Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ gồm những gì? Tải mẫu đề án chuẩn

Thị trường giáo dục tại Việt Nam, đặc biệt là mảng đào tạo ngoại ngữ, chưa bao giờ hết “hot”. Từ tiếng Anh, tiếng Trung, đến tiếng Hàn, nhu cầu học tập luôn tăng trưởng mạnh mẽ. Tuy nhiên, để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh này, “cửa ải” đầu tiên mà bạn phải vượt qua chính là thủ tục pháp lý. Rất nhiều nhà đầu tư đã phải bỏ cuộc hoặc mất hàng tháng trời chỉ vì bộ hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ không đúng chuẩn, bị trả về sửa đổi liên tục.

Vậy, điểm mấu chốt nằm ở đâu? Làm sao để hồ sơ của bạn “một phát ăn ngay”?

Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ mỗi năm, đội ngũ Vạn Luật hiểu rằng lý thuyết trong luật và thực tế áp dụng luôn có những khoảng cách nhất định. Bài viết này không chỉ liệt kê các đầu mục giấy tờ một cách khô khan theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP, mà còn chia sẻ những kinh nghiệm “xương máu” để bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn hảo nhất.

1. Điều kiện tiên quyết trước khi soạn hồ sơ

Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ, bạn cần “tự soi” lại xem mình đã đáp ứng đủ các điều kiện “cứng” hay chưa. Nếu thiếu một trong các yếu tố này, việc nộp hồ sơ chỉ làm mất thời gian của bạn mà thôi.

Theo Điều 43 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, có 3 trụ cột chính bạn cần lưu ý:

• Cơ sở vật chất: Đây là yếu tố thường bị “tuýt còi” nhiều nhất. Không chỉ là bàn ghế, bảng đen, bạn cần đảm bảo các điều kiện về Phòng cháy chữa cháy (PCCC). Thực tế cho thấy, nhiều trung tâm thuê nhà phố làm lớp học nhưng không đáp ứng được quy chuẩn PCCC mới, dẫn đến việc không thể xin phép.
• Chương trình đào tạo: Bạn dạy cái gì? Giáo trình mua bản quyền hay tự biên soạn? Tất cả phải có tài liệu chứng minh sự phù hợp với quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Nhân sự: Giám đốc trung tâm và đội ngũ giáo viên phải có đủ bằng cấp. Bạn có thể tham khảo chi tiết về các yêu cầu này tại bài viết Điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ của chúng tôi.

2. Chi tiết trọn bộ hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ (Mới nhất 2026)

Căn cứ vào Điều 44 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, một bộ hồ sơ đầy đủ nộp lên Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ bao gồm các thành phần sau. Chúng tôi sẽ phân tích sâu vào từng mục để bạn hiểu rõ cách chuẩn bị.

2.1. Nhóm văn bản đề nghị và đề án (Phần khó nhất)

Đây là “linh hồn” của bộ hồ sơ, nơi bạn thuyết phục cơ quan quản lý rằng trung tâm của bạn đủ năng lực hoạt động.

• Tờ trình đề nghị thành lập: Sử dụng Mẫu số 01 (Phụ lục I – Nghị định 125/2024). Nội dung cần ngắn gọn, súc tích, nêu rõ nguyện vọng.
• Đề án thành lập trung tâm: Sử dụng Mẫu số 02. Đây là tài liệu phức tạp nhất. Bạn không chỉ điền vào chỗ trống, mà phải xây dựng một kế hoạch kinh doanh giáo dục thực thụ. Đề án phải bao gồm:
  • Mục tiêu, nhiệm vụ của trung tâm.
  • Cơ cấu tổ chức, nhân sự (Ai làm gì, trách nhiệm ra sao).
  • Cơ sở vật chất, thiết bị (Liệt kê chi tiết từ máy chiếu, bàn ghế đến hệ thống ánh sáng).
  • Phương án tài chính (Nguồn vốn ở đâu, kế hoạch thu chi thế nào).

Mẹo nhỏ: Phần lớn các hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi là do Đề án viết quá sơ sài, đặc biệt là phần phương án tài chính và tổ chức dạy học. Bạn nên tham khảo kỹ các mẫu soạn thảo hồ sơ xin giấy phép chuyên nghiệp.

2.2. Nhóm giấy tờ pháp lý về địa điểm

Bạn cần cung cấp bản sao các văn bản chứng minh quyền sử dụng đất hoặc sở hữu nhà hợp pháp. Nếu đi thuê, hợp đồng thuê địa điểm phải có thời hạn tối thiểu 05 năm.

Lưu ý quan trọng: Hợp đồng thuê nên được công chứng để đảm bảo tính pháp lý cao nhất. Địa điểm thuê phải phù hợp với quy hoạch giáo dục (tránh thuê đất nông nghiệp hoặc đất dự án chưa chuyển đổi mục đích sử dụng).

