Thủ tục đăng ký kinh doanh cá thể và những lưu ý phải biết!

Bạn đang có ý định khởi nghiệp với quy mô nhỏ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Đăng ký hộ kinh doanh cá thể có thể là lựa chọn phù hợp cho bước đầu tiên trên con đường kinh doanh của bạn. Đây là hình thức kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với những người mới bắt đầu hoặc kinh doanh quy mô nhỏ.

Theo số liệu thống kê, mỗi năm có hàng nghìn hộ kinh doanh cá thể được thành lập tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn trong quá trình đăng ký do thiếu hiểu biết về quy trình và thủ tục pháp lý. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ về thủ tục đăng ký hộ kinh doanh và những lưu ý quan trọng cần biết, giúp bạn hoàn thành quá trình đăng ký một cách thuận lợi.

Hộ kinh doanh là gì và đặc điểm cơ bản

Hộ kinh doanh là gì? Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh là hình thức kinh doanh do cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh.

Hộ kinh doanh cá thể có những đặc điểm cơ bản sau:

Được thành lập bởi một cá nhân hoặc các thành viên trong một hộ gia đình
Chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm cố định
Được phép sử dụng tối đa 9 lao động
Không được phép mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
Chịu trách nhiệm vô hạn đối với các khoản nợ phát sinh từ hoạt động kinh doanh

Hình thức kinh doanh này phù hợp với những người mới bắt đầu kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ hoặc kinh doanh hộ gia đình. Ưu điểm lớn nhất của hộ kinh doanh là thủ tục đăng ký đơn giản, chi phí thành lập thấp và yêu cầu về quản lý, kế toán đơn giản hơn so với doanh nghiệp.

Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo quy định mới

Để đăng ký hộ kinh doanh cá thể, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện về người đăng ký

Công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên
Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
Không thuộc diện cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật
Mỗi cá nhân chỉ được đăng ký 1 hộ kinh doanh trên toàn quốc

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh của hộ kinh doanh không thuộc danh mục ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh. Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, bạn phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Điều kiện về địa điểm kinh doanh

Có địa điểm kinh doanh cố định
Địa điểm kinh doanh không thuộc khu vực cấm hoạt động kinh doanh
Không được đăng ký địa điểm kinh doanh tại chung cư (trừ trường hợp được phép theo quy định của ban quản lý)
Không được đăng ký tại khu vực thuộc quy hoạch của nhà nước

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên sẽ giúp quá trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể của bạn diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cần chuẩn bị

Để hoàn tất thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Theo mẫu quy định, bao gồm các thông tin về tên hộ kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn đầu tư ban đầu, số lượng lao động.
Giấy tờ pháp lý của cá nhân: Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đăng ký hộ kinh doanh.
Biên bản họp thành viên (nếu có nhiều thành viên tham gia): Biên bản thỏa thuận về việc thành lập hộ kinh doanh, cử người đại diện làm chủ hộ.
Văn bản ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp ủy quyền cho thành viên khác làm chủ hộ kinh doanh.
Bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.
Các giấy tờ liên quan đến điều kiện kinh doanh (nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện): Chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh…

Lưu ý: Tất cả bản sao giấy tờ phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, hoặc bạn có thể mang bản gốc để đối chiếu khi nộp hồ sơ trực tiếp.

Giấy phép kinh doanh và các loại giấy tờ liên quan

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, bạn sẽ được cấp giấy phép kinh doanh (chính xác là Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh). Đây là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận tư cách hợp pháp của hộ kinh doanh của bạn.

Ngoài giấy phép kinh doanh, tùy vào ngành nghề kinh doanh, bạn có thể cần phải xin thêm các giấy tờ khác như:

Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (đối với kinh doanh thực phẩm)
Giấy phép kinh doanh rượu, thuốc lá (nếu kinh doanh các mặt hàng này)
Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy
Giấy phép môi trường (nếu hoạt động kinh doanh có tác động đến môi trường)

Việc sở hữu đầy đủ giấy phép kinh doanh và các giấy tờ liên quan không chỉ giúp bạn hoạt động kinh doanh hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro pháp lý, các khoản phạt hành chính có thể phát sinh trong quá trình hoạt động.

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh chi tiết từng bước

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như đã nêu ở mục trên. Đặc biệt lưu ý:

Điền đầy đủ thông tin vào Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Lựa chọn tên hộ kinh doanh không trùng với hộ kinh doanh khác trong cùng quận/huyện
Xác định rõ ngành nghề kinh doanh chính và các ngành nghề kinh doanh phụ

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp tại Bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh
Nộp lệ phí đăng ký: 100.000 đồng/lần (có thể thay đổi theo địa phương)
Nhận Giấy biên nhận hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tuyến (áp dụng từ 01/07/2024):

Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Đăng nhập bằng tài khoản VNeID
Kê khai thông tin và tải lên các giấy tờ cần thiết
Thanh toán lệ phí trực tuyến
Nhận biên nhận điện tử

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy định

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian thực tế có thể nhanh hơn tùy thuộc vào từng địa phương và khối lượng hồ sơ đang xử lý.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Khi đi nhận kết quả, bạn cần mang theo:

Giấy biên nhận hồ sơ
Giấy tờ tùy thân của người đi nhận
Giấy ủy quyền (nếu người đi nhận không phải là người đăng ký)

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh cần nộp

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh theo quy định hiện hành là 100.000 đồng/lần đăng ký. Ngoài ra, nếu có thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, bạn cũng phải nộp lệ phí tương tự.

Lưu ý: Mức lệ phí có thể thay đổi theo từng địa phương. Bạn nên kiểm tra mức phí cụ thể tại địa phương nơi bạn đăng ký.

Các thay đổi trong đăng ký hộ kinh doanh và cách thực hiện

Trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh có thể cần thay đổi đăng ký hộ kinh doanh do nhiều lý do khác nhau. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

Thay đổi tên hộ kinh doanh
Thay đổi địa chỉ kinh doanh
Thay đổi ngành nghề kinh doanh
Thay đổi vốn đầu tư
Thay đổi người đại diện hộ kinh doanh

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh

Để thực hiện thay đổi đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu)
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã cấp
Các giấy tờ liên quan đến nội dung thay đổi

Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Lệ phí cho mỗi lần thay đổi cũng là 100.000 đồng.

Tạm ngừng và chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Khi cần tạm ngừng hoạt động, bạn phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh trước ít nhất 15 ngày. Thời gian tạm ngừng không quá 12 tháng, và có thể gia hạn thêm một lần không quá 12 tháng.

Khi muốn chấm dứt hoạt động, bạn cần:

Nộp thông báo chấm dứt hoạt động
Nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Hoàn thành các nghĩa vụ thuế

Nghĩa vụ thuế hộ kinh doanh theo quy định mới

Nghĩa vụ thuế hộ kinh doanh là một trong những vấn đề quan trọng mà chủ hộ kinh doanh cần nắm rõ. Theo quy định mới nhất, hộ kinh doanh có các nghĩa vụ thuế sau:

Thuế môn bài

Đây là loại thuế phải nộp hàng năm, mức thuế phụ thuộc vào doanh thu:

Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm
Doanh thu từ 300 đến 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm
Doanh thu dưới 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm

Thuế thu nhập cá nhân

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương pháp nộp thuế thu nhập cá nhân:

Phương pháp kê khai: Áp dụng thuế suất 0.5% – 5% trên doanh thu tùy theo ngành nghề kinh doanh.

Phương pháp khoán thuế: Cơ quan thuế ấn định mức thuế phải nộp dựa trên doanh thu dự kiến.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Tùy theo ngành nghề kinh doanh, hộ kinh doanh có thể phải nộp thuế VAT với các mức thuế suất 0%, 5%, hoặc 10%.

Lưu ý: Từ năm 2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm bắt buộc phải đăng ký mã số thuế và thực hiện kê khai thuế theo quy định.

Những lưu ý khi đăng ký hộ kinh doanh cần biết

Khi thực hiện đăng ký hộ kinh doanh cá thể, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:

Lựa chọn tên hộ kinh doanh

Tên không được trùng với hộ kinh doanh khác trong cùng quận/huyện
Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa
Không sử dụng tên các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân
Tên có thể viết bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài hoặc viết tắt

Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

Xác định rõ ngành nghề kinh doanh chính và phụ
Kiểm tra kỹ ngành nghề có thuộc diện cấm kinh doanh không
Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần xin giấy phép riêng
Nên liệt kê đầy đủ các ngành nghề dự kiến kinh doanh để tránh phải thay đổi sau này

Địa điểm kinh doanh

Phải có địa điểm kinh doanh cố định
Địa điểm phải phù hợp với quy hoạch của địa phương
Nếu thuê địa điểm, cần có hợp đồng thuê hợp pháp
Một số ngành nghề có yêu cầu đặc thù về địa điểm (như kinh doanh ăn uống, karaoke…)

Trách nhiệm pháp lý

Điểm quan trọng nhất cần lưu ý là chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm vô hạn đối với các khoản nợ phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là nếu hộ kinh doanh gặp khó khăn về tài chính, chủ hộ có thể phải dùng tài sản cá nhân để thanh toán các khoản nợ.

Ưu và nhược điểm của hình thức hộ kinh doanh

Trước khi quyết định chọn hình thức hộ kinh doanh, bạn nên cân nhắc kỹ ưu nhược điểm hộ kinh doanh sau đây:

Ưu điểm

Thủ tục đơn giản: Quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể đơn giản, nhanh chóng hơn so với thành lập doanh nghiệp.
Chi phí thấp: Lệ phí đăng ký và chi phí hoạt động thấp hơn nhiều so với doanh nghiệp.
Kế toán đơn giản: Chỉ cần sử dụng sổ thu chi đơn giản, không bắt buộc lập báo cáo tài chính.
Thuế thấp hơn: Mức thuế và phương thức nộp thuế đơn giản hơn so với doanh nghiệp.
Không yêu cầu vốn tối thiểu: Không có quy định về mức vốn tối thiểu khi thành lập.
Quyết định nhanh: Chủ hộ có toàn quyền quyết định, không cần thông qua các cấp quản lý.

Nhược điểm

Trách nhiệm vô hạn: Chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
Khó huy động vốn: Khả năng tiếp cận các nguồn vốn vay, đặc biệt là vốn lớn, khó khăn hơn so với doanh nghiệp.
Quy mô hạn chế: Chỉ được sử dụng tối đa 9 lao động và không được mở chi nhánh.
Hình ảnh chuyên nghiệp thấp: Đối tác, khách hàng thường đánh giá mức độ chuyên nghiệp thấp hơn so với doanh nghiệp.
Khó mở rộng: Khi kinh doanh phát triển, việc chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp có thể gặp nhiều thủ tục phức tạp.

So sánh hộ kinh doanh và doanh nghiệp

Để có cái nhìn tổng quan, dưới đây là bảng so sánh hộ kinh doanh và doanh nghiệp:

Tiêu chí	Hộ kinh doanh	Doanh nghiệp
Thủ tục thành lập	Đơn giản, nhanh chóng	Phức tạp, nhiều bước hơn
Chi phí thành lập	Thấp (khoảng 100.000đ)	Cao hơn (từ 1-2 triệu đồng)
Trách nhiệm pháp lý	Vô hạn	Hữu hạn (với công ty TNHH, cổ phần)
Số lượng lao động	Tối đa 9 người	Không giới hạn
Mở chi nhánh	Không được phép	Được phép
Kế toán	Đơn giản	Phức tạp, cần kế toán chuyên nghiệp
Thuế	Đơn giản, thuế suất thấp hơn	Nhiều loại thuế, kê khai phức tạp
Huy động vốn	Khó khăn	Dễ dàng hơn
Chuyển nhượng	Phức tạp	Đơn giản hơn
Uy tín kinh doanh	Thấp hơn	Cao hơn

Các câu hỏi thường gặp về đăng ký hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có được mở chi nhánh không?

Không, theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không được phép mở chi nhánh hay văn phòng đại diện. Nếu muốn mở rộng địa điểm kinh doanh, bạn cần chuyển đổi sang hình thức doanh nghiệp.

Hộ kinh doanh có cần đăng ký mã số thuế không?

Có, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần đến cơ quan thuế để đăng ký mã số thuế trong vòng 10 ngày làm việc.

Có thể đăng ký hộ kinh doanh online không?

Có, từ ngày 01/07/2024, bạn có thể đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc cổng dịch vụ công của địa phương.

Hộ kinh doanh có được chuyển nhượng không?

Về mặt pháp lý, hộ kinh doanh không được chuyển nhượng. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn có thể thực hiện thay đổi người đại diện hộ kinh doanh.

Nếu không đăng ký hộ kinh doanh thì sao?

Nếu kinh doanh mà không đăng ký, bạn có thể bị phạt từ 1-2 triệu đồng đối với cá nhân, và từ 2-4 triệu đồng đối với hộ gia đình. Ngoài ra còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc phải đăng ký kinh doanh theo quy định.

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước đi phù hợp cho những người mới bắt đầu kinh doanh hoặc kinh doanh quy mô nhỏ. Với thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đơn giản, chi phí thấp và yêu cầu quản lý đơn giản, hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc khởi nghiệp.

Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc kỹ những hạn chế của hộ kinh doanh như trách nhiệm vô hạn, khó huy động vốn và giới hạn về quy mô. Khi kinh doanh phát triển đến một mức độ nhất định, việc chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp có thể là lựa chọn phù hợp hơn.

Để được tư vấn chi tiết về thủ tục đăng ký hộ kinh doanh và nhận được hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Công ty Vạn Luật – đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp.