Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT mới nhất 2025

Trong hoạt động kinh doanh, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn GTGT là điều không thể tránh khỏi. Để xử lý các sai sót này một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT theo đúng quy định. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT mới nhất cùng hướng dẫn chi tiết về cách lập biên bản theo quy định pháp luật hiện hành.

Với những thay đổi quan trọng trong quy định thuế GTGT năm 2025, việc cập nhật và sử dụng đúng mẫu biên bản thu hồi hóa đơn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu không tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với các khoản phạt hành chính và gặp khó khăn khi quyết toán thuế.

Quy định mới nhất về thu hồi hóa đơn GTGT năm 2025

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT mới nhất cần tuân thủ một số quy định quan trọng. Năm 2025 có một số thay đổi đáng chú ý về thuế GTGT mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lập biên bản thu hồi.

Thay đổi về thuế suất GTGT

Từ ngày 01/01/2025 đến 30/06/2025, thuế suất GTGT được áp dụng theo 4 mức: 0%, 5%, 8% và 10%. Đây là kết quả của việc giảm 2% thuế suất theo Nghị quyết 174/2024/QH15. Tuy nhiên, từ 01/07/2025, thuế suất sẽ trở về 3 mức chuẩn: 0%, 5% và 10% theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15.

Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần chú ý đến mức thuế suất áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn gốc và thời điểm điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác.

Quy định mới về hóa đơn điện tử

Từ 01/07/2025, việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ trở thành bắt buộc để được khấu trừ thuế đầu vào. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và các thủ tục liên quan.

Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt kèm theo (nếu có) để phục vụ cho việc kê khai, khấu trừ thuế sau này.

Các trường hợp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT

Theo quy định hiện hành, có hai trường hợp chính cần lập biên bản thu hồi hóa đơn:

Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng/cung cấp dịch vụ

Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và giao cho khách hàng, nhưng vì lý do nào đó (như khách hàng hủy đơn hàng, không đủ hàng để giao…) mà việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ không thực hiện được. Khi đó, hai bên cần lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT để hủy bỏ hóa đơn đã lập.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, nhưng cả hai bên chưa thực hiện kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, nhưng cả người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì hai bên có thể thỏa thuận lập biên bản thu hồi hóa đơn để hủy bỏ hóa đơn đã lập.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lập biên bản thu hồi hóa đơn trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn có sai sót về thông tin bên mua, bên bán
• Hóa đơn có sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền
• Hóa đơn có sai sót về thuế suất, tiền thuế GTGT
• Hóa đơn bị lập trùng

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT chuẩn 2025

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT mới nhất cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin cơ bản

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua
• Ngày lập biên bản
• Số biên bản (nếu có)

Thông tin về hóa đơn cần thu hồi

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày lập hóa đơn
• Tổng tiền thanh toán

Lý do thu hồi

Cần nêu rõ lý do thu hồi hóa đơn, ví dụ:

• Hóa đơn lập sai thông tin bên mua
• Hóa đơn lập sai số lượng, đơn giá
• Hóa đơn lập sai thuế suất
• Giao dịch không thực hiện

Cam kết của các bên

Biên bản cần có cam kết của cả bên bán và bên mua về việc:

• Hóa đơn chưa được kê khai thuế
• Hai bên chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc thu hồi hóa đơn

Chữ ký xác nhận

• Chữ ký, họ tên, chức vụ của người đại diện bên bán
• Chữ ký, họ tên của người đại diện bên mua
• Con dấu của các bên (nếu có)

Dưới đây là mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ...

Chúng tôi gồm:

BÊN BÁN:
- Tên đơn vị: ...
- Mã số thuế: ...
- Địa chỉ: ...
- Đại diện: ... Chức vụ: ...

BÊN MUA:
- Tên đơn vị/cá nhân: ...
- Mã số thuế (nếu có): ...
- Địa chỉ: ...
- Đại diện: ... Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi hóa đơn với nội dung sau:

1. Thông tin hóa đơn thu hồi:
- Ký hiệu mẫu số: ...
- Ký hiệu hóa đơn: ...
- Số hóa đơn: ...
- Ngày lập: ...
- Tổng tiền thanh toán: ...

