Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội & nộp hồ sơ báo chốt BHXH

Bài viết này của Công Ty Vạn Luật sẽ cung cấp thông tin cần thiết để giúp doanh nghiệp thực hiện các bước trong thủ tục báo chốt bảo hiểm xã hội

Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội

Khi người lao động nghỉ việc tại tổ chức thì người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải tiến hành thủ tục chốt  sổ cho người lao động tại tổ chức. Thủ tục để chốt sổ khá đơn giản, hồ sơ bao gồm:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 phiên bản
2. Tờ bìa sổ BHXH
3. Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
4. Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 phiên bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại tổ chức và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật thông thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Hình thức nộp hồ sơ báo chốt sổ bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH, nhưng phải đặt trụ sở chính tại cùng quận/huyện. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ. Sau khi chốt, cơ quan BHXH sẽ trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ cho người lao động.

Trước khi báo chốt, doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động, gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, 1 bản.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, 1 bản.
• Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng), 1 bản 1 người.
• Quyết định/Thông báo dứt hợp đồng lao động sao y bản, 1 bản 1 người.

Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, nhưng phải đặt trụ sở chính tại cùng quận/huyện. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận.

Lưu ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động cùng lúc, người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán đầy đủ tiền đóng BHXH. Khi người lao động thôi việc tại tổ chức, phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH trong vòng 7 ngày (tối đa 30 ngày). Nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế, sẽ bị truy thu lãi suất nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

XEM THÊM: Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội theo Quyết định 595/QĐ-BHXH

Cho tôi hỏi tổ chức tôi có lao động nghỉ việc và muốn tự mình đi chốt sổ. Không biết như vậy có được không, thủ tục như thế nào? Nhờ các bạn tư vấn giúp tôi! Tôi cám ơn nhiều!

Khi người lao động nghỉ việc làm thế nào để chốt sổ? Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi dứt hợp đồng lao động

Chốt sổ bảo hiểm xã hội Tư vấn bảo hiểm xã hội:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Tổng đài tư vấn. Với trường hợp của bạn; chúng tôi xin trả lời cho bạn như sau:

Thứ nhất, về trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ Điều 47 Bộ luật lao động 2012 thì, khi dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có nghĩa vụ:

• “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác nhưng người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

Đồng thời, căn cứ theo khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:

“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động. Người lao động không thể tự đi chốt sổ được.

XEM THÊM: Quy định cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm

Thứ nhì, về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Bước 1: Thực hiện thủ tục báo giảm lao động

Bạn cần tuân thủ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 600a để thực hiện thủ tục báo giảm lao động đóng BHXH và BHYT. Bên tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (theo mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS) (nếu có).

Bước 2: Chốt sổ cho người lao động

Theo Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/SO áp dụng từ ngày 10/10/2017, hồ sơ bao gồm:

• Sổ BHXH hoặc sổ BHXH và các trang tờ rời hoặc tờ bìa sổ BHXH và các trang tờ rời (phiên bản chính).