Doanh nghiệp mới dùng hóa đơn điện tử thế nào? Checklist thiết lập ban đầu

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập cần được thiết lập trước khi phát sinh việc lập hóa đơn theo quy định. Doanh nghiệp phải chọn đúng loại hóa đơn, đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, nhận thông báo chấp nhận và tổ chức quy trình lập, ký, gửi, lưu trữ. Mua phần mềm hoặc có chữ ký số chưa đồng nghĩa đã hoàn thành đăng ký sử dụng hóa đơn.

Checklist dưới đây dành cho doanh nghiệp đang chuẩn bị giao dịch đầu tiên. Nội dung đối chiếu đến ngày 30/09/2026 trên cơ sở Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Những hoạt động có quy định riêng về thời điểm lập hoặc hình thức hóa đơn cần được kiểm tra riêng.

Chốt ba thông tin trước khi mua gói hóa đơn

Thứ nhất, phương pháp tính thuế và loại hóa đơn. Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng không được chọn chỉ vì mẫu nào trông phù hợp. Kế toán cần xác định phương pháp kê khai, bản chất hoạt động và trường hợp áp dụng của doanh nghiệp để chọn loại đúng.

Thứ hai, hình thức sử dụng. Cần rà hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo điều kiện áp dụng. Với mô hình bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc phạm vi quy định, còn phải kiểm tra hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Không dùng ngưỡng doanh thu của hộ kinh doanh làm tiêu chí chung để loại trừ mọi doanh nghiệp.

Thứ ba, quy trình giao dịch. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thu tiền theo tiến độ hay có hoạt động đặc thù? Dữ liệu đầu vào và thời điểm lập hóa đơn sẽ khác nhau. Lựa chọn phần mềm nên dựa trên quy trình cần xử lý, thay vì chỉ so sánh giá theo số lượng hóa đơn.

Checklist thông tin và công cụ ban đầu

Hạng mục	Việc cần kiểm tra	Rủi ro thường gặp
Dữ liệu doanh nghiệp	Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và tình trạng hoạt động	Sao chép dữ liệu cũ hoặc khác hồ sơ đăng ký.
Chữ ký số	Chủ thể, hiệu lực, khả năng ký và người quản lý thiết bị hoặc tài khoản	Giao quyền ký rộng, không kiểm soát người sử dụng.
Email, điện thoại	Thông tin liên hệ đúng và có người theo dõi phản hồi	Bỏ lỡ yêu cầu giải trình hoặc thông báo của cơ quan thuế.
Phần mềm	Hỗ trợ loại hóa đơn, dữ liệu, quy trình và lưu trữ cần dùng	Mua gói không phù hợp hoạt động thực tế.
Phân quyền nội bộ	Ai tạo dữ liệu, ai kiểm tra, ai ký và ai xử lý sai sót	Một tài khoản dùng chung, khó xác định trách nhiệm.

Chữ ký số là công cụ xác thực trong các quy trình tương ứng, không phải sự chấp nhận của cơ quan thuế đối với đăng ký hóa đơn. Doanh nghiệp cũng cần tránh nhầm tài khoản thuế điện tử với tài khoản phần mềm của nhà cung cấp. Hai hệ thống có thể liên kết để xử lý hồ sơ, nhưng chức năng và trách nhiệm không giống nhau. Có thể đối chiếu Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa quy định về hóa đơn, chứng từ.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

1. Rà điều kiện và hình thức hóa đơn cần sử dụng.
2. Chuẩn bị thông tin đăng ký theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trong quy định hiện hành.
3. Gửi đăng ký bằng phương thức phù hợp và theo dõi phản hồi của cơ quan thuế.
4. Xử lý yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc xác minh nếu phát sinh.
5. Nhận và lưu thông báo chấp nhận đăng ký trước khi triển khai sử dụng theo quy định.
6. Cấu hình hệ thống, phân quyền và kiểm tra quy trình nội bộ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung yêu cầu kiểm tra thông tin đăng ký. Các thông tin liên quan người đại diện, email và điện thoại cần chính xác. Hồ sơ có dấu hiệu hoặc điều kiện cần kiểm tra có thể được yêu cầu giải trình, xác minh. Vì vậy, không nên hứa chắc doanh nghiệp mới nào cũng hoàn thành toàn bộ việc thiết lập trong một ngày.

Thời hạn xử lý được công bố cho từng bước cần phân biệt với tổng thời gian doanh nghiệp hoàn thiện dữ liệu, nhận yêu cầu và trả lời. Nếu đăng ký chưa được chấp nhận, doanh nghiệp phải làm rõ nguyên nhân; việc nhà cung cấp đã kích hoạt tài khoản không thay thế thông báo của cơ quan thuế. Có thể xem thêm các công việc sau khi thành lập công ty để chuẩn bị phần hồ sơ liên quan.

Kiểm tra trước hóa đơn đầu tiên

Trước khi phát hành, cần kiểm tra trạng thái đăng ký, loại hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua theo trường hợp, hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá, thuế và các dữ liệu bắt buộc. Mẫu hiển thị đẹp không bảo đảm dữ liệu đã đúng.

