Các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp

Bài viết được cập nhật theo quy định mới nhất về thủ tục giải thể doanh nghiệp áp dụng từ 2026

1. Tổng quan về giải thể doanh nghiệp

Giải thể doanh nghiệp là thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt sự tồn tại của một doanh nghiệp cũng như chấm dứt tư cách pháp nhân, bao gồm các quyền và nghĩa vụ liên quan. Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước, người lao động và các chủ nợ.

Theo thống kê từ Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, trong năm 2025, có khoảng 45.000 doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, tăng 15% so với năm 2024. Con số này cho thấy nhu cầu hiểu rõ về quy trình giải thể và các báo cáo liên quan ngày càng trở nên cấp thiết.

2. Các trường hợp giải thể doanh nghiệp

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp, một doanh nghiệp có thể bị giải thể trong các trường hợp sau:

Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn
Theo quyết định của chủ doanh nghiệp (với doanh nghiệp tư nhân), của tất cả thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty (với công ty TNHH), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu trong thời hạn 6 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Mỗi trường hợp giải thể sẽ có những yêu cầu cụ thể về mặt thủ tục và báo cáo, tuy nhiên các báo cáo chính vẫn cần phải được thực hiện đầy đủ.

3. Các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp

3.1. Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp

Thông báo giải thể doanh nghiệp là tài liệu bắt buộc đầu tiên phải được lập và công bố khi tiến hành thủ tục giải thể. Theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, thông báo này phải được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục I.

Nội dung thông báo bao gồm:

Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính
Lý do giải thể
Thời hạn, địa điểm thanh toán các khoản nợ (nếu có)
Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động
Họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật

Đặc biệt lưu ý: Thông báo giải thể phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong doanh nghiệp, và các chủ nợ trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua quyết định giải thể.

3.2. Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp

Báo cáo thanh lý tài sản là tài liệu thể hiện chi tiết về việc xử lý toàn bộ tài sản của doanh nghiệp. Báo cáo này cần bao gồm:

Danh mục tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm quyết định giải thể
Phương án xử lý từng loại tài sản (bán, chuyển nhượng, thanh lý)
Giá trị thu được từ việc thanh lý tài sản
Phương án phân chia tài sản sau khi thanh lý (nếu còn)

Một báo cáo thanh lý tài sản hoàn chỉnh sẽ giúp minh bạch hóa quá trình xử lý tài sản và là cơ sở để cơ quan nhà nước đánh giá việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

3.3. Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán

Khi giải thể, doanh nghiệp phải lập danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, bao gồm:

Thông tin chi tiết về các chủ nợ: tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ
Số tiền nợ gốc và lãi (nếu có)
Thời gian, phương thức thanh toán
Biên bản xác nhận đã thanh toán nợ với từng chủ nợ

Đặc biệt, báo cáo này phải thể hiện rõ việc đã thanh toán hết các khoản nợ về thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

3.4. Báo cáo thuế cuối cùng

Báo cáo thuế cuối cùng là tài liệu doanh nghiệp phải lập và nộp cho cơ quan thuế trước khi hoàn tất thủ tục giải thể. Báo cáo này bao gồm:

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đến thời điểm giải thể
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
Tờ khai quyết toán thuế giá trị gia tăng
Các loại báo cáo thuế khác theo quy định

Từ năm 2026, theo Thông tư mới của Bộ Tài chính, doanh nghiệp giải thể phải nộp báo cáo thuế cuối cùng trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể.

3.5. Báo cáo giải quyết chế độ cho người lao động

Khi giải thể, doanh nghiệp phải lập báo cáo giải quyết chế độ cho người lao động thể hiện việc đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động, bao gồm:

Danh sách người lao động tại thời điểm giải thể
Chi tiết về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Các khoản tiền đã thanh toán cho người lao động (lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm)
Biên bản thanh lý hợp đồng lao động với từng người lao động

Báo cáo này cần được xác nhận bởi đại diện người lao động hoặc tổ chức công đoàn (nếu có) và là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ giải thể doanh nghiệp.

4. Quy trình nộp báo cáo giải thể doanh nghiệp

Quy trình nộp các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thông qua quyết định giải thể và lập thông báo giải thể
- Họp và thông qua quyết định giải thể (theo thẩm quyền tương ứng với loại hình doanh nghiệp)
- Lập thông báo giải thể theo mẫu quy định
Bước 2: Thông báo cho các bên liên quan
- Gửi thông báo giải thể đến Cơ quan đăng ký kinh doanh
- Gửi thông báo cho cơ quan thuế, người lao động và các chủ nợ
- Công bố thông tin về việc giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: Thanh toán các khoản nợ và giải quyết chế độ cho người lao động
- Thanh toán các khoản nợ (ưu tiên nợ lương, bảo hiểm, nợ thuế)
- Giải quyết chế độ cho người lao động theo quy định
Bước 4: Lập các báo cáo giải thể
- Lập báo cáo thanh lý tài sản
- Lập danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán
- Lập báo cáo thuế cuối cùng
- Lập báo cáo giải quyết chế độ cho người lao động
Bước 5: Nộp hồ sơ giải thể
- Nộp hồ sơ giải thể cho Cơ quan đăng ký kinh doanh
- Nộp báo cáo thuế cuối cùng cho cơ quan thuế

5. Thời hạn và cơ quan tiếp nhận báo cáo

Khi thực hiện thủ tục giải thể, doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn và cơ quan tiếp nhận các báo cáo:

5.1. Thời hạn nộp báo cáo

Thông báo giải thể: Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua quyết định giải thể
Báo cáo thuế cuối cùng: Trong vòng 45 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể
Hồ sơ giải thể (bao gồm báo cáo thanh lý tài sản, danh sách chủ nợ): Sau khi hoàn tất việc thanh toán các khoản nợ và giải quyết chế độ cho người lao động

5.2. Cơ quan tiếp nhận báo cáo

Cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư): Tiếp nhận thông báo giải thể và hồ sơ giải thể
Cơ quan thuế: Tiếp nhận báo cáo thuế cuối cùng
Cơ quan bảo hiểm xã hội: Tiếp nhận thông báo và xác nhận về việc hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm

Từ năm 2026, theo quy định mới, doanh nghiệp có thể nộp các báo cáo này trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, giúp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm thời gian.

