Sửa đổi, bổ sung/cấp lại giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) đối với hàng hóa xuất khẩu trong lĩnh vực thông tin và truyền thông (Sản phẩm bưu chính và chuyển phát)

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale – CFS) là giấy tờ quan trọng được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho thương nhân khi xuất khẩu hàng hóa, chứng nhận rằng sản phẩm đáp ứng đủ điều kiện để sản xuất và lưu hành tại Việt Nam. Đối với lĩnh vực thông tin và truyền thông, đặc biệt là sản phẩm bưu chính và chuyển phát, việc sửa đổi, bổ sung hoặc cấp lại CFS là thủ tục cần thiết khi giấy chứng nhận có sai sót, bị mất hoặc hư hỏng.

Theo quy định mới nhất năm 2025, quy trình này đã được cải tiến, rút ngắn thời gian và đơn giản hóa thủ tục, giúp doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm bưu chính và chuyển phát thuận lợi hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, điều kiện và hồ sơ cần thiết để thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Tại Sao Cần Sửa Đổi, Bổ Sung Hoặc Cấp Lại CFS?

Trong quá trình hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống cần sửa đổi, bổ sung hoặc cấp lại CFS như:

CFS có sai sót về thông tin sản phẩm, thông tin doanh nghiệp
CFS bị mất, thất lạc trong quá trình lưu trữ hoặc vận chuyển
CFS bị hư hỏng không còn sử dụng được
Cần bổ sung thông tin theo yêu cầu của đối tác nước ngoài

Đây là những trường hợp phổ biến khiến doanh nghiệp phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung hoặc cấp lại CFS để đảm bảo hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.

Điều Kiện Và Quy Định Khi Làm Thủ Tục Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS

Điều Kiện Cần Đáp Ứng

Để được sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS đối với hàng hóa xuất khẩu trong lĩnh vực bưu chính và chuyển phát, thương nhân cần đáp ứng các điều kiện sau:

Đã được cấp CFS lần đầu
Có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc cần sửa đổi, bổ sung hoặc cấp lại
Sản phẩm bưu chính và chuyển phát phù hợp với tiêu chuẩn công bố
Tuân thủ các quy định pháp luật về xuất khẩu hàng hóa

Quy Định Pháp Lý Liên Quan

Thủ tục sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý chính:

Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ
Thông tư số 21/2020/TT-BTTTT ngày 07/9/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông
Các văn bản pháp lý khác về quản lý xuất nhập khẩu và lĩnh vực bưu chính

Những quy định này đã được cập nhật theo hướng đơn giản hóa thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bưu chính và chuyển phát.

Quy Trình Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS Cho Sản Phẩm Bưu Chính Và Chuyển Phát

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Đầy Đủ

Thương nhân cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS theo mẫu quy định tại Phụ lục II, Thông tư số 21/2020/TT-BTTTT
Các giấy tờ liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS (tùy trường hợp cụ thể)
Bản sao CFS đã được cấp trước đó (nếu có, trong trường hợp sửa đổi, bổ sung)

Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và đúng mẫu để tránh phải bổ sung, kéo dài thời gian giải quyết.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Tại Cơ Quan Có Thẩm Quyền

Thương nhân có thể lựa chọn một trong ba cách nộp hồ sơ sau:

Nộp trực tiếp tại Vụ Bưu chính – Bộ Thông tin và Truyền thông
- Địa chỉ: 18 Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội (Tòa nhà B, tầng 7)
Nộp qua hệ thống bưu chính
- Gửi đến địa chỉ của Vụ Bưu chính
Nộp trực tuyến qua:
- Cổng dịch vụ công quốc gia (http://dichvucong.gov.vn) hoặc
- Cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông (http://dichvucong.mic.gov.vn)

Nộp trực tuyến đang là phương thức được khuyến khích sử dụng nhất trong năm 2025, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bước 3: Tiếp Nhận Và Xử Lý Hồ Sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan giải quyết sẽ:

Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ
Xử lý hồ sơ theo quy định
Thông báo cho thương nhân nếu cần bổ sung, sửa đổi

Thời gian xử lý: Không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.

