Cấp lại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại mà Việt Nam tham gia. Tuy nhiên, trong quá trình vận chuyển và giao dịch, không ít trường hợp C/O bị thất lạc, hư hỏng hoặc cần điều chỉnh thông tin, đòi hỏi phải cấp lại giấy chứng nhận này.

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục và những lưu ý quan trọng khi cấp lại C/O theo quy định mới nhất năm 2025.

Những trường hợp cần cấp lại C/O

Trường hợp bắt buộc phải cấp lại

C/O bị mất hoặc thất lạc
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống C/O bị thất lạc trong quá trình vận chuyển quốc tế. Trường hợp điển hình xảy ra với Công ty XNK Đại Phát khi lô hàng dệt may xuất sang Hàn Quốc năm 2024 bị chậm thông quan do C/O bị thất lạc giữa chừng.
C/O bị hư hỏng không sử dụng được
C/O có thể bị hư hỏng do điều kiện thời tiết, vận chuyển hoặc bảo quản không đúng cách. Doanh nghiệp cần nhanh chóng làm thủ tục cấp lại để tránh ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
Thông tin trên C/O cần điều chỉnh
Khi phát hiện sai sót về thông tin (tên hàng, số lượng, xuất xứ…) trên C/O đã cấp, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp lại để đảm bảo tính chính xác của chứng từ.

Trường hợp có thể xem xét cấp lại

C/O hết hạn hiệu lực
Tùy thuộc vào loại C/O, thời hạn hiệu lực thường là 12 tháng kể từ ngày cấp. Nếu quá thời hạn này mà hàng hóa vẫn chưa hoàn tất thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp có thể làm thủ tục cấp lại.
Yêu cầu từ cơ quan hải quan nước nhập khẩu
Một số trường hợp, cơ quan hải quan nước nhập khẩu có thể yêu cầu bổ sung hoặc thay thế C/O nếu có nghi ngờ về tính xác thực hoặc đầy đủ của thông tin.

Quy trình cấp lại C/O chi tiết năm 2025

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại

Hồ sơ đề nghị cấp lại C/O bao gồm:

Đơn đề nghị cấp lại C/O (Mẫu 04 – Nghị định 31/2018/NĐ-CP, có cập nhật mới 2025)
Đơn phải nêu rõ lý do cấp lại và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai báo.
Bản sao C/O đã cấp (nếu còn)
Trong trường hợp bị mất hoàn toàn, doanh nghiệp cần có giải trình chi tiết và cam kết.
Các chứng từ gốc liên quan đến lô hàng
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn
- Tờ khai hải quan
- Bảng kê khai chi tiết hàng hóa xuất khẩu
- Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất
- Quy trình sản xuất hàng hóa (nếu có)
Giấy xác nhận từ bên nhập khẩu (trong trường hợp C/O bị thất lạc)
Đây là giấy tờ quan trọng giúp xác minh việc C/O chưa được sử dụng tại nước nhập khẩu.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Phương thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan cấp C/O
- Bộ Công Thương (đối với Form D, E, AK, VK, AANZ, AIFTA…)
- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – VCCI (đối với Form A, B, C…)
- Các cơ quan được ủy quyền khác
Nộp qua hệ thống điện tử
- Hệ thống eCOSys của Bộ Công Thương (https://ecosys.gov.vn)
- Cổng thông tin điện tử của VCCI (https://co.vcci.com.vn)
Lưu ý: Từ năm 2025, việc nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử được ưu tiên xử lý nhanh hơn so với nộp trực tiếp.

Phí cấp lại C/O

Chi phí cấp lại C/O năm 2025 dao động từ 60.000 đến 200.000 VNĐ tùy loại Form và cơ quan cấp. Trường hợp do lỗi của cơ quan cấp, doanh nghiệp không phải trả phí cấp lại.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Thời gian xử lý
- Hồ sơ điện tử không có vấn đề: 4 giờ làm việc
- Hồ sơ cần xác minh thêm: 8 giờ làm việc
- Trường hợp đặc biệt (cần kiểm tra thực tế): 3 ngày làm việc
Theo dõi tình trạng hồ sơ
Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua hệ thống điện tử hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp.
Nhận kết quả
- Nhận trực tiếp tại cơ quan cấp
- Nhận qua đường bưu điện (nếu đăng ký)
- Tải xuống bản điện tử có mã xác thực (áp dụng đối với một số Form)

Những thay đổi quan trọng trong quy định cấp lại C/O năm 2025

Rút ngắn thời gian xử lý

So với quy định trước đây, thời gian xử lý hồ sơ cấp lại C/O năm 2025 đã được rút ngắn đáng kể. Trường hợp điển hình là Công ty TNHH Thương mại Việt Hàn, chỉ mất 2 giờ để được cấp lại C/O Form AK cho lô hàng nông sản xuất sang Hàn Quốc, giúp tiết kiệm 1 ngày trong quy trình thông quan.