6. Trách nhiệm pháp lý liên quan đến báo cáo giải thể

Việc lập và nộp các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp kéo theo trách nhiệm pháp lý nghiêm túc:

6.1. Trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo

Theo Điều 210 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty, chủ doanh nghiệp tư nhân, Giám đốc/Tổng giám đốc, thành viên hợp danh và người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của các báo cáo giải thể.

6.2. Hậu quả của việc cung cấp báo cáo không chính xác

Trường hợp báo cáo không chính xác hoặc giả mạo:

Những người có trách nhiệm phải liên đới chịu trách nhiệm thanh toán các khoản nợ chưa được giải quyết
Phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh
Thời hiệu trách nhiệm kéo dài 5 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể

Trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội gian lận trong báo cáo tài chính hoặc trốn thuế.

7. Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo giải thể

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn giải thể doanh nghiệp của Vạn Luật, một số sai sót thường gặp khi lập các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp bao gồm:

7.1. Sai sót về thông báo giải thể

Không gửi thông báo đến đầy đủ các bên liên quan
Không tuân thủ thời hạn 7 ngày làm việc sau khi có quyết định giải thể
Thông báo thiếu thông tin bắt buộc theo mẫu quy định

7.2. Sai sót về báo cáo thanh lý tài sản

Không liệt kê đầy đủ tài sản của doanh nghiệp
Không có chứng từ chứng minh việc thanh lý tài sản
Định giá tài sản không phù hợp với giá thị trường

7.3. Sai sót về danh sách chủ nợ

Không liệt kê đầy đủ các khoản nợ
Không có biên bản xác nhận thanh toán nợ
Bỏ qua các khoản nợ nhỏ hoặc nợ không có chứng từ

7.4. Sai sót về báo cáo thuế

Không kê khai đầy đủ nghĩa vụ thuế phát sinh
Không thực hiện quyết toán thuế đến thời điểm giải thể
Không hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trước khi giải thể

Để tránh những sai sót này, doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng và tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi tiến hành thủ tục giải thể.

8. Kinh nghiệm thực tế: Câu chuyện từ doanh nghiệp đã giải thể thành công

Công ty TNHH Thương mại XYZ, một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội, đã thực hiện thành công thủ tục giải thể trong năm 2025. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế từ quá trình giải thể của công ty này:

8.1. Chuẩn bị trước khi quyết định giải thể

Rà soát toàn bộ tài sản và công nợ từ 3 tháng trước khi quyết định giải thể
Đánh giá tác động đến người lao động và lập kế hoạch giải quyết chế độ
Tham vấn chuyên gia kế toán và pháp lý

8.2. Quản lý thời gian hiệu quả

Lập lịch trình chi tiết cho từng bước trong quy trình giải thể
Ưu tiên thanh toán các khoản nợ quan trọng (lương, BHXH, thuế)
Dành thời gian đủ để hoàn thiện các báo cáo theo yêu cầu

8.3. Bài học từ quá trình lập báo cáo

Cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để chứng minh việc thanh toán nợ
Tham vấn cơ quan thuế trước khi lập báo cáo thuế cuối cùng
Xác nhận với từng chủ nợ bằng văn bản để tránh tranh chấp sau này

“Việc lập các báo cáo giải thể không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và cá nhân người quản lý sau khi doanh nghiệp không còn tồn tại,” ông Nguyễn Văn A, Giám đốc công ty XYZ chia sẻ.

9. Dịch vụ hỗ trợ giải thể doanh nghiệp tại Vạn Luật

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Vạn Luật cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện trong quá trình giải thể doanh nghiệp, bao gồm:

9.1. Tư vấn trước khi giải thể

Đánh giá tính khả thi và hậu quả pháp lý của việc giải thể
Tư vấn phương án xử lý tài sản và công nợ
Lên kế hoạch giải quyết chế độ cho người lao động

9.2. Hỗ trợ lập hồ sơ giải thể

Soạn thảo quyết định giải thể và thông báo giải thể
Hướng dẫn lập các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp
Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các báo cáo

9.3. Đại diện thực hiện thủ tục

Đại diện nộp hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền
Theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ
Hỗ trợ giải trình và bổ sung tài liệu khi cần thiết

Với dịch vụ chuyên nghiệp từ Vạn Luật, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình giải thể.

Các loại báo cáo phải nộp khi giải thể Doanh Nghiệp là yếu tố quan trọng quyết định đến tính hợp pháp và thuận lợi của quá trình giải thể. Việc lập báo cáo đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể mà còn bảo vệ quyền lợi của những người có liên quan, đặc biệt là người quản lý doanh nghiệp.

Trong bối cảnh quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng các báo cáo giải thể trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu thông tin hoặc tham vấn chuyên gia để đảm bảo quá trình giải thể diễn ra thuận lợi, đúng pháp luật.