Thay đổi địa chỉ trụ sở địa điểm Kinh Doanh

Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở địa điểm kinh doanh năm 2026, dựa trên các quy định mới nhất của pháp luật. Doanh nghiệp sẽ hiểu rõ quy trình, biểu mẫu cần thiết và những lưu ý quan trọng khi tiến hành thay đổi địa chỉ doanh nghiệp.

1. Khái quát về thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh

Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh là thủ tục hành chính bắt buộc khi doanh nghiệp di chuyển địa điểm hoạt động chính. Đây không đơn thuần là việc cập nhật thông tin, mà còn liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý, thuế và quản lý doanh nghiệp.

Tùy vào phạm vi thay đổi, thủ tục này có thể đơn giản hoặc phức tạp:

Thay đổi trong cùng quận/huyện: đơn giản hơn, không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Thay đổi khác quận/huyện/tỉnh: phức tạp hơn, cần làm thủ tục chuyển đổi cơ quan thuế

Trường hợp của anh Nguyễn Văn A, Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Phúc Lộc, cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu rõ quy trình này. Khi chuyển trụ sở từ quận Hoàn Kiếm sang quận Cầu Giấy, anh A đã không thực hiện đúng trình tự thủ tục với cơ quan thuế trước, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại và mất thêm 2 tuần để hoàn thiện.

“Tôi nghĩ chỉ cần làm thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là đủ, không ngờ phải thực hiện với cơ quan thuế trước. Điều này khiến kế hoạch kinh doanh của chúng tôi bị đình trệ gần 1 tháng,” anh A chia sẻ.

2. Cơ sở pháp lý mới nhất 2026

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh trong năm 2026 được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Thông tư 68/2025/TT-BTC hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Luật Doanh nghiệp 2024 và các văn bản sửa đổi, bổ sung
Luật Quản lý thuế 2025

Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy định về đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp đã có những điều chỉnh quan trọng. Cụ thể:

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục với Cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ cần nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
Thời hạn xử lý hồ sơ rút ngắn còn 03 ngày làm việc (thay vì 05 ngày như trước đây).

So với quy định năm 2025, thủ tục năm 2026 đã được cải tiến theo hướng:

Đơn giản hóa biểu mẫu
Tăng cường xác thực điện tử
Giảm thời gian xử lý hồ sơ
Phân cấp rõ ràng giữa các cơ quan đăng ký kinh doanh

3. Các trường hợp buộc phải thực hiện thay đổi địa chỉ

Doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh trong những trường hợp sau:

Chuyển địa điểm kinh doanh đến vị trí mới
Địa chỉ hiện tại thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính
Thay đổi tên đường, số nhà theo quy hoạch mới
Chuyển đổi mô hình kinh doanh cần không gian lớn hơn
Mở rộng quy mô hoạt động
Tối ưu chi phí vận hành

Tuy nhiên, theo quy định mới năm 2026, doanh nghiệp không bắt buộc phải cập nhật địa chỉ mới nếu sự thay đổi chỉ do điều chỉnh địa giới hành chính. Doanh nghiệp có thể cập nhật khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp.

Công ty CP Công nghệ Tân Tiến là ví dụ điển hình. Khi chuyển từ không gian văn phòng 200m² sang khu công nghiệp với diện tích 2000m², việc thay đổi địa chỉ trụ sở là bắt buộc để phù hợp với quy mô sản xuất mới. Quá trình này đã được hoàn tất trong 5 ngày làm việc nhờ chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình.

4. Quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh năm 2026 được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đang hoạt động
Nhận xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu chuyển sang cơ quan thuế khác)

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu)
Nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông
Các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…)

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới
Có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 4: Nhận kết quả

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật địa chỉ mới

Bước 5: Thông báo sau thay đổi

Thông báo cho đối tác, khách hàng về địa chỉ mới
Cập nhật thông tin trên website, ấn phẩm quảng cáo, hóa đơn…
Làm thủ tục thay đổi con dấu (nếu cần)

Đối với doanh nghiệp trong khu công nghệ cao, từ năm 2026, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao đã trở thành cơ quan đăng ký kinh doanh trực tiếp, giúp đơn giản hóa và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục.

5. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu 12 Thông tư 68/2025/TT-BTC)
- Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp
- Nêu rõ địa chỉ trụ sở cũ và mới
- Ký tên, đóng dấu
Nghị quyết/Quyết định về việc thay đổi địa chỉ
- Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết của Hội đồng thành viên
- Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông
- Đối với công ty hợp danh: Nghị quyết của các thành viên hợp danh
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới
- Hợp đồng thuê/mượn địa điểm
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng đất, nhà
- Văn bản đồng ý của chủ sở hữu cho phép sử dụng địa điểm làm trụ sở
Hồ sơ thủ tục thuế
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu thay đổi cơ quan thuế quản lý)

Từ năm 2026, các biểu mẫu đăng ký đã được chuẩn hóa và đơn giản hóa, với nhiều trường thông tin được tích hợp sẵn từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giúp giảm thời gian kê khai và tỷ lệ sai sót.

“Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ từ đầu giúp chúng tôi tiết kiệm được thời gian đáng kể,” bà Trần Thị B, kế toán trưởng Công ty CP Thực phẩm Miền Bắc chia sẻ. “Đặc biệt là việc hoàn tất thủ tục thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ, giúp tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.”

