#1 Hóa đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về Hóa đơn điện tử

Hóa đơn: là một chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thủ tục này đang được thực hiện trong khuôn khổ cải cách thủ tục hành chính, bắt đầu từ tháng 11/2018 và sẽ được thử nghiệm trao đổi thông tin, mở rộng phạm vi toàn quốc, đặc biệt trong ngành Hải quan. Tuy nhiên, đây là một thuật ngữ mới, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận và cần có sự tìm hiểu trước khi áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây, Công Ty Vạn Luật sẽ giải thích và hướng dẫn các thủ tục liên quan để hỗ trợ các thông tin cần thiết giúp Quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hóa đơn điện tử:

Những điều cần biết về Hóa đơn điện tử

1/ Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo, lập, và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử có thể bao gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung của hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

2/ Điều kiện để công nhận hóa đơn điện tử

Cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra dưới dạng cuối cùng. Tiêu chí để đảm bảo tính toàn vẹn là thông tin không bị thay đổi, trừ các thay đổi về hình thức xảy ra trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3/ Thủ tục pháp lý của hóa đơn điện tử

Để phát triển hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 1, được ban hành kèm theo Thông tư 32).
Thông báo việc phát triển hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý và đăng lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02, được ban hành kèm theo Thông tư 32).
Thực hiện ký số vào mẫu hóa đơn, sau đó gửi tới cơ quan quản lý thuế.

4/ Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:

a/ Lập hóa đơn điện tử:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức tạo ra hóa đơn điện tử) thực hiện việc lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của mình.
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức tạo ra hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian hỗ trợ giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b/ Gửi hóa đơn điện tử:

Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện việc lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử và gửi trực tiếp đến hệ thống của người mua hàng hóa, dịch vụ theo quy trình truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Gửi thông qua tổ chức trung gian hỗ trợ giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian hỗ trợ giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử, sau đó gửi hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán cho người mua.

c/ Xử lý hóa đơn điện tử đã lập:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, hóa đơn chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận từ cả hai bên. Hóa đơn điện tử đã bị hủy phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập một văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử được lập sau đó phải ghi rõ việc điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Dựa vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện việc kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

5/ Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

a/ Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Quá trình chuyển đổi chỉ được thực hiện một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải tuân thủ đầy đủ yêu cầu quy định và phải có chữ ký của người đại diện theo quy định pháp luật của người bán, cùng với dấu của người bán.

b/ Điều kiện

Phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

c/ Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi, và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

d/ Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua hàng không? Bài viết này được viết bởi Công Ty Vạn Luật để giải đáp các vướng mắc đó của các bạn và những điều mà bạn quan tâm về hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu, chữ ký của người mua không?

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát triển và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng phục vụ đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
Vì vậy:
– Nếu doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký) -> Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký của người mua.
– Nếu doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì -> Hóa đơn điện tử phải có chữ ký.

2. Theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể như sau:

Tại Khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5 Điều 5 của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định:

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của Hóa đơn điện tử:

2.1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

2.2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có hoàn toàn các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Căn cứ vào các quy định nêu trên:

– Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.
– Hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc hỗ trợ hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như:

Phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận hàng hóa
Biên nhận thanh toán
Phiếu thu,…

-> Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện phục vụ của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

3.3. Đảm bảo hơn: Các bạn có thể tra cứu hóa đơn đó bằng cách cụ thể như sau:

Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có hoàn toàn các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có hoàn toàn các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thiết kế theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, tuân thủ tốt pháp luật thuế, căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Công Ty Vạn Luật xin chúc các bạn thành công. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn, kế toán thuế, quyết toán thuế, bạn có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán thuế chuyên sâu.

Để được tư vấn và hỗ trợ từ các chuyên gia của Công Ty Vạn Luật, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline: 0919 123 698 hoặc gửi email tới hòm thư lienhe@vanluat.vn</blockquote