Thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ 2026: Hướng dẫn A-Z từ Sở GD&ĐT

Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, nhu cầu học ngoại ngữ tại Việt Nam chưa bao giờ hạ nhiệt. Từ tiếng Anh, tiếng Trung, đến tiếng Hàn, tiếng Nhật – thị trường giáo dục này đang là một “mảnh đất màu mỡ” cho các nhà đầu tư. Tuy nhiên, khoảng cách từ ý tưởng đến thực hiện là cả một chặng đường pháp lý phức tạp. Nếu bạn đang loay hoay tìm hiểu về thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ, bài viết này chính là bản đồ chỉ đường dành cho bạn.

Tại Vạn Luật, chúng tôi đã chứng kiến không ít trường hợp hồ sơ bị trả về hàng chục lần chỉ vì thiếu một văn bản xác nhận PCCC (Phòng cháy chữa cháy) hoặc Đề án hoạt động sơ sài. Vậy, làm thế nào để quy trình này diễn ra suôn sẻ ngay từ lần đầu tiên? Hãy cùng đội ngũ Vạn Luật đi sâu vào chi tiết theo quy định mới nhất tại Nghị định 125/2024/NĐ-CP.

1. Điều kiện tiên quyết để mở trung tâm ngoại ngữ (Cập nhật 2025 – 2026)

Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ, Quý khách cần tự đánh giá xem mình có đáp ứng đủ các “điều kiện cần” hay không. Theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP, có 3 trụ cột chính mà một trung tâm ngoại ngữ phải đảm bảo. Nói một cách dễ hiểu, nhà nước muốn đảm bảo rằng trung tâm của bạn an toàn và có chất lượng thực sự.

a. Cơ sở vật chất: Không chỉ là phòng học đẹp

Đây thường là rào cản lớn nhất. Bạn không thể chỉ thuê một căn nhà phố và treo biển hiệu. Cơ sở vật chất phải đáp ứng:

• Phòng học và phòng chức năng: Phải đủ ánh sáng, thoáng mát và diện tích phù hợp với sĩ số học viên (thường tối thiểu 1.5m2/học viên).
• Trang thiết bị: Bàn ghế, bảng, máy chiếu, thiết bị nghe nhìn phục vụ giảng dạy.
• An toàn PCCC: Đây là yếu tố “sống còn”. Rất nhiều trung tâm bị đình chỉ vì không có biên bản nghiệm thu hoặc phương án PCCC được phê duyệt. Đừng chủ quan với hạng mục này.

b. Nhân sự: Yếu tố con người

Một trung tâm ngoại ngữ không thể vận hành nếu thiếu “thuyền trưởng” và “thủy thủ đoàn” chất lượng:

• Giám đốc trung tâm: Phải có nhân thân tốt, có năng lực quản lý. Đặc biệt, phải tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 (theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam) hoặc tương đương. Quan trọng hơn, giám đốc cần có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giáo dục.
• Giáo viên: Dù là giáo viên Việt Nam hay nước ngoài, tất cả đều phải có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên hoặc bằng cao đẳng ngoại ngữ kèm chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.

c. Chương trình và tài liệu giảng dạy

Bạn định dạy cái gì và dạy như thế nào? Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu bạn phải có chương trình giáo dục, tài liệu giảng dạy rõ ràng, phù hợp với thuần phong mỹ tục và đáp ứng chuẩn đầu ra.

2. Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ gồm những gì?

Nếu đáp ứng đủ điều kiện trên, bước tiếp theo là chuẩn bị “giấy trắng mực đen”. Căn cứ Điều 44 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, bộ hồ sơ chuẩn bao gồm:

1. Tờ trình đề nghị thành lập: Sử dụng Mẫu số 01 Phụ lục I. Đây giống như lá đơn xin phép chính thức của bạn gửi Sở GD&ĐT.
2. Đề án thành lập trung tâm: (Mẫu số 02 Phụ lục I). Lưu ý: Đây là tài liệu quan trọng và khó soạn thảo nhất. Trong đề án, bạn phải vẽ ra bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, quy mô, cơ cấu tổ chức, tài chính và lộ trình phát triển của trung tâm. Một đề án sơ sài sẽ khiến cơ quan chức năng nghi ngờ về tính khả thi của dự án.
3. Giấy tờ về địa điểm: Bản sao công chứng sổ đỏ (Quyền sử dụng đất) hoặc hợp đồng thuê nhà/địa điểm có thời hạn tối thiểu 05 năm.
4. Chứng minh năng lực tài chính: Văn bản xác nhận số dư tài khoản ngân hàng hoặc các giấy tờ chứng minh nguồn vốn đầu tư hợp pháp. Số tiền phải đủ để đảm bảo chi phí hoạt động cho trung tâm trong giai đoạn đầu.
5. Dự thảo quy chế hoạt động: Quy định rõ quyền hạn, nhiệm vụ của giám đốc, giáo viên, học viên, và quy chế tài chính.
6. Hồ sơ nhân sự: Lý lịch trích ngang, bản sao bằng cấp của Giám đốc và danh sách giáo viên dự kiến.

Bạn cảm thấy danh sách này quá dài và phức tạp? Đừng lo, đó là cảm giác chung. Để tránh sai sót, bạn có thể tham khảo dịch vụ trọn gói của Thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ tại Vạn Luật để được hỗ trợ soạn thảo từ A-Z.

3. Quy trình và các bước thành lập trung tâm ngoại ngữ (Thực tế)

Trên lý thuyết, luật quy định thời gian xử lý khá nhanh. Tuy nhiên, thực tế thường phát sinh nhiều vấn đề hơn bạn tưởng. Dưới đây là quy trình 4 bước chuẩn hóa:

• Bước 1: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp/Cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ (qua bưu điện, trực tiếp hoặc trực tuyến) đến Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đặt trung tâm.
• Bước 2: Thẩm định hồ sơ (5 ngày làm việc). Sở sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ. Nếu thiếu hoặc sai, họ sẽ ra thông báo sửa đổi. Mẹo nhỏ: Hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả và tính thống nhất giữa các con số trong Đề án để tránh mất thời gian ở bước này.
• Bước 3: Thẩm định thực tế (Quan trọng nhất). Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ, đoàn kiểm tra của Sở sẽ xuống trực tiếp địa điểm. Họ sẽ đo đạc phòng học, kiểm tra ánh sáng, thiết bị và đặc biệt là hệ thống PCCC. Nếu thực tế không khớp với báo cáo, hồ sơ sẽ bị “treo” hoặc bị từ chối.
• Bước 4: Ra quyết định. Nếu mọi thứ suôn sẻ, trong vòng 5 ngày làm việc sau khi có báo cáo thẩm định đạt yêu cầu, Giám đốc Sở GD&ĐT sẽ ký quyết định cho phép thành lập trung tâm.

4. So sánh: Tự làm thủ tục vs Sử dụng dịch vụ pháp lý

Để giúp bạn đọc có cái nhìn khách quan, chúng tôi lập bảng so sánh dưới đây. Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm riêng.

Tiêu chí	Tự thực hiện (DIY)	Sử dụng dịch vụ (Vạn Luật)
Chi phí	Thấp (chỉ tốn lệ phí nhà nước và chi phí in ấn, đi lại).	Cao hơn (bao gồm phí dịch vụ tư vấn).
Thời gian	Kéo dài (do phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần, chưa quen quy trình làm việc với cơ quan nhà nước).	Tối ưu hóa (cam kết thời gian theo hợp đồng, xử lý nhanh các tình huống phát sinh).
Rủi ro	Cao (Dễ bị từ chối do Đề án không đạt, thiếu kinh nghiệm về PCCC).	Thấp (Được tư vấn kỹ lưỡng, thẩm định trước các điều kiện để đảm bảo tỷ lệ đậu cao nhất).
Công sức	Phải tự mày mò văn bản luật, tự đi lại nhiều lần.	Chỉ cần cung cấp giấy tờ cơ bản và ký tá, mọi việc còn lại có chuyên viên lo.

Vậy, điểm mấu chốt là gì? Nếu bạn có thời gian, am hiểu luật và muốn tiết kiệm chi phí tối đa, tự làm là một trải nghiệm thú vị. Tuy nhiên, nếu bạn muốn trung tâm đi vào hoạt động nhanh chóng để đón đầu mùa tuyển sinh, việc thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp thường là khoản đầu tư thông minh.

5. Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong quá trình tư vấn hàng trăm khách hàng, Vạn Luật nhận được rất nhiều thắc mắc tương tự nhau. Dưới đây là giải đáp cho những vấn đề phổ biến nhất:

Câu hỏi thường gặp về thành lập trung tâm ngoại ngữ

Giám đốc trung tâm ngoại ngữ có bắt buộc phải là người Việt Nam không?

Không bắt buộc. Giám đốc trung tâm có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, miễn là đáp ứng đủ điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm quản lý giáo dục và có giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam.

Giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ có thời hạn bao lâu?

Quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ thường có hiệu lực kể từ ngày ký. Tuy nhiên, nếu sau thời hạn quy định (thường là 06 – 12 tháng) mà trung tâm không hoạt động thì quyết định có thể bị thu hồi. Ngoài ra, giấy phép con (như PCCC) cũng có thời hạn kiểm tra định kỳ.

Có thể mở trung tâm ngoại ngữ tại nhà riêng/chung cư không?

Đối với nhà riêng (nhà đất): Được phép nếu đáp ứng đủ điều kiện về diện tích, an toàn và PCCC. Đối với chung cư: Tuyệt đối KHÔNG được mở trung tâm tại căn hộ chung cư dùng để ở. Bạn chỉ được phép mở tại phần diện tích thương mại (Shophouse, Officetel) của tòa nhà chung cư.

Chi phí dịch vụ thành lập trung tâm ngoại ngữ trọn gói là bao nhiêu?

Chi phí này phụ thuộc vào quy mô, địa điểm (Hà Nội, TP.HCM hay tỉnh khác) và tình trạng hồ sơ hiện tại của bạn (đã có PCCC chưa, nhân sự đủ chưa). Để có báo giá chính xác nhất, bạn nên liên hệ trực tiếp với đơn vị tư vấn.

---

Về Tác Giả

Lưu ý: Bài viết tham khảo các nguồn uy tín như Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Văn bản pháp luật hiện hành.