Quy trình thành lập công ty 2026: Từ A-Z, lấy GPKD thần tốc

Bạn đang ấp ủ một ý tưởng kinh doanh táo bạo và muốn hiện thực hóa nó? Việc đầu tiên – và cũng là rào cản khiến nhiều người e ngại nhất – chính là quy trình thành lập công ty. Giữa “ma trận” các văn bản luật và thủ tục hành chính, đâu là con đường ngắn nhất để cầm trên tay tấm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ “giải mã” toàn bộ quy trình, giúp bạn nắm bắt những thay đổi mới nhất trong năm 2026.

Tại Vạn Luật, chúng tôi hiểu rằng thời gian của doanh nhân là vàng bạc. Thay vì lạc lối trong các thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một, từ khâu chuẩn bị “nguyên liệu” cho đến khi hoàn tất các thủ tục hậu kiểm.

Bước 1: Chuẩn bị “nguyên liệu” trước khi nộp hồ sơ (Rất quan trọng)

Nhiều người lầm tưởng rằng cứ điền vào mẫu đơn là xong. Thực tế, 90% các hồ sơ bị Sở Kế hoạch và Đầu tư trả về là do lỗi ở khâu chuẩn bị thông tin ban đầu. Dưới đây là những yếu tố bạn cần “chốt” trước khi đụng đến giấy tờ:

• Tên công ty: Tên phải bao gồm “Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng”. Lưu ý quan trọng: Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty đã đăng ký trước đó. Bạn nên chuẩn bị 2-3 phương án dự phòng.
• Địa chỉ trụ sở chính: Đây là lỗi sai phổ biến nhất. Tuyệt đối không đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư (trừ trường hợp căn hộ đó có chức năng thương mại/văn phòng được ghi rõ trong giấy tờ). Nhà tập thể cũng thường bị từ chối nếu không chứng minh được phần sở hữu riêng biệt.
• Vốn điều lệ: Luật không quy định mức vốn tối thiểu (trừ một số ngành đặc thù như ngân hàng, bảo vệ…). Tuy nhiên, mức vốn này ảnh hưởng trực tiếp đến lệ phí môn bài hàng năm và trách nhiệm tài chính của bạn.
• Ngành nghề kinh doanh: Bạn cần tra cứu mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Nếu bạn đang phân vân chưa biết nên chọn loại hình TNHH hay Cổ phần, hãy tham khảo bài viết chi tiết về thành lập công ty cổ phần để có sự so sánh rõ ràng nhất.

Bước 2: Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Hiện nay, tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM, việc nộp hồ sơ trực tiếp gần như đã được thay thế hoàn toàn bằng nộp online. Dựa trên hướng dẫn từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, quy trình chuẩn bao gồm các giai đoạn sau:

1. Đăng ký tài khoản và chuẩn bị công cụ ký

Để bắt đầu, người nộp hồ sơ cần có tài khoản truy cập vào Hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia. Tin vui là hiện nay hệ thống đã cho phép đăng nhập bằng tài khoản VNeID, giúp quy trình xác thực danh tính nhanh chóng hơn nhiều.

Về chữ ký xác thực, bạn có hai lựa chọn:

• Tài khoản đăng ký kinh doanh: Dành cho cá nhân nộp hồ sơ, cần được cấp phép sử dụng.
• Chữ ký số công cộng (Token): Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền dùng USB Token để ký số vào file PDF. Đây là cách chuyên nghiệp và ít lỗi nhất.

2. Soạn thảo và Tải tài liệu

Quy trình nhập liệu bao gồm:

1. Tạo hồ sơ: Chọn loại hình doanh nghiệp tương ứng trên hệ thống.
2. Nhập thông tin: Điền chính xác thông tin về người đại diện pháp luật, các thành viên góp vốn. Mẹo nhỏ: Hãy kiểm tra kỹ số CCCD/CMND, chỉ cần sai một chữ số, hồ sơ sẽ bị trả về ngay lập tức.
3. Scan và tải tài liệu: Toàn bộ hồ sơ giấy (Giấy đề nghị, Điều lệ, Danh sách thành viên, Bản sao giấy tờ tùy thân…) phải được scan rõ nét, định dạng PDF và tải lên hệ thống.

Case Study Thực Tế (Ẩn danh):
Tháng 09/2025, khách hàng H. tại Quận Cầu Giấy tự nộp hồ sơ nhưng bị trả về 3 lần trong 10 ngày. Lý do: File scan mờ, không nhìn rõ số ID thẻ căn cước và chữ ký của thành viên bị thiếu ở trang Điều lệ. Sau khi liên hệ Vạn Luật, chúng tôi đã hỗ trợ scan lại chuẩn định dạng và nộp bổ sung, hồ sơ được duyệt sau 3 ngày làm việc.