6. Thủ tục với cơ quan thuế

Trước khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh, doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục với cơ quan thuế, bao gồm:

Trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng địa bàn cơ quan thuế quản lý:

Nộp thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi
Không cần thực hiện thủ tục chuyển đổi cơ quan thuế

Trường hợp thay đổi địa chỉ khác địa bàn cơ quan thuế quản lý:

Nộp hồ sơ chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đang kê khai thuế
Hoàn thành tất cả nghĩa vụ thuế còn tồn đọng
Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Nhận xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế
Nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế mới

Lưu ý quan trọng: Theo quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trao đổi trực tiếp với cơ quan thuế để xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục thuế, trong thời hạn 01 ngày làm việc. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.

“Quy trình liên thông giữa cơ quan thuế và đăng ký kinh doanh đã cải thiện rõ rệt so với trước,” ông Lê Văn C, Giám đốc Công ty TNHH Dịch vụ Logistics Hà Nội nhận xét. “Trước đây chúng tôi phải chờ đợi cả tháng, giờ đây chỉ mất khoảng 5 ngày làm việc là có thể hoàn tất toàn bộ thủ tục.”

Thay đổi địa chỉ trụ sở địa điểm Kinh Doanh — Thay đổi địa chỉ trụ sở vị trí Kinh Doanh

7. Thời gian và chi phí thực hiện

Thời gian xử lý hồ sơ:

Thủ tục với cơ quan thuế: 3-5 ngày làm việc
Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc (theo quy định mới của Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
Tổng thời gian: 6-8 ngày làm việc (nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ)

Chi phí thực hiện:

Phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:
- Nộp trực tiếp: 100.000 VNĐ
- Nộp qua mạng điện tử: 50.000 VNĐ
Chi phí khác:
- Công chứng tài liệu (nếu cần): 20.000 – 50.000 VNĐ/tài liệu
- Dịch vụ tư vấn pháp lý (nếu sử dụng): 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ
- Chi phí làm con dấu mới (nếu cần): 400.000 – 1.000.000 VNĐ
- In ấn hóa đơn, chứng từ mới: 500.000 – 2.000.000 VNĐ

Năm 2026, với việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong thủ tục hành chính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh qua mạng điện tử, sử dụng chữ ký số và xác thực điện tử.

Một điểm đáng chú ý là từ năm 2026, doanh nghiệp thành lập tại các khu công nghệ cao được hưởng ưu đãi về thời gian xử lý hồ sơ (chỉ 02 ngày làm việc) và giảm 50% phí đăng ký thay đổi.

8. Thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Ngoài thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Thủ tục này có một số điểm khác biệt:

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (theo mẫu)
Quyết định về việc thay đổi địa chỉ của người đại diện theo pháp luật
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới

Nơi nộp hồ sơ:

Trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh/thành phố: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh
Trường hợp thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động tại địa điểm cũ và đăng ký mới tại địa điểm mới

Thời gian xử lý:

03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Theo quy định mới năm 2026, việc thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh do điều chỉnh địa giới hành chính không bắt buộc phải cập nhật ngay, doanh nghiệp có thể thực hiện khi có nhu cầu hoặc khi thực hiện thay đổi nội dung khác.

9. Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh, doanh nghiệp thường gặp những sai sót sau:

Sai sót thường gặp:

Không thực hiện thủ tục với cơ quan thuế trước
- Hậu quả: Hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian thực hiện
- Khắc phục: Hoàn tất thủ tục thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ
Địa chỉ mới không đủ điều kiện làm trụ sở
- Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối, phải tìm địa điểm khác
- Khắc phục: Kiểm tra kỹ quy hoạch, giấy tờ pháp lý của địa điểm mới
Thông tin không nhất quán giữa các giấy tờ
- Hậu quả: Yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ
- Khắc phục: Rà soát kỹ thông tin trước khi nộp
Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm
- Hậu quả: Hồ sơ không được chấp nhận
- Khắc phục: Chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê, giấy tờ sở hữu hoặc văn bản đồng ý
Không cập nhật thông tin trên con dấu, hóa đơn
- Hậu quả: Vi phạm quy định về sử dụng con dấu, hóa đơn
- Khắc phục: Làm con dấu mới và thông báo phát hành hóa đơn tại địa chỉ mới

Từ năm 2026, với việc tích hợp cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về tính chính xác và nhất quán của thông tin kê khai để tránh bị từ chối do sai lệch thông tin.

Bà Nguyễn Thị D, chuyên viên tư vấn tại Vạn Luật, chia sẻ: “Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua việc kiểm tra tính phù hợp của địa điểm mới với ngành nghề kinh doanh. Ví dụ, một công ty sản xuất không thể đặt trụ sở tại khu dân cư có quy hoạch không cho phép hoạt động sản xuất.”

10. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ trụ sở

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Vạn Luật.

Dịch vụ của Vạn Luật bao gồm:

Tư vấn quy trình, thủ tục đầy đủ
Soạn thảo hồ sơ theo đúng quy định
Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế
Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ
Nhận và bàn giao kết quả
Hướng dẫn các thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ:

Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại
Hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại
Được tư vấn bởi chuyên gia am hiểu pháp luật
Nhanh chóng hoàn tất thủ tục

Công ty TNHH Thời trang Minh Anh là một ví dụ điển hình về hiệu quả của dịch vụ tư vấn. Khi cần chuyển trụ sở từ Hà Nội vào TP.HCM, công ty đã sử dụng dịch vụ của Vạn Luật và hoàn tất toàn bộ thủ tục chỉ trong 7 ngày làm việc, không gặp bất kỳ trở ngại nào về hồ sơ hay thủ tục.

Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh là thủ tục quan trọng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Với những cải cách hành chính trong năm 2026, thủ tục này đã được đơn giản hóa đáng kể, tuy nhiên vẫn đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết về quy định pháp luật.

Việc nắm vững các bước thực hiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, việc tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Vạn Luật là lựa chọn hợp lý để đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và đúng pháp luật.

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi:

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

Website: www.vanluat.vn

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 0888 283 698