Người phụ thuộc và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Bạn đã bao giờ tự hỏi vì sao số tiền thuế của đồng nghiệp thấp hơn của bạn dù cùng mức lương?

Câu trả lời có thể nằm ở hai từ: người phụ thuộc. Trong bối cảnh thuế thu nhập cá nhân ngày càng được quản lý chặt chẽ, việc hiểu rõ và thực hiện đúng thủ tục đăng ký người phụ thuộc không chỉ giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền đáng kể mỗi năm mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc về người phụ thuộc và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc với những thông tin mới nhất áp dụng cho năm 2026.

1. Khái niệm người phụ thuộc trong luật thuế thu nhập cá nhân

Người phụ thuộc là những cá nhân mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng, chăm sóc và họ không có khả năng tự chu cấp hoặc có thu nhập không vượt quá mức quy định của pháp luật. Khi đăng ký thành công, người nộp thuế sẽ được giảm trừ gia cảnh, giúp giảm số tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Theo quy định mới nhất, mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng/người phụ thuộc. Điều này có nghĩa là thu nhập chịu thuế của bạn sẽ giảm đi 4,4 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc được đăng ký hợp lệ.

2. Người phụ thuộc bao gồm những ai?

Theo quy định hiện hành, người phụ thuộc bao gồm các đối tượng sau:

2.1. Con cái

Con dưới 18 tuổi
Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động
Con đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề, có độ tuổi từ 18 đến 22 tuổi, không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá mức quy định

Con nuôi, con riêng, con ngoài giá thú cũng được tính là người phụ thuộc nếu đáp ứng các điều kiện trên và có đủ giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp pháp.

2.2. Vợ hoặc chồng

Vợ hoặc chồng không có khả năng lao động hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá mức quy định.

2.3. Cha mẹ và người thân

Cha đẻ, mẹ đẻ
Cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng)
Cha dượng, mẹ kế
Cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp

Các đối tượng này phải đáp ứng điều kiện: đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động, không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá mức quy định.

2.4. Người thân khác

Anh, chị, em ruột và các cá nhân khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, không nơi nương tựa, đáp ứng các điều kiện về thu nhập và khả năng lao động.

3. Quy định mới về hồ sơ đăng ký người phụ thuộc năm 2026

3.1. Nguyên tắc đăng ký người phụ thuộc

Để được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.
Trường hợp thay đổi nơi làm việc, người nộp thuế phải đăng ký lại người phụ thuộc như lần đầu.
Thời điểm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và có đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.
Với người phụ thuộc khác (không phải con, vợ/chồng, cha mẹ), thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.

3.2. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bao gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cần chuẩn bị:

Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tùy theo đối tượng:

Đối với con dưới 18 tuổi:

Bản chụp Giấy khai sinh
Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có)

Đối với con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động:

Bản chụp Giấy khai sinh
Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có)
Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật

Đối với con đang theo học:

Bản chụp Giấy khai sinh
Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học

Đối với trường hợp con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng:

Ngoài các giấy tờ nêu trên, cần bổ sung:

Bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi
Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Đối với vợ hoặc chồng, cha mẹ và người thân khác:

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ
Giấy xác nhận thu nhập hoặc không có thu nhập
Giấy xác nhận không có khả năng lao động (nếu có)

Người phụ thuộc và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

3.3. Cách thức đăng ký người phụ thuộc

Có hai cách để đăng ký người phụ thuộc:

Cách 1: Đăng ký thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định
Nộp hồ sơ cho phòng nhân sự/kế toán của đơn vị trả lương
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập tổng hợp theo Phụ lục Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc (mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN) và nộp cho cơ quan thuế

Cách 2: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý
Trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng: cần lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường nơi người phụ thuộc cư trú (mẫu số 07/XN-NPT-TNCN)

4. Đăng ký người phụ thuộc online – Xu hướng mới năm 2026

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế, thủ tục đăng ký người phụ thuộc online đã được triển khai rộng rãi trong năm 2026. Đây là phương pháp hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.

4.1. Quy trình đăng ký người phụ thuộc online

Bước 1: Truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng Etax Mobile
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử
Bước 3: Chọn mục “Đăng ký người phụ thuộc”
Bước 4: Kê khai thông tin người phụ thuộc theo mẫu
Bước 5: Tải lên các giấy tờ chứng minh (đã quét/chụp)
Bước 6: Ký điện tử và gửi hồ sơ
Bước 7: Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ

4.2. Ưu điểm của đăng ký online

Tiết kiệm thời gian, không cần đến trực tiếp cơ quan thuế
Có thể thực hiện 24/7, không phụ thuộc vào giờ hành chính
Dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ
Giảm thiểu sai sót do có hướng dẫn cụ thể trong quá trình kê khai
Lưu trữ hồ sơ điện tử an toàn, dễ tra cứu khi cần

5. Các trường hợp đặc biệt khi đăng ký người phụ thuộc

5.1. Người phụ thuộc có 2 mã số thuế

Trường hợp người phụ thuộc có 2 mã số thuế, cần thực hiện các bước sau:

Làm thủ tục khóa một mã số thuế tại cơ quan thuế
Sử dụng mã số thuế còn hiệu lực để đăng ký người phụ thuộc
Kèm theo công văn giải trình về việc trùng mã số thuế của người phụ thuộc

