Cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài (thực hiện tại cấp tỉnh)

Việc đăng ký thường trú là một trong những quyền lợi cơ bản của công dân Việt Nam, bao gồm cả những người Việt Nam định cư ở nước ngoài có nguyện vọng quay trở về sinh sống lâu dài tại quê hương. Thủ tục “Cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài” là bước quan trọng, mở ra cánh cửa cho kiều bào ta ổn định cuộc sống, đóng góp vào sự phát triển của đất nước.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, cập nhật nhất về quy trình, thủ tục, hồ sơ cần thiết và các điều kiện liên quan đến việc cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài, thực hiện tại cấp tỉnh theo quy định mới nhất năm 2025.

Đối tượng áp dụng

Thủ tục này áp dụng cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài đang sử dụng hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu do nước ngoài cấp, có nguyện vọng đăng ký thường trú tại Việt Nam. Cụ thể bao gồm:

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài sử dụng hộ chiếu nước ngoài
Người Việt Nam định cư ở nước ngoài sử dụng giấy tờ thay thế hộ chiếu do nước ngoài cấp
Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng

Điều kiện thực hiện thủ tục

Theo quy định tại tiểu mục 1 Mục B Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06 năm 2021, người Việt Nam định cư ở nước ngoài muốn thực hiện thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam cần đáp ứng điều kiện sau:

Sử dụng hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu do nước ngoài cấp khi nhập cảnh vào Việt Nam
Có khả năng chứng minh quốc tịch Việt Nam hoặc từng có quốc tịch Việt Nam
Có chỗ ở hợp pháp tại Việt Nam

Hồ sơ cần thiết

Để thực hiện thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú, người Việt Nam định cư ở nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

1. Tờ khai đề nghị cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú

Sử dụng mẫu CT02 ban hành kèm theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA
Đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ Luật dân sự, người chưa đủ 14 tuổi thì thông qua người đại diện hợp pháp nộp hồ sơ
Kèm theo giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp trong trường hợp thực hiện thông qua người đại diện

2. Giấy tờ chứng minh nhân thân

Bản sao (kèm theo bản chính để đối chiếu) hộ chiếu hoặc giấy tờ thay hộ chiếu do nước ngoài cấp sử dụng để nhập cảnh Việt Nam lần gần nhất

3. Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam

Bản sao (kèm bản chính để đối chiếu) một trong các loại giấy tờ, tài liệu chứng minh có quốc tịch Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam về quốc tịch, có thể là:
- Giấy khai sinh
- Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam
- Giấy xác nhận mất quốc tịch Việt Nam
- Giấy tờ khác có ghi quốc tịch Việt Nam hoặc có giá trị chứng minh quốc tịch Việt Nam trước đây của người đó

Trình tự thực hiện thủ tục

Quá trình thực hiện thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài (thực hiện tại cấp tỉnh) diễn ra theo 4 bước chính:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định như đã nêu ở phần trên. Việc chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, đầy đủ sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Lưu ý:

Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định
Nên sắp xếp hồ sơ theo thứ tự để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiếp nhận
Chuẩn bị bản chính và bản sao của các giấy tờ quan trọng

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người làm thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đề nghị đăng ký thường trú.

Trong trường hợp:

Người mất năng lực hành vi dân sự
Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ Luật dân sự
Người chưa đủ 14 tuổi

→ Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp (kèm theo giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp).

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ quản lý xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ sẽ in giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả và trao cho người nộp hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn để người đến nộp hồ sơ làm lại.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin và trình hồ sơ lên cấp có thẩm quyền để xem xét, quyết định.

Bước 4: Nhận kết quả

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài có hai phương thức nhận kết quả:

Nhận trực tiếp: Đến trực tiếp nhận công văn trả lời tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đã nộp hồ sơ đề nghị đăng ký thường trú.
Nhận qua bưu điện: Đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện (cần thực hiện theo hướng dẫn của bưu điện và trả phí dịch vụ chuyển phát).

Thời gian và địa điểm thực hiện

Thời gian tiếp nhận hồ sơ:

Giờ hành chính các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6
Sáng thứ 7 hàng tuần
Trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật

Thời gian nhận kết quả:

Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần
Trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật

Địa điểm:

Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công dân đề nghị đăng ký thường trú

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài tối đa là 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong một số trường hợp phức tạp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn, nhưng cơ quan chức năng sẽ thông báo cho người làm thủ tục.

