”

VIII. Xử lý vi phạm liên quan đến hóa đơn

Theo quy định mới nhất, các hành vi vi phạm về hóa đơn sẽ bị xử phạt nghiêm khắc:

1. Phát hành hóa đơn không đúng quy định: Phạt từ 4-8 triệu đồng
2. Sử dụng hóa đơn không hợp pháp: Phạt từ 10-20 triệu đồng
3. Làm giả hóa đơn: Phạt từ 20-50 triệu đồng hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự
4. Không xuất hóa đơn khi bán hàng: Phạt từ 10-20% số thuế trốn

Trường hợp điển hình: Năm 2024, Cục Thuế TP.HCM đã phát hiện và xử phạt một doanh nghiệp 350 triệu đồng vì sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nhằm trốn thuế. Đây là lời cảnh báo cho các doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về hóa đơn.

IX. Hướng dẫn áp dụng hiệu quả các loại hóa đơn trong doanh nghiệp

1. Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp

• Xác định đúng phương pháp tính thuế của doanh nghiệp
• Hiểu rõ đặc thù ngành nghề kinh doanh
• Tham khảo ý kiến tư vấn từ chuyên gia thuế

2. Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật

• Đầu tư hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn của Tổng cục Thuế
• Trang bị chữ ký số cho người có thẩm quyền
• Đảm bảo hệ thống kết nối internet ổn định

3. Đào tạo nhân sự

• Tập huấn kế toán về quy định mới
• Hướng dẫn quy trình xử lý các tình huống phát sinh
• Cập nhật kiến thức thường xuyên

Kinh nghiệm thực tiễn: Công ty Logistics JKL đã tổ chức khóa đào tạo chuyên sâu 2 ngày cho đội ngũ kế toán về các quy định mới của Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025. Kết quả là tỷ lệ sai sót trong việc lập và xử lý hóa đơn giảm 90% trong quý II/2025.

X. Kết luận và khuyến nghị

Các loại hóa đơn trong doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý, doanh nghiệp cần:

1. Cập nhật kịp thời các quy định mới về hóa đơn
2. Lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với đặc thù kinh doanh
3. Đầu tư hạ tầng công nghệ đáp ứng yêu cầu
4. Đào tạo nhân sự về quy định và quy trình xử lý hóa đơn
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia khi gặp tình huống phức tạp

Việc nắm vững và áp dụng đúng các loại hóa đơn mới nhất trong doanh nghiệp theo pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn là cơ hội để tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi:

Website: www.vanluat.vn
SĐT: 0888 283 698
Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 0888 283 698

Tin Liên Quan:

Bộ Luật lao động mới nhất 2023 & Các quyền lợi người lao động cần biết! Văn hóa doanh nghiệp là gì? Hướng dẫn Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Các công ty Doanh Nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Tự công bố sản phẩm bánh kẹo trong nước và nhập khẩu Luật đầu tư công là gì? Đầu tư công được hiểu như thế nào? Mẫu Hợp đồng mua bán song song hàng hóa ngôn ngữ Anh Việt Danh sách doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam