Cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho hàng hóa gửi kho ngoại quan đến các nước thành viên theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) đã trở thành một trong những chứng từ thương mại quan trọng bậc nhất. Đây không chỉ là tấm “hộ chiếu” cho hàng hoá xuất khẩu mà còn là chìa khoá giúp doanh nghiệp tận dụng được các ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết.

Đặc biệt, đối với hàng hoá gửi kho ngoại quan – một mô hình đang được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu áp dụng để tối ưu hoá chuỗi cung ứng và chi phí logistics, việc cấp C/O càng trở nên phức tạp và cần được hiểu rõ.

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin toàn diện về quy trình, thủ tục và những lưu ý quan trọng khi xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá cho hàng hóa gửi kho ngoại quan đến các nước thành viên theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.

Cơ sở pháp lý về cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Việc cấp C/O cho hàng hoá gửi kho ngoại quan tại Việt Nam được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý chính sau:

Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ngày 08/3/2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa
Thông tư số 05/2018/TT-BCT ngày 03/4/2018 của Bộ Công Thương quy định về xuất xứ hàng hóa

Các văn bản này đã quy định cụ thể về quy trình, thủ tục, hồ sơ và điều kiện để doanh nghiệp được cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan xuất khẩu đến các nước thành viên trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập.

Đối tượng và điều kiện được cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Đối tượng được cấp C/O

Theo quy định hiện hành, các đối tượng sau đây được xem xét cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan:

Thương nhân Việt Nam xuất khẩu hàng hóa
Đại diện được ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài (trong trường hợp C/O giáp lưng)

Điều kiện để được cấp C/O

Để được cấp C/O cho hàng hoá gửi kho ngoại quan, hàng hoá phải đáp ứng các điều kiện sau:

Đáp ứng quy tắc xuất xứ theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập
Có đầy đủ chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hoá
Đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hoá trong quá trình lưu kho ngoại quan
Tuân thủ quy định về thời hạn đề nghị cấp C/O (không quá 1 năm kể từ ngày giao hàng)

Quy trình và thủ tục cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân

Trước khi đề nghị cấp C/O, thương nhân cần đăng ký hồ sơ thương nhân qua một trong các hình thức sau:

Đăng ký trực tuyến qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys) của Bộ Công Thương tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn
Đăng ký trực tiếp tại trụ sở của Tổ chức cấp C/O

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O

Thương nhân có thể lựa chọn một trong ba phương thức sau để nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O:

Nộp trực tuyến: Khai báo thông tin, đính kèm hồ sơ đề nghị cấp C/O tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn
Nộp trực tiếp: Nộp hồ sơ tại trụ sở của Tổ chức cấp C/O nơi thương nhân đã đăng ký hồ sơ thương nhân
Nộp qua bưu điện: Gửi hồ sơ qua bưu điện đến Tổ chức cấp C/O

Hồ sơ đề nghị cấp C/O bao gồm:

Đơn đề nghị cấp C/O theo mẫu quy định
Hóa đơn thương mại
Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương
Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan
Bản kê khai chi tiết hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí xuất xứ ưu đãi
Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu
Bản sao Quy trình sản xuất hàng hóa (đóng dấu sao y bản chính của thương nhân)
Bản sao tờ khai hàng hóa xuất kho, nhập kho ngoại quan có xác nhận hàng đến cửa khẩu xuất của cơ quan hải quan
Bản sao hợp đồng có chỉ định thương nhân Việt Nam giao hàng cho người nhập khẩu ở nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập theo Điều ước quốc tế

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị cấp C/O, cán bộ của Tổ chức cấp C/O sẽ tiến hành kiểm tra và thông báo cho thương nhân một trong các nội dung sau:

Chấp nhận cấp C/O và thời gian thương nhân sẽ nhận được C/O
Đề nghị bổ sung chứng từ (nếu cần)
Đề nghị kiểm tra lại chứng từ (nếu phát hiện thông tin cần kiểm tra)
Từ chối cấp C/O (nếu phát hiện những trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP)
Đề nghị kiểm tra tại cơ sở sản xuất của thương nhân (nếu cần thiết)

Bước 4: Ký và cấp C/O

Sau khi hoàn tất thẩm định, nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu:

Cán bộ Tổ chức cấp C/O sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống và trình người có thẩm quyền ký cấp C/O
Người có thẩm quyền của Tổ chức cấp C/O ký cấp C/O
Cán bộ Tổ chức cấp C/O đóng dấu và trả C/O cho thương nhân

Thời gian xử lý hồ sơ cấp C/O

Thời gian xử lý hồ sơ cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan phụ thuộc vào phương thức nộp hồ sơ:

Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Trong thời hạn 6 giờ làm việc kể từ khi Tổ chức cấp C/O nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ dưới dạng điện tử; hoặc trong thời hạn 2 giờ làm việc kể từ khi Tổ chức cấp C/O nhận được Đơn đề nghị cấp C/O và đã được khai hoàn chỉnh và hợp lệ dưới dạng bản giấy đối với trường hợp thương nhân đính kèm hồ sơ đề nghị cấp C/O tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn
Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Trong thời hạn 8 giờ làm việc kể từ khi Tổ chức cấp C/O nhận được hồ sơ đề nghị cấp C/O đầy đủ và hợp lệ
Đối với hồ sơ gửi qua bưu điện: Trong thời hạn 24 giờ làm việc kể từ khi Tổ chức cấp C/O nhận được hồ sơ đề nghị cấp C/O đầy đủ và hợp lệ theo ngày ghi trên bì thư

Trường hợp đặc biệt: C/O giáp lưng cho hàng hóa từ kho ngoại quan

Khái niệm C/O giáp lưng

C/O giáp lưng (back-to-back C/O) là giấy chứng nhận xuất xứ được cấp bởi nước trung gian trên cơ sở C/O do nước xuất khẩu đầu tiên cấp. Đây là hình thức phù hợp với các giao dịch thương mại có sự tham gia của trung gian.

