Thủ tục thay đổi tên công ty và khắc dấu 2018 tại Hà Nội

Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi tên công ty và chuyển địa điểm kinh doanh theo quy định mới nhất năm 2025. Chúng tôi phân tích quy trình, biểu mẫu cần thiết và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.

1. Giới thiệu về thay đổi tên công ty và địa điểm kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi tên công ty hoặc chuyển địa điểm kinh doanh vì nhiều lý do khác nhau như mở rộng quy mô, tái cấu trúc thương hiệu, hay đơn giản là tìm kiếm địa điểm thuận lợi hơn. Việc thực hiện đúng thủ tục pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Theo thống kê, mỗi năm có hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện thủ tục thay đổi tên hoặc địa điểm kinh doanh. Đây là hoạt động phổ biến và quan trọng, đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về quy trình pháp lý.

2. Thủ tục thay đổi tên công ty năm 2025

2.1. Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp

2.2. Điều kiện thay đổi tên công ty

Khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần đảm bảo tên mới:

Phải tuân thủ quy định về đặt tên doanh nghiệp
Không trùng với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong cơ sở dữ liệu quốc gia
Không gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký
Không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ đã được bảo hộ

Việc đặt tên doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 38, 39 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 5 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

2.3. Hồ sơ thay đổi tên công ty

Để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
Nghị quyết/Quyết định và bản sao biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền:
- Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết và biên bản họp Hội đồng thành viên
- Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
- Đối với công ty hợp danh: Nghị quyết và biên bản họp của các thành viên hợp danh

Nghị quyết/Quyết định phải ghi rõ việc đổi tên từ công ty cũ sang tên công ty mới.

2.4. Quy trình thay đổi tên công ty

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định nêu trên, đặc biệt lưu ý hoàn thiện chính xác mẫu Phụ lục II-1 về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính (hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư tùy từng địa phương) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Thanh toán phí, lệ phí

Doanh nghiệp thực hiện nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Bước 4: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên công ty mới.

2.5. Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

Thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi tên
Làm thủ tục khắc con dấu mới (nếu cần)
Thay đổi thông tin trên hóa đơn
Thông báo với ngân hàng để cập nhật thông tin tài khoản
Thông báo cho đối tác, khách hàng về việc thay đổi tên công ty
Cập nhật các giấy phép con, giấy chứng nhận khác (nếu có)
Cập nhật thông tin trên website, tài liệu marketing và các kênh truyền thông

Thay đổi tên công ty — Thay đổi tên tổ chức

3. Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh năm 2025

3.1. Phân biệt các trường hợp chuyển địa điểm

3.1.1. Chuyển địa chỉ trụ sở chính

Đây là trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3.1.2. Chuyển địa chỉ địa điểm kinh doanh

Đây là trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của địa điểm kinh doanh đã đăng ký.

3.2. Thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở chính

3.2.1. Trường hợp không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi chuyển địa chỉ trong cùng quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1)
Nghị quyết/Quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Bản sao biên bản họp (trừ trường hợp công ty TNHH một thành viên)

Quy trình thực hiện:

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Nhận kết quả sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ

3.2.2. Trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi chuyển địa chỉ sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế cũ

Nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin tại cơ quan thuế cũ
Hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có)
Nhận giấy xác nhận về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế

Bước 2: Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở mới
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ như đã nêu ở mục 3.2.1

Bước 3: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế mới

Nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới
Nhận mã số thuế (trường hợp chuyển tỉnh/thành phố)

3.3. Thủ tục chuyển địa chỉ địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thủ tục chuyển địa chỉ địa điểm kinh doanh được thực hiện như sau:

3.3.1. Trường hợp không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh (theo mẫu Phụ lục II-9)

Quy trình thực hiện:

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh
Nhận kết quả sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ

3.3.2. Trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Bước 1: Thực hiện thủ tục với Sở Tài chính

Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt địa điểm kinh doanh mới
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới

Bước 2: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Làm thủ tục chuyển đổi với cơ quan thuế cũ và mới
Đăng ký mã số thuế mới (nếu có)

4. Một số lưu ý quan trọng khi thay đổi tên công ty và địa điểm kinh doanh

4.1. Về thay đổi tên công ty

Kiểm tra tên dự kiến trước khi nộp hồ sơ để tránh trùng lặp với tên đã đăng ký
Cập nhật tên mới trên tất cả các tài liệu, hợp đồng, website, tài khoản mạng xã hội
Thông báo cho đối tác, khách hàng để tránh nhầm lẫn và đảm bảo liên tục trong kinh doanh
Cập nhật các giấy phép con như giấy phép quảng cáo, giấy phép an toàn thực phẩm (nếu có)

4.2. Về chuyển địa điểm kinh doanh

Đảm bảo địa điểm mới phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp
Không được lập địa điểm kinh doanh tại nhà tập thể hoặc chung cư có chức năng để ở
Chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…)
Lưu ý việc thay đổi mã số thuế nếu chuyển địa điểm sang tỉnh/thành phố khác
Cập nhật thông tin trên các kênh liên lạc, website của doanh nghiệp

4.3. Chi phí thực hiện thủ tục

Phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Theo quy định hiện hành
Chi phí khắc con dấu mới (nếu cần): Khoảng 400.000đ – 700.000đ
Chi phí dịch vụ pháp lý (nếu sử dụng): Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ

5. Lợi ích của việc thực hiện đúng thủ tục thay đổi tên công ty và địa điểm kinh doanh

Tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt hành chính
Đảm bảo tính pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của doanh nghiệp
Bảo vệ thương hiệu và quyền lợi của doanh nghiệp
Tạo uy tín với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý
Dễ dàng tiếp cận các gói hỗ trợ, ưu đãi từ chính phủ (nếu có)

6. Kết luận

Thay đổi tên công ty và chuyển địa điểm kinh doanh là những hoạt động phổ biến trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Việc nắm rõ thủ tục pháp lý và thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Công ty Vạn Luật với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, chúng tôi cam kết hỗ trợ quý khách hàng trong việc thực hiện các thủ tục thay đổi tên công ty và chuyển địa điểm kinh doanh một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng pháp luật.

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

SĐT: 0919 123 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698