2.3. Nhóm giấy tờ về nhân sự và tài chính

• Xác nhận số tiền đầu tư: Đối với trung tâm tư nhân, bạn cần có văn bản xác nhận số dư tài khoản ngân hàng của cá nhân hoặc tổ chức đứng tên thành lập. Con số này phải khớp với quy mô vốn đã nêu trong Đề án. Để biết con số cụ thể cần chuẩn bị, bạn có thể xem thêm bài phân tích Chi phí mở trung tâm tiếng anh.
• Hồ sơ nhân sự: Sơ yếu lý lịch, bản sao bằng cấp (Đại học ngoại ngữ, chứng chỉ sư phạm, chứng chỉ quản lý giáo dục…) của Giám đốc và danh sách giáo viên dự kiến.
• Dự thảo quy chế hoạt động: Quy định rõ quyền hạn, nghĩa vụ của giáo viên, nhân viên và học viên.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện (Thực tế diễn ra thế nào?)

Theo quy định, quy trình Thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ diễn ra trong khoảng 20 ngày làm việc. Tuy nhiên, thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ phải sửa đổi nhiều lần.

Bước	Hành động	Thời gian quy định	Lưu ý thực tế từ Vạn Luật
1. Nộp hồ sơ	Gửi hồ sơ qua cổng dịch vụ công, bưu chính hoặc trực tiếp tại Sở GD&ĐT.	Ngay lập tức	Nên nộp Online trước để chuyên viên kiểm tra sơ bộ, tránh đi lại nhiều lần.
2. Tiếp nhận & Kiểm tra	Sở GD&ĐT kiểm tra tính hợp lệ.	05 ngày làm việc	Nếu hồ sơ sai, bạn sẽ nhận được văn bản yêu cầu sửa đổi. Đây là giai đoạn dễ nản lòng nhất.
3. Thẩm định thực tế	Đoàn kiểm tra xuống cơ sở xác minh.	10 ngày làm việc	Đoàn sẽ kiểm tra từng phòng học, thiết bị, PCCC. Hãy đảm bảo thực tế khớp 100% với hồ sơ.
4. Ra quyết định	Giám đốc Sở ký quyết định thành lập.	05 ngày làm việc	Sau khi có báo cáo thẩm định đạt yêu cầu.

4. Góc nhìn chuyên gia: Tự làm hay thuê dịch vụ?

Đây là câu hỏi mà Vạn Luật nhận được rất nhiều. Để khách quan, chúng ta hãy nhìn vào hai mặt của vấn đề.

Tự thực hiện:

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí dịch vụ. Bạn sẽ hiểu rất rõ từng ngóc ngách pháp lý của trung tâm mình.

Thách thức: Bạn phải tự mày mò soạn Đề án (thứ rất trừu tượng), tự đi lại làm việc với cơ quan nhà nước và đặc biệt là rủi ro hồ sơ bị “treo” do không hiểu ý chuyên viên thụ lý. Đôi khi, chi phí cơ hội cho thời gian chờ đợi còn cao hơn phí dịch vụ.

Sử dụng đơn vị tư vấn:

Ưu điểm: Nhanh, chuẩn xác, được tư vấn các “mẹo” để hồ sơ đẹp hơn (ví dụ: cách giải trình năng lực tài chính, cách xử lý mặt bằng chưa tối ưu).

Nhược điểm: Tốn một khoản phí ban đầu. Bạn cần chọn đơn vị uy tín để tránh tiền mất tật mang.

Case Study thực tế (Đã ẩn danh):

Tháng 08/2025, anh T. (Hà Đông) tự nộp hồ sơ mở trung tâm tiếng Hàn. Hồ sơ bị trả lại 3 lần do lỗi: “Đề án không làm rõ phương pháp kiểm tra đánh giá học viên” và “Hợp đồng thuê nhà thiếu công chứng”. Sau 2 tháng loay hoay, anh tìm đến Vạn Luật. Chúng tôi đã hỗ trợ anh viết lại toàn bộ Đề án và bổ sung phụ lục hợp đồng. Kết quả: Đoàn thẩm định xuống kiểm tra sau 15 ngày nộp lại.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Giám đốc trung tâm ngoại ngữ có bắt buộc phải biết ngoại ngữ không?

Có. Theo quy định, Giám đốc trung tâm phải có năng lực ngoại ngữ từ Bậc 3 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương (đối với ngoại ngữ không phải là chuyên môn chính, nếu Giám đốc đã tốt nghiệp đại học ngoại ngữ thì đương nhiên đạt).

Giấy phép trung tâm ngoại ngữ có thời hạn bao lâu?

Quyết định thành lập trung tâm thường không ghi thời hạn cụ thể, nhưng giấy phép hoạt động giáo dục (được cấp sau khi thành lập) thường có thời hạn từ 2-5 năm tùy theo địa phương và đề án của bạn. Khi hết hạn phải làm thủ tục gia hạn.

Nhà ở riêng lẻ có làm trung tâm ngoại ngữ được không?

Được, miễn là địa điểm đó có đủ diện tích phòng học, ánh sáng, lối thoát hiểm và đảm bảo an toàn PCCC. Tuy nhiên, chung cư (căn hộ để ở) tuyệt đối không được dùng làm trụ sở trung tâm.

---

Về Tác Giả

Quý khách đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo Đề án hay lo lắng về thủ tục thẩm định? Đừng để giấy tờ cản trở ước mơ giáo dục của bạn.