Quy định về C/O giáp lưng cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Theo Công văn 1000/XNK-XXHH năm 2023 của Cục Xuất nhập khẩu:

Trường hợp hàng hóa có xuất xứ từ một nước thành viên FTA được chủ hàng là thương nhân nước ngoài đưa vào kho ngoại quan Việt Nam, sau đó tái xuất khẩu sang nước thành viên FTA khác, thương nhân nước ngoài có thể ủy quyền cho đại diện của họ tại Việt Nam đề nghị cấp C/O giáp lưng theo quy định tại khoản 17 Điều 3 và Điều 20 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP.
Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản theo quy định của pháp luật dân sự, xác định rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền.
Thương nhân Việt Nam được ủy quyền có thể thay mặt cho thương nhân nước ngoài ký Đơn đề nghị cấp C/O giáp lưng nhưng không được thể hiện là nhà xuất khẩu trên Ô số 1 của C/O. Khi kê khai trên C/O, cần ghi rõ thương nhân Việt Nam được ủy quyền, thay mặt cho thương nhân nước ngoài.

Kinh nghiệm thực tế và lưu ý khi xin cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Câu chuyện thực tế

Công ty ABC là đơn vị chuyên xuất khẩu hàng dệt may sang các thị trường như Nhật Bản, Hàn Quốc và EU. Năm 2023, để tối ưu hóa chi phí logistics và đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng, công ty đã quyết định áp dụng mô hình lưu kho ngoại quan tại cảng Hải Phòng.

Trong một lô hàng xuất khẩu sang Nhật Bản theo Hiệp định CPTPP, công ty gặp khó khăn khi xin cấp C/O do thiếu các chứng từ chứng minh hàng hóa được lưu giữ nguyên trạng trong kho ngoại quan. Sau nhiều lần bổ sung hồ sơ, nhờ sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Tổ chức cấp C/O, công ty đã hoàn thiện được bộ hồ sơ và được cấp C/O, giúp đối tác Nhật Bản được hưởng ưu đãi thuế quan theo Hiệp định CPTPP.

Bài học rút ra là doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh tính nguyên trạng của hàng hóa trong quá trình lưu kho ngoại quan, đặc biệt là tờ khai hàng hóa xuất kho, nhập kho ngoại quan có xác nhận của cơ quan hải quan.

Những lưu ý quan trọng khi xin cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Đảm bảo tính nguyên trạng của hàng hóa: Hàng hóa trong kho ngoại quan phải được giữ nguyên trạng, không được phép thay đổi, gia công, chế biến thêm. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, hàng hóa sẽ không đủ điều kiện được cấp C/O theo quy tắc xuất xứ của các FTA.
Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ: Thời hạn nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O không quá 1 năm kể từ ngày giao hàng. Quá thời hạn này, Tổ chức cấp C/O sẽ từ chối cấp C/O.
Cung cấp đầy đủ chứng từ: Đặc biệt chú ý các chứng từ liên quan đến quá trình lưu kho ngoại quan như tờ khai hàng hóa xuất kho, nhập kho ngoại quan có xác nhận của cơ quan hải quan.
Đối với trường hợp C/O giáp lưng: Cần có văn bản ủy quyền hợp lệ từ thương nhân nước ngoài và tuân thủ đúng cách ghi nhà xuất khẩu trên C/O giáp lưng.
Sử dụng hệ thống eCoSys: Để rút ngắn thời gian xử lý, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hệ thống eCoSys để đăng ký hồ sơ thương nhân và nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O.

Cơ quan có thẩm quyền cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan

Theo quy định hiện hành, các cơ quan có thẩm quyền cấp C/O cho hàng hóa gửi kho ngoại quan bao gồm:

Các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực thuộc Bộ Công Thương
Sở Công Thương các tỉnh, thành phố
Ban Quản lý các Khu công nghiệp và Chế xuất

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan nêu trên tùy theo địa bàn hoạt động và thuận tiện.

Những thay đổi chính sách về cấp C/O trong thời gian gần đây

Trong những năm gần đây, cùng với xu hướng chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính, việc cấp C/O cũng có nhiều thay đổi tích cực:

Đẩy mạnh cấp C/O điện tử: Hệ thống eCoSys được triển khai rộng rãi, giúp doanh nghiệp có thể đăng ký cấp C/O trực tuyến, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ xuống còn 6 giờ làm việc (thay vì 8 giờ đối với hồ sơ nộp trực tiếp).
Chấp nhận C/O điện tử: Nhiều FTA mà Việt Nam tham gia đã chấp nhận C/O điện tử, giúp giảm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
Cơ chế tự chứng nhận xuất xứ: Một số FTA thế hệ mới như CPTPP, EVFTA đã áp dụng cơ chế tự chứng nhận xuất xứ, cho phép doanh nghiệp đủ điều kiện được tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa mà không cần xin cấp C/O từ cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận

Việc cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho hàng hóa gửi kho ngoại quan đến các nước thành viên theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập là một quy trình quan trọng, giúp doanh nghiệp tận dụng được các ưu đãi thuế quan từ các FTA.

Để được cấp C/O thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, đặc biệt là các chứng từ chứng minh tính nguyên trạng của hàng hóa trong quá trình lưu kho ngoại quan, và tuân thủ đúng quy trình, thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Với xu hướng chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính, việc cấp C/O ngày càng trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 02473 023 698

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn