Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót nghị định 123/2020/nđ-cp

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, việc xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót là vấn đề nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/nđ-cp, giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Tổng quan về hóa đơn điện tử và nghị định 123/2020/nđ-cp

Nghị định 123/2020/nđ-cp được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng điều chỉnh việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, Điều 19 của Nghị định này quy định cụ thể về việc xử lý hóa đơn có sai sót.

Theo quy định mới nhất năm 2025, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán, tránh rủi ro về thuế và kế toán cho doanh nghiệp.

Các trường hợp sai sót thường gặp với hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều loại sai sót khác nhau. Dưới đây là những trường hợp phổ biến:

Sai thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế
Sai nội dung hàng hóa: tên hàng, quy cách, chất lượng
Sai dữ liệu tính toán: đơn giá, số lượng, thành tiền
Sai thuế suất hoặc tiền thuế
Hóa đơn trùng lặp: xuất nhiều hóa đơn cho cùng một giao dịch

Mỗi loại sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau theo quy định của Nghị định 123/2020/nđ-cp và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

XEM THÊM: Thủ tục báo tăng bhxh: hồ sơ, trình tự thực hiện thế nào?

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót nghị định 123/2020/nđ-cp

XEM THÊM: Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất theo nghị định 123/2020 nđ-cp và thông tư 78/2021/tt-btc

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/nđ-cp

1. Trường hợp hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, quy trình xử lý như sau:

Bước 1: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/nđ-cp) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo và xử lý hủy hóa đơn sai sót trong hệ thống.
Bước 4: Sau khi được cấp mã mới, người bán gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ trong hệ thống để phục vụ tra cứu khi cần thiết.

2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

2.1. Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế

Khi hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) đã gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót:

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
Người bán không phải lập lại hóa đơn mới.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần thông báo.

2.2. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa không đúng quy cách

Khi hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Nếu có thỏa thuận, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm”.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm”.
Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

XEM THÊM: Áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Xử lý bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót

Ngoài việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc xử lý bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử khi có sai sót. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, có các trường hợp sau:

1. Thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử trong bảng tổng hợp

Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, nếu phát hiện thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán cần gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

2. Bảng tổng hợp dữ liệu có sai sót

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

3. Điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp

Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/nđ-cp phải điền đủ các thông tin:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn

Các thông tin này được điền vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/nđ-cp.

Quy trình xử lý của cơ quan thuế

Khi nhận được thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót từ người bán, cơ quan thuế sẽ thực hiện quy trình xử lý như sau:

Tiếp nhận thông báo: Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Xử lý thông báo: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/nđ-cp.
Ghi nhận kết quả: Cơ quan thuế ghi nhận kết quả xử lý hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót và lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ trong hệ thống để phục vụ tra cứu khi cần thiết.

Lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Để đảm bảo việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện đúng quy định và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

Thời gian xử lý: Cần xử lý ngay khi phát hiện sai sót để tránh ảnh hưởng đến quyết toán thuế.
Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Lưu trữ tất cả các văn bản thỏa thuận, thông báo liên quan đến việc xử lý hóa đơn sai sót.
Chú ý mẫu biểu: Sử dụng đúng mẫu biểu theo quy định tại Nghị định 123/2020/nđ-cp và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Theo dõi phản hồi: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế về việc tiếp nhận và xử lý thông báo.
Cập nhật kế toán: Cập nhật kịp thời các bút toán kế toán liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn.

Ví dụ thực tế về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Ví dụ 1: Sai tên người mua nhưng đúng mã số thuế

Công ty A xuất hóa đơn điện tử cho Công ty B với mã số thuế chính xác nhưng ghi sai tên công ty (ghi “Công ty TNHH B” thay vì “Công ty Cổ phần B”). Trong trường hợp này:

Công ty A thông báo cho Công ty B về sai sót.
Công ty A không cần lập hóa đơn mới.
Công ty A gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Ví dụ 2: Sai số tiền trên hóa đơn

Công ty X xuất hóa đơn điện tử cho Công ty Y với giá trị hàng hóa là 10.000.000 đồng, nhưng thực tế giá trị là 12.000.000 đồng. Trong trường hợp này:

Công ty X và Công ty Y lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Công ty X lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với giá trị chênh lệch 2.000.000 đồng.
Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm”.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/nđ-cp là quy trình quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ. Tùy thuộc vào loại sai sót và thời điểm phát hiện, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp xử lý khác nhau như đã hướng dẫn trong bài viết.

Để tránh rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn kỹ lưỡng trước khi phát hành và thường xuyên cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử.

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xử lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử có sai sót, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Mọi thông tin cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0919 123 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau: