Khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam bằng Phiếu khai báo tạm trú

Khai báo tạm trú là thủ tục bắt buộc đối với người nước ngoài khi lưu trú tại Việt Nam. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho việc lưu trú của người nước ngoài mà còn góp phần đảm bảo an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam thông qua việc sử dụng Phiếu khai báo tạm trú theo quy định mới nhất năm 2025.

Dù bạn là người Việt Nam đang cho người nước ngoài thuê nhà, là chủ cơ sở lưu trú, hay đang làm thủ tục cho đối tác, khách hàng quốc tế, việc nắm rõ các quy định và thủ tục khai báo tạm trú là vô cùng cần thiết để tránh những rắc rối không đáng có với cơ quan chức năng.

Quy định pháp luật về khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các quy định pháp luật sau:

• Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019
• Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam sửa đổi 2023
• Thông tư 53/2016/TT-BCA của Bộ Công an
• Thông tư 04/2015/TT-BCA của Bộ Công an quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 2 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam sửa đổi 2023, người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thực hiện khai báo tạm trú với cơ quan công an có thẩm quyền.

Đối tượng thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 của Thông tư 53/2016/TT-BCA, người có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài bao gồm:

1. Đại diện cơ sở lưu trú hoặc người được ủy quyền, người được giao trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú.
2. Người đứng tên trong hợp đồng thuê nhà đối với các cơ sở lưu trú cho người nước ngoài thuê để lưu trú dài hạn mà chủ cơ sở lưu trú không cư trú tại đó.
3. Người đứng tên trong hợp đồng mua nhà đối với nhà do người nước ngoài mua.

Như vậy, nếu bạn là người cho người nước ngoài thuê nhà hoặc là đại diện cơ sở lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ, resort…), bạn có trách nhiệm thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài đang lưu trú tại cơ sở của mình.

Thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ khai báo tạm trú cho người nước ngoài bao gồm:

• Phiếu khai báo tạm trú theo mẫu NA17 (ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA của Bộ Công an)
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài (để đối chiếu)
• Giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam của người nước ngoài (nếu có)

Người khai báo tạm trú cần liên hệ với trực ban Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an (Công an cấp xã) nơi có cơ sở lưu trú để được cung cấp mẫu Phiếu khai báo tạm trú.

Bước 2: Nộp Phiếu khai báo tạm trú

Sau khi hoàn thành việc ghi thông tin vào Phiếu khai báo tạm trú, người khai báo tạm trú cần:

• Chuyển trực tiếp Phiếu khai báo tạm trú cho trực ban Công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú
• Hoặc có thể gửi trước qua fax hoặc thông báo thông tin qua điện thoại đến trực ban Công an cấp xã trước khi chuyển Phiếu khai báo tạm trú

Trực ban Công an cấp xã sẽ kiểm tra Phiếu khai báo tạm trú:

• Nếu Phiếu đã khai đầy đủ thông tin, cán bộ sẽ tiếp nhận và xác nhận theo quy định
• Nếu Phiếu chưa khai đầy đủ, cán bộ sẽ yêu cầu người khai báo tạm trú bổ sung ngay

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi kiểm tra và xác nhận, trực ban Công an cấp xã sẽ:

• Thực hiện xác nhận vào Phiếu khai báo tạm trú
• Sao chụp hoặc ghi lại các thông tin đã tiếp nhận vào sổ trực ban
• Trả ngay Phiếu khai báo tạm trú đã có xác nhận cho người khai báo tạm trú

Nếu người nước ngoài tạm trú tại các cơ sở lưu trú thuộc khu vực biên giới, Công an cấp xã sẽ thông báo cho đồn biên phòng nơi có cơ sở lưu trú.

Thời hạn thực hiện khai báo tạm trú

Thời hạn thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài được quy định như sau:

• Trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú
• Trong vòng 24 giờ đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa kể từ khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú

Trực ban Công an cấp xã tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài 24 giờ/07 ngày, do đó việc khai báo có thể được thực hiện bất kỳ thời điểm nào trong ngày.

Mẫu Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài được thực hiện theo mẫu NA17 ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA của Bộ Công an. Phiếu khai báo này bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Thông tin cá nhân của người nước ngoài (họ tên, ngày sinh, quốc tịch…)
• Thông tin về hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế
• Thông tin về thị thực/thẻ tạm trú
• Mục đích nhập cảnh và thời gian lưu trú dự kiến
• Thông tin về cơ sở lưu trú
• Thông tin về người khai báo tạm trú

Phiếu khai báo cần được điền đầy đủ bằng chữ in hoa, rõ ràng và chính xác. Việc khai báo không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến việc phải khai báo lại, gây mất thời gian và phiền phức không cần thiết.

Những lưu ý quan trọng khi khai báo tạm trú cho người nước ngoài

1. Yêu cầu về giấy tờ của người nước ngoài

Cơ sở lưu trú có trách nhiệm yêu cầu người nước ngoài xuất trình:

• Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế
• Giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam

Những giấy tờ này cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đồng ý cho người nước ngoài tạm trú và thực hiện khai báo.

2. Trường hợp đặc biệt

Trường hợp đồn, trạm Biên phòng tiếp nhận khai báo tạm trú của người nước ngoài theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì đồn, trạm Biên phòng có trách nhiệm thông báo ngay cho Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi người nước ngoài tạm trú.

3. Trách nhiệm của người khai báo tạm trú

Người khai báo tạm trú có trách nhiệm:

• Khai báo đầy đủ, chính xác thông tin về người nước ngoài
• Thực hiện khai báo đúng thời hạn quy định
• Bảo quản Phiếu khai báo tạm trú đã được xác nhận
• Thông báo với cơ quan công an nếu có thay đổi về thông tin tạm trú

4. Hình thức gửi Phiếu khai báo tạm trú

Người khai báo tạm trú có thể gửi Phiếu khai báo tạm trú bằng các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở Công an cấp xã
• Gửi trước qua fax
• Thông báo thông tin qua điện thoại trước khi chuyển Phiếu khai báo tạm trú

Các câu hỏi thường gặp

1. Người nước ngoài có tự mình đi khai báo tạm trú được không?

Theo quy định, người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú để khai báo tạm trú. Do đó, người nước ngoài không tự mình đi khai báo tạm trú mà phải thông qua người quản lý cơ sở lưu trú hoặc người đứng tên hợp đồng thuê nhà.

2. Khai báo tạm trú cho người nước ngoài có mất phí hay lệ phí không?

Không. Việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài không mất phí hay lệ phí.

3. Tôi có thể khai báo tạm trú qua mạng hoặc ứng dụng VNeID không?

Hiện tại, việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài vẫn phải thực hiện theo phương thức truyền thống là nộp Phiếu khai báo tạm trú trực tiếp tại Công an cấp xã. Tuy nhiên, có thể gửi trước thông tin qua fax hoặc điện thoại.

4. Nếu quên không khai báo tạm trú cho người nước ngoài thì sẽ bị xử lý như thế nào?

Việc không thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về an ninh, trật tự và quản lý cư trú. Mức phạt có thể từ vài trăm nghìn đến hàng triệu đồng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.

Kết luận

Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc và quan trọng khi người nước ngoài lưu trú tại Việt Nam. Việc tuân thủ đúng quy định về khai báo tạm trú không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho việc lưu trú của người nước ngoài mà còn góp phần đảm bảo an ninh quốc gia và trật tự xã hội.

Nếu bạn là người quản lý cơ sở lưu trú hoặc người cho người nước ngoài thuê nhà, hãy đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài để tránh những phiền phức không đáng có.

Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết về thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài, quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698

SĐT: 0919 123 698

Email: lienhe@vanluat.vn

Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ quý khách hoàn thành các thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.