2. Lý do thu hồi: ...

3. Cam kết của các bên:
- Hóa đơn nêu trên chưa được kê khai thuế.
- Hai bên chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc thu hồi hóa đơn này.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN                    ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)        (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT

Để lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Phát hiện sai sót

Ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót hoặc cần thu hồi, doanh nghiệp cần lập thông báo điều chỉnh theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (đối với hóa đơn điện tử).

Bước 2: Thông báo cơ quan thuế

Gửi thông báo đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối kỳ kê khai thuế GTGT. Đối với biên bản hủy hóa đơn điện tử, việc thông báo cần thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Lập biên bản thu hồi

Lập biên bản thu hồi hóa đơn có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sai sót.

Bước 4: Khai bổ sung thuế (nếu cần)

Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, doanh nghiệp cần thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót theo quy định. Đối với hóa đơn đã kê khai, việc xử lý sai sót sẽ được thực hiện thông qua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, không áp dụng biên bản thu hồi hóa đơn.

Bước 5: Lưu trữ biên bản

Biên bản thu hồi hóa đơn GTGT cần được lưu trữ cùng với hóa đơn gốc trong thời hạn 10 năm theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

Ví dụ thực tế về biên bản thu hồi hóa đơn GTGT

Tình huống 1: Thu hồi do lập sai thông tin bên mua

Công ty TNHH ABC (bên bán) đã lập hóa đơn GTGT cho Công ty XYZ (bên mua) ngày 15/03/2025. Tuy nhiên, sau khi xuất hóa đơn, phát hiện thông tin mã số thuế của bên mua bị sai. Cả hai bên chưa kê khai thuế và thống nhất thu hồi hóa đơn này.

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT sẽ được lập như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN

Hôm nay, ngày 18 tháng 03 năm 2025, tại trụ sở Công ty TNHH ABC

Chúng tôi gồm:

BÊN BÁN:
- Tên đơn vị: Công ty TNHH ABC
- Mã số thuế: 0123456789
- Địa chỉ: Số 123 Đường A, Quận B, TP. Hà Nội
- Đại diện: Ông Nguyễn Văn A    Chức vụ: Giám đốc

BÊN MUA:
- Tên đơn vị: Công ty XYZ
- Mã số thuế: 0987654321
- Địa chỉ: Số 456 Đường C, Quận D, TP. Hà Nội
- Đại diện: Bà Trần Thị B    Chức vụ: Kế toán trưởng

Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi hóa đơn với nội dung sau:

1. Thông tin hóa đơn thu hồi:
- Ký hiệu mẫu số: 1
- Ký hiệu hóa đơn: AB/22E
- Số hóa đơn: 0000123
- Ngày lập: 15/03/2025
- Tổng tiền thanh toán: 11.000.000 đồng

2. Lý do thu hồi: Hóa đơn lập sai mã số thuế của bên mua. Mã số thuế đúng của bên mua là 0987654321 thay vì 0987654322 như đã ghi trên hóa đơn.

3. Cam kết của các bên:
- Hóa đơn nêu trên chưa được kê khai thuế.
- Hai bên chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc thu hồi hóa đơn này.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN                    ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)        (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn A                         Trần Thị B

Tình huống 2: Thu hồi do giao dịch không thực hiện

Công ty CP Thương mại DEF (bên bán) đã lập hóa đơn GTGT cho Công ty TNHH GHI (bên mua) ngày 20/04/2025 nhưng sau đó bên mua hủy đơn hàng, không nhận hàng. Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi hóa đơn như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN

Hôm nay, ngày 22 tháng 04 năm 2025, tại Văn phòng Công ty CP Thương mại DEF

Chúng tôi gồm:

BÊN BÁN:
- Tên đơn vị: Công ty CP Thương mại DEF
- Mã số thuế: 0123456789
- Địa chỉ: Số 789 Đường E, Quận F, TP. Hồ Chí Minh
- Đại diện: Ông Lê Văn C    Chức vụ: Giám đốc

BÊN MUA:
- Tên đơn vị: Công ty TNHH GHI
- Mã số thuế: 0987654321
- Địa chỉ: Số 101 Đường G, Quận H, TP. Hồ Chí Minh
- Đại diện: Bà Phạm Thị D    Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi hóa đơn với nội dung sau:

1. Thông tin hóa đơn thu hồi:
- Ký hiệu mẫu số: 1
- Ký hiệu hóa đơn: CD/22E
- Số hóa đơn: 0000456
- Ngày lập: 20/04/2025
- Tổng tiền thanh toán: 22.000.000 đồng

2. Lý do thu hồi: Bên mua đã hủy đơn hàng, không nhận hàng hóa, dịch vụ từ bên bán.

3. Cam kết của các bên:
- Hóa đơn nêu trên chưa được kê khai thuế.
- Hai bên chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc thu hồi hóa đơn này.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN                    ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)        (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Lê Văn C                             Phạm Thị D

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT

Khi thực hiện việc lập biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp thường mắc phải một số lỗi sau:

Lỗi 1: Áp dụng sai trường hợp

Nhiều doanh nghiệp áp dụng biên bản thu hồi hóa đơn cho cả những trường hợp đã kê khai thuế. Đây là sai lầm phổ biến, vì khi hóa đơn đã kê khai thuế, việc xử lý sai sót phải thực hiện thông qua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Lỗi 2: Thiếu thông tin bắt buộc

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT cần có đầy đủ thông tin về hóa đơn cần thu hồi và chữ ký của cả hai bên. Nhiều biên bản bị lập thiếu các thông tin quan trọng như mã số thuế, lý do thu hồi cụ thể, hoặc thiếu xác nhận của một trong hai bên.

Lỗi 3: Không thông báo cơ quan thuế

Doanh nghiệp thường quên thông báo cho cơ quan thuế về việc thu hồi hóa đơn hoặc thông báo không đúng thời hạn quy định (chậm nhất là ngày cuối kỳ kê khai thuế).

Lỗi 4: Không lưu trữ đúng quy định

Biên bản thu hồi hóa đơn cần được lưu trữ cùng với hóa đơn gốc trong thời hạn 10 năm. Nhiều doanh nghiệp không lưu trữ đầy đủ hoặc lưu trữ không đúng cách, dẫn đến khó khăn khi cần kiểm tra sau này.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thu hồi hóa đơn GTGT

1. Biên bản thu hồi hóa đơn có cần đóng dấu không?

Theo quy định, biên bản thu hồi hóa đơn cần có chữ ký của người đại diện hợp pháp của cả bên bán và bên mua. Việc đóng dấu không bắt buộc nhưng được khuyến khích để tăng tính pháp lý của biên bản.

2. Có thể thu hồi hóa đơn điện tử không?

Có thể thu hồi hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản hủy hóa đơn điện tử khi hóa đơn chưa được kê khai thuế. Quá trình thực hiện tương tự như đối với hóa đơn giấy, nhưng thông báo cần được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Sau khi lập biên bản thu hồi, có cần lập hóa đơn mới không?

Tùy thuộc vào tình huống cụ thể:

• Nếu giao dịch vẫn được thực hiện, doanh nghiệp cần lập hóa đơn mới với thông tin chính xác.
• Nếu giao dịch không thực hiện (khách hàng hủy đơn), không cần lập hóa đơn mới.

4. Thời hạn lập biên bản thu hồi hóa đơn là bao lâu?

Biên bản thu hồi hóa đơn cần được lập trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sai sót và phải thông báo cho cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối kỳ kê khai thuế GTGT.

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT mới nhất là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý các sai sót trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về thu hồi hóa đơn và thực hiện đúng quy trình.

Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn cần được thực hiện kịp thời, đầy đủ và chính xác. Đặc biệt trong bối cảnh quy định về thuế GTGT có nhiều thay đổi trong năm 2025, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Liên hệ tư vấn

Để được tư vấn chi tiết về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT mới nhất và các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698

SĐT: 0919 123 698

Email: lienhe@vanluat.vn

Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, kịp thời và hiệu quả nhất!

Tin Liên Quan:

Bộ Luật lao động mới nhất 2023 & Các quyền lợi người lao động cần biết! Cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng Hợp đồng thuê nhà là gì – Mẫu Hợp đồng thuê nhà 2020 Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng Các trường hợp được hoàn thuế giá trị gia tăng Mẫu Hợp đồng mua bán song song hàng hóa ngôn ngữ Anh Việt Hoàn thuế GTGT là gì? Các trường hợp được hoàn thuế giá trị gia tăng