Lệ phí

Hiện nay, thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài không phải nộp lệ phí. Tuy nhiên, người làm thủ tục cần lưu ý các chi phí phát sinh như:

Chi phí dịch thuật, công chứng các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài
Phí dịch vụ chuyển phát bưu điện (nếu đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện)

Các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

1. Thông tin trong hồ sơ phải chính xác, rõ ràng

Các thông tin khai báo trong hồ sơ phải đảm bảo tính chính xác, trung thực. Việc cung cấp thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.

2. Chứng minh quốc tịch Việt Nam

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Người làm thủ tục cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam hoặc từng có quốc tịch Việt Nam.

3. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp

Mặc dù không yêu cầu nộp trong hồ sơ ban đầu, nhưng người làm thủ tục nên chuẩn bị sẵn giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp tại Việt Nam để phục vụ quá trình xác minh nếu cần.

4. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài

Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định.

5. Theo dõi tình trạng hồ sơ

Người làm thủ tục nên thường xuyên theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ thông qua số điện thoại hoặc email đã cung cấp.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú

1. Tôi đã mất giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam, tôi có thể thực hiện thủ tục này không?

Trong trường hợp không có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam, cơ quan chức năng sẽ tiến hành xác minh thông qua các phương thức khác như kiểm tra dữ liệu dân cư, hồ sơ lưu trữ về quốc tịch… Quá trình này có thể kéo dài hơn và yêu cầu bổ sung thông tin từ người làm thủ tục.

2. Tôi có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này không?

Đối với người đủ 14 tuổi trở lên có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, thủ tục này yêu cầu người làm thủ tục trực tiếp thực hiện. Riêng đối với người chưa đủ 14 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, thủ tục sẽ được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp.

3. Sau khi được cấp văn bản đồng ý, tôi cần làm gì để hoàn tất việc đăng ký thường trú?

Sau khi nhận được văn bản đồng ý, bạn cần tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký thường trú tại cơ quan công an cấp xã nơi bạn dự định đăng ký thường trú. Thủ tục này bao gồm việc nộp hồ sơ đăng ký thường trú và văn bản đồng ý đã được cấp.

4. Thủ tục này có hiệu lực trong bao lâu?

Văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp. Trong thời gian này, người được cấp văn bản cần hoàn tất thủ tục đăng ký thường trú. Nếu quá thời hạn, cần thực hiện lại thủ tục cấp văn bản đồng ý.

5. Tôi có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ của mình bằng cách nào?

Bạn có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ bằng cách:

Liên hệ trực tiếp với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi nộp hồ sơ
Sử dụng số biên nhận hồ sơ để tra cứu tình trạng qua cổng thông tin điện tử của cơ quan công an (nếu có)
Liên hệ qua số điện thoại hoặc email của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh

Những thay đổi trong quy định năm 2025

Năm 2025, một số quy định liên quan đến thủ tục cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã được cải tiến, nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân, cụ thể:

Thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tra cứu, đối chiếu thông tin công dân
Đơn giản hóa một số giấy tờ thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước
Người dân có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trực tuyến

Những cải tiến này giúp quá trình thực hiện thủ tục diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài có nguyện vọng đăng ký thường trú tại Việt Nam.

Kết luận

Thủ tục “Cấp văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú tại Việt Nam đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài” là bước quan trọng, tạo điều kiện cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài có nguyện vọng quay về sinh sống lâu dài tại quê hương. Thủ tục này được thực hiện tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công dân đề nghị đăng ký thường trú.

Với sự đơn giản hóa thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin, việc thực hiện thủ tục này trong năm 2025 đã trở nên thuận tiện hơn, góp phần thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc thu hút người Việt Nam ở nước ngoài về đầu tư, sinh sống tại quê hương.

Nếu bạn đang chuẩn bị thực hiện thủ tục này hoặc cần tư vấn chi tiết, hãy liên hệ với Công ty Vạn Luật – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý uy tín, để được hỗ trợ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.