Ứng dụng công nghệ số

Hệ thống cấp C/O điện tử được nâng cấp, cho phép:

Xác thực thông tin nhanh chóng
Kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu hải quan, giúp xác minh thông tin xuất khẩu nhanh chóng và chính xác.
Truy xuất lịch sử C/O
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu và tải lại thông tin các C/O đã được cấp trong quá khứ.
Cổng thanh toán trực tuyến
Thanh toán phí cấp lại C/O qua các hình thức thanh toán điện tử, không cần đến quầy giao dịch.

Tăng cường kiểm soát gian lận

Để ngăn chặn việc lợi dụng cấp lại C/O để gian lận thương mại, quy định mới yêu cầu:

Xác minh chéo với cơ quan hải quan nước nhập khẩu
Cơ quan cấp C/O Việt Nam sẽ phối hợp với cơ quan hải quan nước nhập khẩu để xác minh C/O chưa được sử dụng trước khi cấp lại.
Hạn chế số lần cấp lại
Mỗi lô hàng chỉ được cấp lại C/O tối đa 2 lần trong năm 2025, trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan có thẩm quyền xem xét.
Lưu trữ thông tin cấp lại
Thông tin về việc cấp lại C/O được lưu trữ và theo dõi trên hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục cấp lại C/O

Đảm bảo tính nhất quán của thông tin

Thông tin trên C/O cấp lại phải hoàn toàn trùng khớp với C/O gốc, trừ các thông tin cần điều chỉnh (nếu đây là lý do cấp lại). Bất kỳ sự khác biệt không được giải thích đều có thể dẫn đến việc từ chối cấp lại.

Thời điểm đề nghị cấp lại phù hợp

Doanh nghiệp nên làm thủ tục cấp lại C/O ngay khi phát hiện vấn đề, tuy nhiên không quá thời hạn 1 năm kể từ ngày cấp C/O gốc.

Trường hợp điển hình là Công ty CP Xuất nhập khẩu Minh Phú đã gặp khó khăn khi đề nghị cấp lại C/O Form D cho lô hàng thủy sản sau 14 tháng kể từ ngày cấp gốc, dẫn đến việc không được hưởng ưu đãi thuế quan.

Tránh các sai sót phổ biến

Từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một số sai sót thường gặp khi làm thủ tục cấp lại C/O:

Không cung cấp đầy đủ lý do cấp lại
Giải trình không rõ ràng về lý do cấp lại thường dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Sai thông tin liên hệ
Cung cấp sai thông tin liên hệ khiến quá trình trao đổi, bổ sung hồ sơ gặp khó khăn.
Thiếu giấy ủy quyền
Người đại diện làm thủ tục không phải người đại diện pháp luật của doanh nghiệp nhưng không có giấy ủy quyền hợp lệ.

Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp không có chuyên viên xuất nhập khẩu giàu kinh nghiệm, việc sử dụng dịch vụ từ các đơn vị chuyên nghiệp là lựa chọn hiệu quả. Công ty Vạn Luật cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến theo dõi quá trình xử lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo kết quả.

Xây dựng quy trình quản lý C/O nội bộ

Để hạn chế các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý C/O nội bộ bao gồm:

Phân công trách nhiệm rõ ràng
Xác định rõ người chịu trách nhiệm trong từng khâu của quy trình xin cấp, lưu trữ và sử dụng C/O.
Kiểm tra chéo thông tin
Áp dụng nguyên tắc kiểm tra chéo để phát hiện sớm các sai sót trước khi nộp hồ sơ.
Lưu trữ bản sao có tổ chức
Lưu trữ bản sao của tất cả C/O đã cấp theo hệ thống khoa học, dễ truy xuất khi cần.

Cập nhật kiến thức thường xuyên

Quy định về C/O thường xuyên được cập nhật theo các Hiệp định thương mại mới. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và cập nhật kiến thức để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Việc cấp lại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là một thủ tục quan trọng, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và quyền lợi về thuế quan của doanh nghiệp. Với những quy định mới được cập nhật vào năm 2025, quy trình này đã được số hóa và tối ưu hơn, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý.

Thông qua việc nắm vững các quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và áp dụng các biện pháp phòng ngừa phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, đóng góp vào sự phát triển bền vững của thương mại quốc tế Việt Nam.