Bước 4: Nhận Kết Quả

Thương nhân nhận kết quả theo hình thức đã đăng ký:

Trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ
Qua đường bưu điện
Trực tuyến (nếu đăng ký)

Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS, Bộ Thông tin và Truyền thông sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Làm Thủ Tục Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS

Thời Gian Và Chi Phí

Thời gian xử lý: Không quá 03 ngày làm việc (giảm đáng kể so với quy định trước đây)
Chi phí: Hiện không thu phí, lệ phí cho thủ tục này
Hiệu lực: CFS sau khi được sửa đổi, bổ sung/cấp lại có hiệu lực tương đương bản gốc

Những Sai Sót Thường Gặp Cần Tránh

Hồ sơ không đầy đủ theo quy định
Thông tin kê khai không chính xác hoặc không đồng nhất
Cách thể hiện thông tin trên đơn không đúng mẫu
Thiếu các giấy tờ chứng minh việc cần sửa đổi, bổ sung/cấp lại

Kinh Nghiệm Thực Tế

Từ thực tế hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, Công ty Vạn Luật đúc kết một số kinh nghiệm:

Chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 1 tuần trước khi cần CFS
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp
Lưu trữ hồ sơ gốc một cách cẩn thận
Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên cổng dịch vụ công
Chủ động liên hệ với cán bộ xử lý khi cần hỗ trợ

So Sánh Quy Trình Cũ Và Mới Khi Làm Thủ Tục Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS

Những Điểm Cải Tiến Trong Quy Trình Mới

Tiêu chí	Quy trình cũ	Quy trình mới 2025
Thời gian xử lý	5 ngày làm việc	3 ngày làm việc
Cách thức nộp hồ sơ	Chủ yếu trực tiếp và bưu điện	Đẩy mạnh nộp trực tuyến
Thành phần hồ sơ	Nhiều giấy tờ, phức tạp	Đơn giản hóa, rõ ràng
Quy trình xử lý	Nhiều khâu trung gian	Tinh gọn, hiệu quả
Tính minh bạch	Khó theo dõi tiến độ	Cập nhật theo thời gian thực

Lợi Ích Mang Lại Cho Doanh Nghiệp

Quy trình mới mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian, chi phí
Tăng tính minh bạch trong quá trình xử lý
Giảm rủi ro về mặt pháp lý
Hỗ trợ xuất khẩu nhanh chóng, hiệu quả
Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế

Hướng Dẫn Điền Mẫu Đơn Đề Nghị Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS

Các Thông Tin Cần Điền Chính Xác

Khi điền mẫu đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS, cần lưu ý:

Thông tin doanh nghiệp:
- Tên đầy đủ của thương nhân
- Địa chỉ trụ sở chính
- Số điện thoại, fax, email
- Mã số thuế/ĐKKD
Thông tin sản phẩm:
- Tên sản phẩm bưu chính và chuyển phát
- Mã HS (nếu có)
- Tiêu chuẩn áp dụng
- Nước nhập khẩu
Lý do đề nghị sửa đổi, bổ sung/cấp lại:
- Nêu rõ lý do cụ thể (sai sót, mất, hư hỏng…)
- Cung cấp thông tin về CFS đã được cấp trước đó
Cam kết của thương nhân:
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin
- Tuân thủ quy định pháp luật liên quan

Mẫu Đơn Đề Nghị Tham Khảo

Mẫu đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS được quy định tại Phụ lục II, ban hành kèm theo Thông tư số 21/2020/TT-BTTTT ngày 07/9/2020 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Doanh nghiệp có thể tải mẫu này từ Cổng thông tin điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc liên hệ Công ty Vạn Luật để được hỗ trợ.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Khi Làm Thủ Tục Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS

1. CFS Có Thời Hạn Hiệu Lực Không?

Trả lời: CFS thường không ghi thời hạn hiệu lực. Tuy nhiên, một số nước nhập khẩu có thể yêu cầu CFS được cấp trong thời gian gần đây (thường là 6 tháng đến 1 năm). Do đó, nếu CFS đã cấp quá lâu, doanh nghiệp nên xem xét xin cấp lại để đảm bảo tính cập nhật.