Kế toán và bộ phận bán hàng nên thống nhất cách chuyển chứng từ. Một giao dịch cần có dữ liệu đủ để xác định nội dung và thời điểm lập. Không chờ khách hàng “xin hóa đơn” mới xử lý những giao dịch mà pháp luật yêu cầu phải lập hóa đơn.

Việc kiểm tra kỹ thuật phải thực hiện ở môi trường thử hoặc chế độ hướng dẫn phù hợp. Không phát hành hóa đơn thật cho giao dịch giả chỉ để “test hệ thống”. Hóa đơn đã phát hành tạo dữ liệu nghiệp vụ và nghĩa vụ xử lý nếu sai, không phải một bản nháp có thể xóa tùy ý.

Thời điểm lập hóa đơn cần đưa vào quy trình bán hàng

Đối với hàng hóa, nguyên tắc chung gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; đối với dịch vụ, nguyên tắc chung gắn với hoàn thành cung cấp dịch vụ, có quy định về thu tiền và những trường hợp riêng. Hoạt động đặc thù cần đọc điều khoản áp dụng trước khi xây dựng quy trình. Có thể đối chiếu Cục Thuế: các nội dung mới của Nghị định 70.

Doanh nghiệp nên tạo bảng theo từng loại giao dịch: sự kiện phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, dữ liệu cần nhận, người chuyển dữ liệu và người kiểm tra. Ví dụ, bộ phận giao hàng phải báo thời điểm giao thực tế cho kế toán; bộ phận dự án cần xác định nghiệm thu, thanh toán và điều khoản liên quan. Không lấy một quy tắc cuối tháng áp dụng cho mọi doanh thu.

Khách hàng chưa thanh toán không phải lúc nào cũng là căn cứ để trì hoãn hóa đơn. Ngược lại, việc nhận một khoản tiền cũng cần phân loại đúng bản chất và trường hợp pháp luật quy định. Khi có giao dịch phức tạp, hãy xác định quy tắc trước khi ký hợp đồng thay vì xử lý sau bằng cách thay ngày.

Lưu trữ dữ liệu và xử lý sai sót

Doanh nghiệp cần lưu dữ liệu hóa đơn điện tử gốc, thông báo liên quan và chứng từ của giao dịch. Bản PDF giúp xem và gửi thông tin nhưng không nên được coi là toàn bộ hồ sơ điện tử gốc. Hãy kiểm tra khả năng xuất, đọc lại và khôi phục dữ liệu khi đổi nhà cung cấp hoặc nhân sự kế toán.

Phân quyền ký phải có người chịu trách nhiệm và quy trình bàn giao. Khi nhân viên nghỉ việc, cần cập nhật quyền truy cập và kiểm tra thiết bị hoặc tài khoản ký. Đối với chữ ký số từ xa, cũng cần kiểm soát việc xác thực và phê duyệt theo hệ thống đang sử dụng.

Khi phát hiện sai sót, xác định loại sai, trạng thái gửi và quy định xử lý hiện hành trước khi lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa quy định liên quan; không sử dụng cách “xóa rồi lập lại” như một thao tác mặc định. Lưu đủ chứng từ giải thích và thông báo theo trường hợp. Có thể đối chiếu Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Các việc sau thành lập cần phối hợp với hóa đơn

Hóa đơn điện tử nên được triển khai cùng hệ thống kế toán, hợp đồng, dữ liệu sản phẩm, tài khoản thanh toán và lịch nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu mỗi phần do một người làm mà không đối chiếu, tên và địa chỉ có thể không thống nhất, thời điểm ghi nhận có thể lệch và chứng từ có thể thiếu.

Có thể xem các công việc sau khi thành lập công ty để phối hợp kế hoạch ban đầu. Nếu đang chuẩn bị mở doanh nghiệp, trang dịch vụ thành lập công ty giúp trao đổi phạm vi hỗ trợ từ đăng ký đến thiết lập vận hành.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp chưa có doanh thu có cần mua hóa đơn ngay?

Cần chuẩn bị phù hợp kế hoạch giao dịch và hoàn thành đăng ký trước khi sử dụng theo quy định. Không nên áp một mốc “phải mua trong 30 ngày” cho mọi doanh nghiệp nếu không có căn cứ tương ứng.

Có chữ ký số là xuất hóa đơn được chưa?

Chưa thể kết luận. Cần có đăng ký được chấp nhận, hình thức hóa đơn phù hợp và hệ thống được cấu hình đúng.

Gói hóa đơn của nhà cung cấp đã bao gồm mọi việc về thuế?

Phạm vi phụ thuộc hợp đồng dịch vụ. Doanh nghiệp vẫn cần người phụ trách dữ liệu, thời điểm lập, kê khai và xử lý sai sót; không mặc định nhà cung cấp chịu toàn bộ trách nhiệm kế toán.

Vạn Luật hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị quy trình ban đầu

Để rà hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập, hãy cung cấp hoạt động kinh doanh, phương pháp thuế đang áp dụng, kế hoạch giao dịch và trạng thái đăng ký hiện tại. Vạn Luật có thể hỗ trợ xác định việc cần làm và phối hợp hồ sơ sau thành lập. Phạm vi công việc được chốt theo tài liệu thực tế, không dựa trên một gói mặc định cho mọi doanh nghiệp.