Điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ: 5 Yếu tố “sống còn” cần chuẩn bị

Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, nhu cầu học ngoại ngữ tại Việt Nam chưa bao giờ có dấu hiệu hạ nhiệt. Từ tiếng Anh, tiếng Trung, đến tiếng Hàn, tiếng Nhật… việc mở một trung tâm ngoại ngữ đang là hướng đi đầy tiềm năng cho các nhà giáo dục và doanh nhân. Tuy nhiên, thị trường càng sôi động thì quy định pháp lý càng được siết chặt để đảm bảo chất lượng.

Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 125/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ năm 2025), các điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ đã có những thay đổi quan trọng mà nếu không nắm rõ, bạn rất dễ bị trả hồ sơ hoặc vướng mắc pháp lý kéo dài. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn đơn vị giáo dục, VẠN LUẬT sẽ cùng bạn “mổ xẻ” chi tiết các yêu cầu này một cách thực tế và dễ hiểu nhất.

1. Căn cứ pháp lý mới nhất cần nắm rõ

Trước khi đi vào chi tiết, chúng tôi muốn lưu ý rằng các thông tin trong bài viết này được cập nhật dựa trên văn bản pháp lý mới nhất:

• Luật Giáo dục năm 2019.
• Nghị định 125/2024/NĐ-CP quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục (thay thế cho các quy định cũ tại Nghị định 46/2017 và Nghị định 135/2018).

2. Chi tiết điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ (Theo Điều 43 Nghị định 125/2024)

Theo quy định mới, để được cấp phép hoạt động, trung tâm của bạn phải vượt qua được “ba cửa ải” chính: Cơ sở vật chất, Chương trình đào tạo và Nhân sự. Hãy cùng đi sâu vào từng yếu tố.

2.1. Điều kiện về cơ sở vật chất và PCCC

Đây thường là “điểm gãy” của nhiều dự án ngay từ bước đầu tiên. Pháp luật không yêu cầu bạn phải xây dựng một tòa nhà chọc trời, nhưng địa điểm phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và sư phạm.

• Địa điểm ổn định: Bạn cần có quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê địa điểm với thời hạn tối thiểu 05 năm. Lưu ý: Hợp đồng thuê 1-2 năm thường bị cơ quan chức năng đánh giá là thiếu tính ổn định cho hoạt động giáo dục.
• Phòng học và trang thiết bị: Phòng học cần đủ ánh sáng, diện tích phù hợp với sỹ số lớp (thông thường tối thiểu 1.5m2/học viên), có trang thiết bị nghe nhìn, bàn ghế đúng quy chuẩn.
• Quy định phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đây là yếu tố sống còn. Cơ sở phải đảm bảo an toàn PCCC theo quy định hiện hành. Kinh nghiệm thực tế: Trước khi ký hợp đồng thuê nhà, hãy kiểm tra xem tòa nhà đó đã được nghiệm thu PCCC chưa. Rất nhiều khách hàng của chúng tôi đã mất tiền cọc oan uổng vì thuê địa điểm không thể làm được thủ tục PCCC.

2.2. Điều kiện về nhân sự trung tâm

Con người là yếu tố cốt lõi của giáo dục. Điều kiện về nhân sự trung tâm được quy định rất chặt chẽ:

• Giám đốc trung tâm: Phải là người có nhân thân tốt, có năng lực quản lý. Đặc biệt, Giám đốc phải có bằng tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam (hoặc tương đương). Ngoài ra, cần có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giáo dục.
• Giáo viên: Dù là giáo viên Việt Nam hay nước ngoài, họ đều phải có văn bằng chuyên môn phù hợp và chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.
• Nhân viên: Đội ngũ kế toán, thủ quỹ, tư vấn viên phải đáp ứng yêu cầu công việc.

2.3. Điều kiện về chương trình và tài liệu giảng dạy

Bạn không thể dạy “chui” hoặc dạy theo giáo trình tự phát. Trung tâm phải có chương trình giáo dục, tài liệu giảng dạy phù hợp với đối tượng người học và tuân thủ các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nếu sử dụng chương trình liên kết nước ngoài, phải có văn bản thẩm định và chấp thuận.

Góc nhìn thực tế: Việc đáp ứng đủ điều kiện trên giấy tờ là một chuyện, nhưng vận hành thực tế lại là chuyện khác. Ví dụ, tuyển dụng giáo viên nước ngoài đòi hỏi bạn phải lo cả thủ tục Giấy phép lao động (Work Permit). Mặc dù quy trình này khá phức tạp và tốn kém thời gian ban đầu, nhưng nó giúp trung tâm hoạt động bền vững, tránh các đợt thanh tra đột xuất.

3. Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ: Cần chuẩn bị gì?

Căn cứ Điều 44 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ là điền vào mẫu, mà là chứng minh năng lực của bạn. Dưới đây là danh mục tài liệu cần thiết:

1. Tờ trình đề nghị thành lập: Sử dụng Mẫu số 01 Phụ lục I kèm theo Nghị định.
2. Đề án thành lập (Quan trọng nhất): Sử dụng Mẫu số 02. Đây là “linh hồn” của hồ sơ. Trong Đề án, bạn phải vẽ ra bức tranh toàn cảnh: Mục tiêu, quy mô, cơ cấu tổ chức, lộ trình tài chính, và kế hoạch phát triển. Mẹo nhỏ: Hãy viết đề án thật chi tiết và khả thi, đừng copy mẫu chung chung vì Sở GD&ĐT sẽ thẩm định rất kỹ phần này.
3. Hồ sơ pháp lý địa điểm: Bản sao sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê nhà (công chứng) + Giấy tờ về PCCC.
4. Xác nhận năng lực tài chính: Văn bản xác nhận số dư tài khoản ngân hàng hoặc chứng thư bảo lãnh, đảm bảo đủ tiền đầu tư theo quy mô dự kiến.
5. Dự thảo quy chế hoạt động: Quy định rõ quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận, quy chế thu chi, tuyển sinh.
6. Hồ sơ nhân sự: CV, bằng cấp, chứng chỉ của Giám đốc và danh sách giáo viên dự kiến.