2. Có Thể Xin Cấp Lại CFS Nếu Đã Thay Đổi Thông Tin Doanh Nghiệp?

Trả lời: Có. Khi doanh nghiệp thay đổi thông tin (địa chỉ, người đại diện, tên gọi…), cần làm thủ tục sửa đổi, bổ sung CFS để cập nhật thông tin mới, đảm bảo tính chính xác của giấy chứng nhận.

3. Có Cần Nộp Lại Toàn Bộ Hồ Sơ Như Xin Cấp Mới Khi Làm Thủ Tục Cấp Lại CFS?

Trả lời: Không. Khi xin cấp lại, doanh nghiệp chỉ cần nộp đơn đề nghị cấp lại và các giấy tờ liên quan đến việc cấp lại (như giấy xác nhận mất CFS, CFS bị hư hỏng…) mà không cần nộp lại toàn bộ hồ sơ như khi xin cấp mới.

4. Trường Hợp Nào Sẽ Bị Từ Chối Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS?

Trả lời: Một số trường hợp có thể bị từ chối:

Phát hiện thông tin kê khai không trung thực
Sản phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn công bố
Có vi phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xuất khẩu
Có hành vi gian lận, giả mạo giấy tờ

5. CFS Có Thay Thế Được Các Giấy Phép Khác Không?

Trả lời: CFS chỉ chứng nhận sản phẩm được phép lưu hành tại Việt Nam và không thay thế được các giấy phép, chứng nhận khác như giấy phép kinh doanh, chứng nhận chất lượng, giấy phép xuất khẩu đặc thù… Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Vai Trò Và Lợi Ích Của CFS Trong Hoạt Động Xuất Khẩu Sản Phẩm Bưu Chính Và Chuyển Phát

Tầm Quan Trọng Của CFS

Giấy chứng nhận lưu hành tự do đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa lĩnh vực bưu chính và chuyển phát:

Tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng nước ngoài
Đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý nước nhập khẩu
Tạo thuận lợi trong thông quan hàng hóa
Khẳng định chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn
Hỗ trợ mở rộng thị trường xuất khẩu

Xu Hướng Thị Trường Và Yêu Cầu Mới

Năm 2025, thị trường xuất khẩu sản phẩm bưu chính và chuyển phát đang có những xu hướng mới:

Tăng cường số hóa trong chuỗi cung ứng
Yêu cầu cao hơn về truy xuất nguồn gốc
Tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn về an toàn thông tin
Quy định chặt chẽ về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và đáp ứng các yêu cầu mới này để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Dịch Vụ Hỗ Trợ Làm Thủ Tục Sửa Đổi, Bổ Sung/Cấp Lại CFS Tại Công Ty Vạn Luật

Các Dịch Vụ Hỗ Trợ Trọn Gói

Công ty Vạn Luật cung cấp dịch vụ trọn gói hỗ trợ doanh nghiệp trong thủ tục sửa đổi, bổ sung/cấp lại CFS:

Tư vấn miễn phí về quy trình, thủ tục
Soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định
Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ
Giải trình, bổ sung khi có yêu cầu
Nhận kết quả và bàn giao cho doanh nghiệp
Hỗ trợ sau cấp phép khi cần thiết

Lợi Thế Khi Sử Dụng Dịch Vụ

Khi sử dụng dịch vụ của Công ty Vạn Luật, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực:

Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung
Được tư vấn chuyên sâu bởi chuyên gia giàu kinh nghiệm
Quy trình nhanh chóng, hiệu quả
Hỗ trợ lâu dài cho các thủ tục pháp lý khác

Kết Luận

Thủ tục sửa đổi, bổ sung/cấp lại giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) đối với hàng hóa xuất khẩu trong lĩnh vực thông tin và truyền thông, đặc biệt là sản phẩm bưu chính và chuyển phát, đã được cải tiến đáng kể trong năm 2025. Với quy trình đơn giản hóa, thời gian xử lý rút ngắn và nhiều phương thức nộp hồ sơ linh hoạt, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thủ tục này để đảm bảo hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ.

Tuy nhiên, để tránh những sai sót không đáng có làm kéo dài thời gian giải quyết, doanh nghiệp cần nắm vững quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy trình. Trong trường hợp cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Vạn Luật – đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý xuất nhập khẩu.