Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym

Bạn đang đọc bài viết được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia pháp lý của Vạn Luật, cập nhật mới nhất cho năm 2026.

Câu chuyện của anh Minh và phòng tập mới

Trong một buổi chiều tháng 3/2026, anh Minh – một huấn luyện viên thể hình với hơn 8 năm kinh nghiệm – đứng trước mảnh đất trống tại khu đô thị mới ở quận 2, Tp.HCM. Ánh mắt anh sáng lên khi hình dung về phòng tập gym hiện đại sẽ mọc lên tại đây trong vài tháng tới. Tuy nhiên, niềm vui nhanh chóng nhường chỗ cho nỗi lo lắng khi anh nhận ra mình hoàn toàn mù mờ về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym.

“Tôi có thể huấn luyện cả trăm người tập hiệu quả, nhưng khi đối mặt với thủ tục hành chính, tôi thực sự bối rối,” anh Minh chia sẻ. Câu chuyện của anh không hề hiếm gặp. Theo thống kê của Hiệp hội Thể hình Việt Nam, có đến 65% các phòng tập mới gặp khó khăn, chậm trễ trong quá trình xin cấp phép, chủ yếu do thiếu hiểu biết về quy trình chuẩn bị hồ sơ.

Bài viết này sẽ là tấm bản đồ chi tiết, giúp bạn – như anh Minh – tự tin vượt qua “cơn ác mộng giấy tờ” để sớm biến ước mơ kinh doanh phòng tập gym thành hiện thực.

1. Tầm quan trọng của hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym

Góc nhìn pháp lý và thực tiễn

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym không đơn thuần là một tập tài liệu hành chính – đây chính là nền tảng pháp lý cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ:

Đảm bảo tính hợp pháp cho cơ sở kinh doanh
Tránh các khoản phạt hành chính (có thể lên đến 30-50 triệu đồng)
Tạo điều kiện thuận lợi khi tiến hành các hoạt động quảng bá, mở rộng
Xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác

Theo số liệu từ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch các tỉnh thành, năm 2025 đã có hơn 450 phòng tập gym bị xử phạt do thiếu giấy phép kinh doanh dịch vụ thể hình hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh. Điều này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu.

Vai trò trong chiến lược phát triển dài hạn

Một bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym hoàn chỉnh còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong các chiến dịch tri ân khách hàng. Cụ thể:

Tạo cơ sở pháp lý để tổ chức các sự kiện quảng bá, khuyến mãi
Là tiền đề để đăng ký thêm các dịch vụ bổ sung như huấn luyện cá nhân chuyên sâu, tư vấn dinh dưỡng
Mở đường cho việc liên kết với các đối tác chiến lược (bảo hiểm, thực phẩm bổ sung, dịch vụ y tế…)

Chị Thủy, chủ phòng tập Elite Fitness tại Hà Nội chia sẻ: “Sau khi hoàn thiện đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym, chúng tôi đã tổ chức thành công chiến dịch tri ân với hơn 200 khách hàng tham gia, góp phần tăng 35% doanh thu trong quý tiếp theo.”

2. Cấu trúc chi tiết hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym năm 2026

2.1 Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Trước khi tiến hành xin giấy phép kinh doanh phòng gym, bạn cần đăng ký thành lập doanh nghiệp với các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu của Phòng Đăng ký kinh doanh)
Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần)
Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có)
Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật
- Quyết định bổ nhiệm, CMND/CCCD của Giám đốc/Tổng Giám đốc

Lưu ý: Từ tháng 1/2026, tất cả hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ được nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.2 Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ thể hình

Đây là bộ hồ sơ cốt lõi, bao gồm:

Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ thể hình
- Sử dụng mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định 36/2019/NĐ-CP (cập nhật 2025)
- Có đóng dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Bản sao quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động của người quản lý chuyên môn
Bản sao một trong các giấy tờ chứng minh năng lực của người quản lý chuyên môn:
- Bằng cấp về chuyên ngành thể dục, thể thao từ bậc trung cấp trở lên
- Giấy chứng nhận tập huấn chuyên môn do cơ quan có thẩm quyền cấp
- Giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp (đã được công nhận tại Việt Nam)
Bản sao chứng từ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh:
- Hợp đồng thuê/mượn địa điểm
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng địa điểm
Bản kê khai cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo hoạt động
Biên bản kiểm tra an toàn kỹ thuật các trang thiết bị
- Theo quy định mới từ 2025, biên bản phải được cập nhật không quá 6 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ
Bản sao giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC (đối với cơ sở trên 150m²)
Tài liệu chứng minh đủ điều kiện về nhân viên chuyên môn
- Danh sách huấn luyện viên, kèm theo hợp đồng lao động và bằng cấp chuyên môn
- Ít nhất 30% nhân viên hướng dẫn tập luyện phải có chứng chỉ chuyên môn được công nhận

Quan trọng: Từ năm 2026, theo thông tư mới của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các phòng tập gym phải có ít nhất một nhân viên y tế được đào tạo về sơ cấp cứu hoặc hợp đồng hợp tác với cơ sở y tế gần nhất.

2.3 Các giấy tờ bổ sung theo yêu cầu đặc thù

Tùy thuộc vào quy mô, địa điểm và dịch vụ bổ sung, phòng tập gym có thể cần thêm các giấy tờ sau:

Giấy phép xây dựng (nếu có cải tạo, xây mới)
Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu có khu vực bán thực phẩm bổ sung, nước uống)
Hợp đồng xử lý chất thải (đối với phòng tập có diện tích từ 500m² trở lên)
Chứng từ đảm bảo tiêu chuẩn về tiếng ồn (đặc biệt quan trọng với các phòng tập trong khu dân cư)
Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm công cộng (mới áp dụng từ 2026 cho các phòng tập quy mô lớn)

3. Quy trình nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym

3.1 Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra kỹ các điểm sau:

Tất cả giấy tờ phải được chuẩn bị đúng mẫu, đầy đủ thông tin
Các bản sao phải được công chứng trong vòng 6 tháng
Đơn đề nghị phải có chữ ký và con dấu của người đại diện pháp luật
Hồ sơ cần được sắp xếp theo thứ tự quy định, đánh số trang rõ ràng

Mẹo chuyên gia: Chuẩn bị thêm 1-2 bộ hồ sơ phụ để đối chiếu hoặc bổ sung nếu cần.

3.2 Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình

Nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương
- Có thể nộp trực tiếp hoặc thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến (khuyến khích)
- Nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn giải quyết
Theo dõi trạng thái hồ sơ
- Qua cổng thông tin trực tuyến của Sở VHTTDL
- Thông qua tin nhắn SMS hoặc email (nếu đã đăng ký)
Phản hồi kịp thời nếu cần bổ sung
- Theo quy định mới từ 2025, cơ quan tiếp nhận phải thông báo yêu cầu bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
- Thời hạn bổ sung tối đa là 5 ngày làm việc
Nhận kết quả
- Trực tiếp tại Sở VHTTDL hoặc qua đường bưu điện
- Đóng lệ phí theo quy định (300.000 – 500.000đ tùy địa phương)

3.3 Thời gian xử lý và hiệu lực

Thời gian xử lý hồ sơ: 7-10 ngày làm việc (giảm từ 15 ngày so với quy định trước đây)
Hiệu lực của giấy phép: 5 năm (tăng từ 3 năm theo quy định cũ)
Thời gian gia hạn: Nộp hồ sơ gia hạn trước khi hết hạn ít nhất 30 ngày

4. Những điểm mới trong quy định về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym năm 2026

4.1 Yêu cầu về an toàn và phòng chống dịch bệnh

Sau đại dịch COVID-19, các quy định về an toàn y tế đã được bổ sung vào yêu cầu cấp phép:

Kế hoạch phòng chống dịch bệnh phải được đính kèm trong hồ sơ
Bản vẽ thiết kế phải thể hiện rõ hệ thống thông gió đạt tiêu chuẩn
Cam kết đảm bảo mật độ người tập không vượt quá quy định (4m²/người)
Bổ sung phương án xử lý khẩn cấp khi có sự cố y tế

4.2 Tiêu chuẩn mới về chuyên môn và đào tạo

Yêu cầu cao hơn về trình độ chuyên môn của đội ngũ huấn luyện viên
Bắt buộc có ít nhất 30% nhân viên có chứng chỉ hướng dẫn viên thể hình quốc tế
Bổ sung chứng chỉ về kiến thức dinh dưỡng thể thao cho ít nhất 1 nhân viên
Định kỳ cập nhật hồ sơ đào tạo nâng cao cho nhân viên (6 tháng/lần)

4.3 Quy định về bảo vệ người tiêu dùng

Bắt buộc cung cấp mẫu hợp đồng dịch vụ trong hồ sơ xin cấp phép
Phải có quy trình giải quyết khiếu nại rõ ràng
Yêu cầu mới về bảo hiểm trách nhiệm đối với hội viên
Công khai các cam kết về chất lượng dịch vụ

5. Những khó khăn thường gặp và giải pháp

5.1 Khó khăn về cơ sở vật chất

Nhiều phòng tập gặp khó khăn khi chứng minh đủ điều kiện về cơ sở vật chất, đặc biệt là các yêu cầu về diện tích, ánh sáng và thông gió.

Giải pháp:

Thuê đơn vị tư vấn thiết kế chuyên nghiệp về phòng tập gym
Tham khảo các tiêu chuẩn quốc tế (như ACSM – American College of Sports Medicine)
Ưu tiên không gian mở, tối ưu hóa diện tích sử dụng
Đầu tư hệ thống đo lường chất lượng không khí, ánh sáng để có số liệu cụ thể

5.2 Khó khăn về nhân sự chuyên môn

Thiếu nhân sự đáp ứng yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn là rào cản phổ biến.