4. Báo giá và Chi phí mở trung tâm ngoại ngữ (Tham khảo)

Rất nhiều khách hàng hỏi VẠN LUẬT: “Mở trung tâm hết bao nhiêu tiền?”. Thực tế, chi phí này phụ thuộc vào quy mô và vị trí địa lý của bạn. Tuy nhiên, để bạn dễ hình dung, chúng tôi xin đưa ra bảng phân tích các loại chi phí cơ bản:

Hạng mục chi phí	Mô tả chi tiết	Ghi chú
Lệ phí nhà nước	Thường không thu phí thẩm định hồ sơ (tùy địa phương)	Theo quy định hiện hành
Cơ sở vật chất & PCCC	Setup phòng học, bảng biển, thiết bị PCCC, thẩm duyệt PCCC	Chiếm 60-70% vốn ban đầu
Chứng minh tài chính	Ký quỹ hoặc xác nhận số dư (thường từ 300 – 500 triệu VNĐ trở lên)	Phụ thuộc quy mô đề án
Phí dịch vụ pháp lý	Soạn hồ sơ, đại diện nộp, giải trình, đón đoàn thẩm định	Liên hệ VẠN LUẬT để có giá tốt nhất

Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo. Chi phí thực tế sẽ biến động tùy thuộc vào tình trạng hồ sơ và yêu cầu cụ thể của từng địa phương.

Liên hệ ngay 0888 283 698 để nhận báo giá trọn gói và tư vấn miễn phí!

5. Trình tự thực hiện thủ tục (Quy trình 4 bước chuẩn)

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ đã được chúng tôi đơn giản hóa:

• Bước 1: Nộp hồ sơ. Bạn gửi 01 bộ hồ sơ (qua cổng dịch vụ công trực tuyến, bưu chính hoặc trực tiếp) đến Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đặt trung tâm.
• Bước 2: Tiếp nhận và rà soát (05 ngày làm việc). Sở GD&ĐT kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ. Nếu thiếu, họ sẽ yêu cầu bổ sung bằng văn bản.
• Bước 3: Thẩm định thực tế (10 ngày). Đây là bước quan trọng nhất. Đoàn kiểm tra sẽ xuống trực tiếp địa điểm để đối chiếu xem cơ sở vật chất, PCCC có đúng như trong Đề án hay không. Đây cũng là thời điểm quyết định điều kiện cấp phép trung tâm ngoại ngữ có được thỏa mãn hay không.
• Bước 4: Ra quyết định (05 ngày làm việc). Nếu mọi thứ suôn sẻ, Giám đốc Sở GD&ĐT sẽ ký quyết định cho phép thành lập.

Case Study thực tế: Bài học từ sự chuẩn bị không kỹ

Tháng 8/2025, chúng tôi tiếp nhận hồ sơ của chị Lan (Hà Đông). Chị đã tự nộp hồ sơ trước đó nhưng bị trả về do lỗi: “Chương trình giảng dạy không khớp với khung năng lực 6 bậc”. Hơn nữa, khi đoàn thẩm định xuống, các phòng học của chị chưa lắp đặt xong hệ thống chiếu sáng chuẩn. Kết quả, chị phải hoãn khai trương 3 tháng để sửa chữa và nộp lại hồ sơ, thiệt hại chi phí thuê nhà lên tới gần 100 triệu đồng.

Bài học: Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả “phần cứng” (cơ sở vật chất) và “phần mềm” (hồ sơ, chương trình) là chìa khóa để tiết kiệm tiền bạc và thời gian.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giám đốc trung tâm ngoại ngữ có bắt buộc phải là người Việt Nam không?

Không bắt buộc. Người nước ngoài có thể làm Giám đốc trung tâm ngoại ngữ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm và có giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam.

2. Giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ có thời hạn bao lâu?

Quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ thường không ghi thời hạn cụ thể (trừ khi dự án đầu tư hoặc hợp đồng thuê địa điểm có thời hạn ngắn). Tuy nhiên, trung tâm sẽ chịu sự thanh tra, kiểm tra định kỳ của Sở GD&ĐT. Nếu vi phạm, giấy phép có thể bị thu hồi.

3. Nhà ở riêng lẻ có được dùng làm trung tâm ngoại ngữ không?

Có thể, nhưng phải chuyển đổi công năng sử dụng sang mục đích giáo dục và quan trọng nhất là phải đáp ứng các quy định khắt khe về Phòng cháy chữa cháy (có lối thoát hiểm thứ 2, hệ thống báo cháy…). Chung cư (căn hộ để ở) tuyệt đối không được dùng làm trung tâm ngoại ngữ.

4. Tôi có thể dạy thêm các môn kỹ năng sống tại trung tâm ngoại ngữ không?

Về nguyên tắc, trung tâm ngoại ngữ thực hiện chức năng đào tạo ngoại ngữ. Nếu muốn dạy thêm kỹ năng sống, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động giáo dục kỹ năng sống, hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa bổ sung.

---