3. Ký số và Nộp hồ sơ

Sau khi tải đầy đủ, người nộp hồ sơ (hoặc người đại diện pháp luật) sẽ sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác thực. Cuối cùng là bước thanh toán lệ phí điện tử để hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đang xử lý”.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận. Nếu cần sửa đổi, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung.

Đối với các nhà đầu tư nước ngoài, quy trình sẽ phức tạp hơn do liên quan đến Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC). Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết: Thành lập công ty vốn nước ngoài.

Bước 3: Các thủ tục “sống còn” sau khi có giấy phép

Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là khởi đầu. Để công ty đi vào hoạt động hợp pháp và tránh bị phạt thuế, bạn BẮT BUỘC phải thực hiện ngay các bước sau:

• Khắc dấu tròn công ty: Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và số lượng con dấu (theo Luật Doanh nghiệp 2020), nhưng vẫn cần quản lý chặt chẽ.
• Treo biển hiệu: Phải treo biển tại trụ sở chính. Cơ quan thuế sẽ đi kiểm tra thực địa, nếu không thấy biển hiệu, công ty có thể bị khóa mã số thuế.
• Mở tài khoản ngân hàng: Đăng ký tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp và thông báo với cơ quan thuế (hiện nay việc này đã được đơn giản hóa).
• Mua chữ ký số (Token) và Hóa đơn điện tử: Bắt buộc để khai báo thuế và xuất hóa đơn.
• Nộp tờ khai lệ phí môn bài: Thời hạn nộp thường là ngày cuối cùng của tháng nhận giấy phép (hoặc 30 ngày).

Chi phí thành lập công ty trọn gói là bao nhiêu?

Chi phí luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, đừng chỉ nhìn vào các con số “siêu rẻ” trên quảng cáo, vì có thể sẽ phát sinh nhiều chi phí ẩn. Dưới đây là bảng ước tính các khoản lệ phí nhà nước cơ bản (chưa bao gồm phí dịch vụ tư vấn):

Khoản mục	Chi phí ước tính (VND)	Ghi chú
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp	50.000 – 100.000	Miễn phí nếu nộp qua mạng (tùy địa phương)
Phí công bố nội dung ĐKDN	100.000	Bắt buộc nộp lên Cổng thông tin quốc gia
Khắc dấu tròn	200.000 – 400.000	Tùy đơn vị cung cấp
Chữ ký số (1 năm)	~1.500.000 – 2.000.000	Để kê khai thuế

Để có cái nhìn chi tiết và đầy đủ nhất về ngân sách cần chuẩn bị, mời bạn xem bảng phân tích sâu tại: Chi phí thành lập công ty.

Tại sao nên chọn Vạn Luật?

Mặc dù quy trình nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế việc xử lý các tình huống phát sinh (như tên bị trùng, mã ngành có điều kiện, hay địa chỉ không hợp lệ) đòi hỏi kinh nghiệm và sự am hiểu luật pháp. Với đội ngũ chuyên gia tận tâm, Vạn Luật cam kết:

• Tư vấn tận tình, không giấu giếm rủi ro.
• Hỗ trợ trọn gói từ A-Z, bạn không cần đi lại nhiều lần.
• Chi phí minh bạch ngay từ đầu, không phát sinh vô lý.

Lời miễn trừ trách nhiệm (Disclaimer):
Bài viết mang tính chất tham khảo dựa trên quy định pháp luật hiện hành và kinh nghiệm thực tế. Quy trình và biểu phí có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của từng địa phương và thời điểm nộp hồ sơ. Chúng tôi không chịu trách nhiệm nếu Quý khách tự thực hiện sai quy trình dẫn đến thiệt hại. Vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn chính xác nhất cho trường hợp của bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Thời gian thành lập công ty mất bao lâu?

Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung.

2. Tôi có thể lấy địa chỉ nhà riêng làm trụ sở công ty không?

Được, nếu đó là nhà đất và có sổ đỏ. Không được, nếu đó là căn hộ chung cư (trừ trường hợp phần thương mại) hoặc nhà tập thể.

3. Thành lập công ty có cần chứng minh vốn điều lệ không?

Về nguyên tắc, khi thành lập công ty, bạn tự kê khai và tự chịu trách nhiệm về số vốn đăng ký trong thời hạn 90 ngày, không cần nộp giấy xác nhận số dư ngân hàng ngay tại thời điểm nộp hồ sơ (trừ một số ngành đặc thù).

---