Giải pháp:

Liên kết với các trường đào tạo thể dục thể thao để tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp
Tài trợ khóa học nâng cao cho nhân viên hiện có
Thuê chuyên gia tư vấn bán thời gian đáp ứng yêu cầu về quản lý chuyên môn
Hợp tác với các tổ chức cấp chứng chỉ quốc tế (như NASM, ACE, ISSA)

5.3 Khó khăn về tài chính

Chi phí tuân thủ các quy định ngày càng cao, đặc biệt với các phòng tập quy mô nhỏ.

Giải pháp:

Xây dựng kế hoạch phân bổ chi phí theo lộ trình
Ưu tiên đầu tư vào các hạng mục bắt buộc trước
Tận dụng các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ từ chính phủ
Xem xét mô hình đầu tư hợp tác để chia sẻ chi phí

6. Kinh nghiệm thực tế từ các doanh nghiệp thành công

Câu chuyện của Elite Fitness – Hà Nội

Elite Fitness tại Hà Nội đã hoàn thành hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym chỉ trong 3 tuần, nhanh hơn trung bình ngành (6-8 tuần). Chị Ngọc Anh – Giám đốc điều hành chia sẻ:

“Bí quyết của chúng tôi là chuẩn bị hồ sơ song song với quá trình xây dựng phòng tập. Mọi quyết định về thiết kế, trang thiết bị đều dựa trên các tiêu chuẩn cấp phép. Chúng tôi cũng chủ động tham khảo ý kiến của cơ quan chức năng ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi nộp hồ sơ mới phát hiện sai sót.”

Bài học từ Muscle Factory – TP.HCM

Muscle Factory đã phải nộp hồ sơ đến 3 lần mới được chấp thuận. Anh Tuấn – chủ phòng tập rút ra bài học:

“Sai lầm lớn nhất của chúng tôi là không tìm hiểu kỹ các quy định mới. Chúng tôi đã sử dụng mẫu đơn cũ, thiếu nhiều tài liệu bắt buộc như biên bản kiểm định thiết bị, kế hoạch phòng chống dịch bệnh. Nếu được làm lại, tôi sẽ thuê tư vấn chuyên nghiệp ngay từ đầu, tiết kiệm cả thời gian và chi phí.”

7. Tư vấn chuyên sâu từ Vạn Luật

7.1 Dịch vụ hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ

Vạn Luật cung cấp dịch vụ toàn diện trong việc chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym:

Tư vấn về loại hình doanh nghiệp phù hợp
Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo mẫu chuẩn nhất
Kiểm tra, rà soát hồ sơ trước khi nộp
Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ
Hỗ trợ giải trình, bổ sung khi cần thiết

7.2 Đánh giá sơ bộ điều kiện cấp phép

Trước khi bạn bắt đầu đầu tư xây dựng phòng tập, Vạn Luật có thể:

Khảo sát địa điểm dự kiến
Phân tích các yêu cầu pháp lý cụ thể tại địa phương
Đánh giá tính khả thi của dự án
Tư vấn điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng điều kiện cấp phép
Xây dựng lộ trình tuân thủ phù hợp với ngân sách

7.3 Hỗ trợ sau cấp phép

Mối quan hệ với khách hàng của Vạn Luật không kết thúc khi giấy phép được cấp:

Tư vấn về nghĩa vụ báo cáo định kỳ
Hỗ trợ gia hạn, điều chỉnh giấy phép khi cần
Cập nhật thông tin về thay đổi quy định
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh
Đồng hành trong các đợt thanh kiểm tra của cơ quan chức năng

8. Kết luận và hướng dẫn hành động

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh phòng tập gym là bước đi quan trọng trong hành trình xây dựng cơ sở kinh doanh dịch vụ thể hình hợp pháp và bền vững. Năm 2026, với các quy định ngày càng chặt chẽ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác đòi hỏi sự đầu tư thời gian và nguồn lực đáng kể.

Tuy nhiên, đây cũng chính là cơ hội để bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp, tạo sự khác biệt so với các đối thủ thiếu chuyên nghiệp trên thị trường.

Các bước hành động cụ thể:

Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn lực cần thiết
Đánh giá năng lực hiện có và xác định các điểm cần bổ sung
Tham khảo ý kiến chuyên gia càng sớm càng tốt
Chuẩn bị hồ sơ song song với quá trình xây dựng phòng tập
Duy trì liên hệ thường xuyên với cơ quan cấp phép

Đừng để thủ tục hành chính trở thành rào cản cho ước mơ kinh doanh của bạn. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tư vấn chuyên nghiệp, con đường từ ý tưởng đến phòng tập gym hoạt động hợp pháp sẽ ngắn hơn và thuận lợi hơn nhiều.

Người Viết: VẠN LUẬT

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi:

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

Website: www.vanluat.vn

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 0888 283 698