Quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia bhxh

Bạn đã bao giờ đặt câu hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp quên báo tăng lao động tham gia BHXH?” Câu trả lời có thể khiến bạn giật mình. Một công ty tại TP.HCM vừa phải nộp phạt 120 triệu đồng và truy đóng BHXH cho 15 nhân viên vì chậm báo tăng quá hạn 3 tháng. Đó chỉ là một trong vô số hệ lụy mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi không tuân thủ quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH.

Với những thay đổi mạnh mẽ từ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025, năm 2026 sẽ chứng kiến nhiều điều chỉnh quan trọng trong quy trình báo tăng giảm BHXH, đặc biệt khi Việt Nam mở rộng đối tượng tham gia bảo hiểm và áp dụng các phương thức kê khai mới. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn đầy đủ, chính xác nhất về chủ đề này.

1. Tầm quan trọng của việc báo tăng, báo giảm BHXH đúng quy định

Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh cải cách hệ thống BHXH, việc tuân thủ quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Theo số liệu từ Bộ Nội vụ công bố tháng 9/2025, có tới 22,04% doanh nghiệp chỉ điều chỉnh thang, bảng lương dùng để tham gia bảo hiểm xã hội mà không thực sự tăng lương cho người lao động. Đáng chú ý, có đến 27,29% doanh nghiệp hoàn toàn không điều chỉnh tiền lương. Điều này phản ánh thực trạng nhiều doanh nghiệp chưa thực sự coi trọng việc tuân thủ chính sách BHXH.

Khi doanh nghiệp thực hiện đúng và đầy đủ quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH, người lao động sẽ được đảm bảo các quyền lợi như:

Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH theo quy định
Được tính đúng, đủ thời gian đóng BHXH
Tránh bị gián đoạn thời gian đóng BHXH ảnh hưởng đến các chế độ hưu trí
Được bảo vệ quyền lợi khi thay đổi nơi làm việc

2. Đối tượng phải thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH năm 2026

Luật BHXH 2024 đã mở rộng đáng kể phạm vi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Từ năm 2026, quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH sẽ áp dụng cho các đối tượng sau:

2.1. Đối với người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động phải thực hiện báo tăng, báo giảm cho:

Người lao động có hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả người làm việc không trọn thời gian
Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước
Người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố
Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh
Viên chức quốc phòng và dân quân thường trực
Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có hợp đồng từ 12 tháng trở lên

Đặc biệt, từ năm 2026, quy trình báo tăng BHXH cũng áp dụng cho vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

2.2. Đối với người lao động

Người lao động phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin khi:

Bắt đầu tham gia BHXH lần đầu
Chuyển đổi nơi làm việc
Tạm hoãn hợp đồng lao động
Nghỉ hưởng chế độ thai sản
Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng

3. Quy định về việc báo tăng người lao động tham gia BHXH năm 2026

3.1. Thời hạn báo tăng

Theo quy định mới có hiệu lực từ 2026, thời hạn báo tăng người lao động tham gia BHXH được quy định cụ thể như sau:

Thời hạn chung: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc
Đối với lao động thử việc: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng thử việc từ đủ 1 tháng trở lên
Đối với lao động nước ngoài: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Lưu ý quan trọng: Từ năm 2026, hệ thống kê khai BHXH trực tuyến sẽ trở thành phương thức chính, giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong quá trình báo tăng.

3.2. Hồ sơ báo tăng lao động

Hồ sơ báo tăng lao động tham gia BHXH năm 2026 bao gồm:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
- Khai đầy đủ thông tin về đơn vị sử dụng lao động
- Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT
Hồ sơ kèm theo:
- Bản sao hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng
- Bản sao sổ BHXH đối với người đã tham gia BHXH trước đó
- Đối với người lao động nước ngoài: bản sao hộ chiếu và giấy phép lao động
Trường hợp đặc biệt:
- Đối với lao động đầu tiên của doanh nghiệp mới thành lập: bổ sung thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Đối với lao động là người quản lý doanh nghiệp: bổ sung quyết định bổ nhiệm chức vụ

Theo xu hướng số hóa thủ tục hành chính, từ năm 2026, hồ sơ báo tăng có thể được nộp hoàn toàn qua hình thức điện tử với chữ ký số của doanh nghiệp.