5.2. Thay đổi người đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc

Nếu muốn thay đổi người phụ thuộc từ vợ sang chồng (hoặc ngược lại), cần:

Người đang được giảm trừ làm đơn chấm dứt giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Người mới thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc như trường hợp đăng ký lần đầu
Nộp kèm giấy tờ chứng minh lý do thay đổi (nếu có)

5.3. Người phụ thuộc là người nước ngoài

Đối với người phụ thuộc là người nước ngoài, ngoài các giấy tờ thông thường, cần bổ sung:

Hộ chiếu (bản dịch công chứng)
Thị thực hoặc thẻ tạm trú
Giấy tờ chứng minh mối quan hệ được hợp pháp hóa lãnh sự

6. Những sai lầm thường gặp khi đăng ký người phụ thuộc

Để tránh gặp rắc rối khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, hãy lưu ý những sai lầm phổ biến sau:

6.1. Sai lầm về hồ sơ

Không cập nhật mẫu biểu mới nhất
Thiếu giấy tờ chứng minh theo quy định
Giấy tờ không hợp lệ (hết hạn, không có công chứng khi cần)
Thông tin không đồng nhất giữa các giấy tờ

6.2. Sai lầm về quy trình

Đăng ký trễ hạn (đặc biệt với người phụ thuộc khác)
Không thông báo khi người phụ thuộc không còn đáp ứng điều kiện
Đăng ký một người phụ thuộc cho nhiều người nộp thuế
Không làm lại thủ tục khi chuyển đơn vị công tác

6.3. Trường hợp thực tế: Bài học từ anh Nguyễn Văn Hùng

Anh Nguyễn Văn hùng làm việc tại một công ty công nghệ tại Hà Nội. Anh đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho con gái 20 tuổi đang theo học đại học. Tuy nhiên, khi con gái anh tốt nghiệp và có việc làm vào tháng 6/2025, anh không thông báo với cơ quan thuế.

Kết quả là khi quyết toán thuế năm 2025, anh bị cơ quan thuế phát hiện và phải nộp bổ sung thuế cùng tiền phạt chậm nộp cho 6 tháng cuối năm. Bài học rút ra là luôn cập nhật tình trạng người phụ thuộc kịp thời để tránh rủi ro về thuế.

7. Lợi ích của việc đăng ký người phụ thuộc đúng quy định

7.1. Lợi ích tài chính

Với mức giảm trừ 4,4 triệu đồng/người phụ thuộc/tháng, việc đăng ký người phụ thuộc đúng quy định có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản thuế đáng kể mỗi năm. Ví dụ:

Anh B có thu nhập 30 triệu đồng/tháng, đăng ký 2 người phụ thuộc (vợ và con):

Giảm trừ bản thân: 11 triệu đồng/tháng
Giảm trừ người phụ thuộc: 2 × 4,4 = 8,8 triệu đồng/tháng
Tổng giảm trừ: 19,8 triệu đồng/tháng
Thu nhập tính thuế: 30 – 19,8 = 10,2 triệu đồng/tháng

Như vậy, anh B đã giảm được số thuế phải nộp đáng kể so với khi không đăng ký người phụ thuộc.

7.2. Tuân thủ pháp luật

Đăng ký người phụ thuộc đúng quy định giúp bạn:

Tránh bị truy thu thuế và phạt chậm nộp
Xây dựng hồ sơ thuế minh bạch, tạo uy tín với cơ quan thuế
Có cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi khi cần

8. Những thay đổi trong quy định về người phụ thuộc năm 2026

Luật thuế thu nhập cá nhân đã có một số điều chỉnh quan trọng áp dụng cho năm 2026:

Tăng mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc lên 4,4 triệu đồng/người/tháng (từ mức 4,4 triệu đồng trước đây)
Mở rộng đối tượng con đang theo học đến 22 tuổi (trước đây là đến 22 tuổi)
Điều chỉnh quy định về thu nhập bình quân tháng của người phụ thuộc không vượt quá mức lương tối thiểu vùng
Tối ưu hóa quy trình đăng ký online, giảm bớt thủ tục hành chính
Tăng cường kiểm tra, giám sát việc đăng ký người phụ thuộc để đảm bảo công bằng, minh bạch

Người phụ thuộc và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là vấn đề quan trọng trong việc tính toán và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định sẽ giúp bạn được hưởng đầy đủ các khoản giảm trừ gia cảnh, từ đó tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.

Năm 2026, với nhiều thay đổi trong quy định và quy trình đăng ký, việc cập nhật thông tin và tuân thủ đúng hướng dẫn của cơ quan thuế là vô cùng cần thiết. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về người phụ thuộc và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, giúp bạn thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và được hưởng tối đa các quyền lợi theo quy định.

Người viết: VẠN LUẬT

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi:

Mọi thông tin cụ thể quý khách vui lòng liên hệ:

Website: www.vanluat.vn

SĐT: 0888 283 698

Email: lienhe@vanluat.vn

hoặc có thể tới trực tiếp tới Văn phòng chúng tôi theo địa chỉ sau:

CÔNG TY VẠN LUẬT

HÀ NỘI: P803 Tòa N01T3, Khu Ngoại Giao Đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm – Hà Nội

TP.HCM: 22B, đường 25, phường Bình An, Quận 2 – TP.HCM

HOTLINE: 0888 283 698