3.3. Phương thức nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động có thể lựa chọn một trong các phương thức sau để thực hiện quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH:

Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia
Nộp trực tiếp: Tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở chính
Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích

Xu hướng chính năm 2026: Theo lộ trình chuyển đổi số của ngành BHXH, 95% hồ sơ báo tăng, giảm sẽ được thực hiện qua phương thức điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho doanh nghiệp.

Quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia bhxh

4. Quy định về việc báo giảm người lao động tham gia BHXH năm 2026

4.1. Thời hạn báo giảm

Doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm trong các trường hợp sau:

Chấm dứt hợp đồng lao động: Báo giảm trong vòng 10 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng
Tạm hoãn hợp đồng lao động: Báo giảm trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu tạm hoãn
Nghỉ hưởng chế độ thai sản: Báo giảm trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu nghỉ
Đơn vị giải thể, phá sản: Báo giảm trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể, phá sản

Điểm mới năm 2026: Hệ thống kiểm soát tự động sẽ gửi cảnh báo cho doanh nghiệp trước khi đến hạn báo giảm, giúp doanh nghiệp tránh bị phạt do vi phạm thời hạn.

4.2. Hồ sơ báo giảm

Hồ sơ báo giảm lao động tham gia BHXH năm 2026 bao gồm:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
- Đánh dấu vào mục báo giảm
- Kê khai đầy đủ thông tin người lao động giảm
Hồ sơ kèm theo:
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
- Đối với trường hợp tạm hoãn: Quyết định tạm hoãn hợp đồng lao động
- Đối với trường hợp nghỉ hưởng chế độ thai sản: Giấy tờ chứng minh việc nghỉ thai sản

4.3. Xử lý hồ sơ báo giảm

Khi nhận được hồ sơ báo giảm hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ xử lý như sau:

Thời gian xử lý: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Kết quả xử lý: Cập nhật thông tin báo giảm vào hệ thống và thông báo cho đơn vị sử dụng lao động
Cấp sổ BHXH: Cơ quan BHXH có trách nhiệm cập nhật quá trình đóng BHXH vào sổ BHXH của người lao động

Cải tiến năm 2026: Hệ thống truy xuất dữ liệu tự động sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ báo giảm xuống còn 2 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp trực tuyến.

5. Những thay đổi quan trọng trong quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH năm 2026

5.1. Mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025 đã mở rộng đáng kể đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:

Người lao động làm việc không trọn thời gian
Người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương
Người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố
Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh
Viên chức quốc phòng và dân quân thường trực

Việc mở rộng này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chú ý hơn trong việc thực hiện quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH để tránh bỏ sót đối tượng.

5.2. Số hóa quy trình báo tăng, báo giảm

Từ năm 2026, quy trình số hóa trong báo tăng, báo giảm BHXH sẽ được đẩy mạnh với các đặc điểm:

Cổng thông tin điện tử duy nhất: Tất cả giao dịch báo tăng, báo giảm đều có thể thực hiện trên một cổng thông tin duy nhất
Xác thực điện tử: Sử dụng chữ ký số, xác thực sinh trắc học thay cho việc nộp bản giấy
Tích hợp cơ sở dữ liệu: Kết nối với cơ sở dữ liệu dân cư, hộ tịch, doanh nghiệp để xác minh thông tin tự động
Thông báo tự động: Hệ thống gửi thông báo tự động về việc báo tăng, báo giảm đến người lao động và doanh nghiệp

5.3. Chế tài xử phạt nghiêm ngặt hơn

Năm 2026 chứng kiến sự thắt chặt hơn trong các biện pháp xử lý vi phạm về báo tăng, báo giảm BHXH:

Tăng mức phạt tiền: Mức phạt đối với hành vi chậm báo tăng, báo giảm tăng từ 1-3 triệu đồng lên 3-5 triệu đồng
Xử phạt theo số lượng lao động: Áp dụng hệ số nhân theo số lượng lao động vi phạm
Truy thu và tính lãi: Bắt buộc truy thu đóng BHXH và tính lãi cho toàn bộ thời gian chậm đóng
Công khai vi phạm: Danh sách doanh nghiệp vi phạm sẽ được công khai trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam

6. Kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH

6.1. Những sai sót thường gặp

Qua thống kê của cơ quan BHXH, những sai sót phổ biến khi thực hiện báo tăng, báo giảm bao gồm:

Chậm báo tăng: Nhiều doanh nghiệp chỉ thực hiện báo tăng sau khi hết thời gian thử việc
Thiếu thông tin: Khai báo thiếu hoặc sai thông tin cá nhân của người lao động
Không báo giảm kịp thời: Quên báo giảm khi người lao động nghỉ việc
Lỗi về chứng từ: Nộp thiếu các chứng từ kèm theo hoặc chứng từ không hợp lệ
Không lưu trữ hồ sơ: Không lưu bản sao hồ sơ đã nộp, gây khó khăn khi cần đối chiếu

6.2. Giải pháp hiệu quả

Từ thực tiễn tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, Vạn Luật đề xuất các giải pháp sau:

Xây dựng quy trình nội bộ: Thiết lập quy trình báo tăng, báo giảm rõ ràng và phân công người chịu trách nhiệm
Lịch trình nhắc việc: Sử dụng công cụ quản lý để nhắc nhở thời hạn báo tăng, báo giảm
Đào tạo nhân sự: Tập huấn định kỳ cho nhân viên phụ trách về các quy định mới
Lưu trữ hồ sơ khoa học: Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ BHXH khoa học, dễ tra cứu
Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp: Cân nhắc thuê dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định

6.3. Câu chuyện thực tế

Công ty ABC với 200 nhân viên đã từng phải nộp phạt 50 triệu đồng do chậm báo tăng cho 25 nhân viên mới trong thời gian cao điểm tuyển dụng. Sau khi hợp tác với Vạn Luật, công ty đã xây dựng quy trình báo tăng, báo giảm tự động gắn với hệ thống quản lý nhân sự. Kết quả là trong 2 năm gần đây, công ty không còn vi phạm nào và tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng tiền phạt và lãi chậm đóng.

7. Câu hỏi thường gặp về quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH

7.1. Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện báo tăng như thế nào?

Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện báo tăng trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Ngoài các hồ sơ thông thường, doanh nghiệp cần bổ sung bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

7.2. Người lao động nghỉ việc không báo trước thì báo giảm thế nào?

Trong trường hợp người lao động tự ý nghỉ việc không báo trước, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo giảm trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát hiện người lao động không đến làm việc. Doanh nghiệp cần lưu ý lập biên bản xác nhận việc người lao động tự ý nghỉ việc và quyết định chấm dứt hợp đồng lao động để làm cơ sở cho việc báo giảm.

7.3. Có phải báo tăng BHXH cho người lao động thử việc không?

Từ năm 2026, doanh nghiệp bắt buộc phải báo tăng cho người lao động thử việc nếu hợp đồng thử việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên. Việc báo tăng phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng thử việc.

7.4. Làm thế nào để kiểm tra tình trạng báo tăng, báo giảm?

Doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng báo tăng, báo giảm thông qua:

Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam
Ứng dụng VssID – BHXH số
Liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở chính

7.5. Có cần báo giảm khi người lao động nghỉ thai sản không?

Có, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo giảm đối với người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản. Việc báo giảm này không ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng chế độ thai sản của người lao động, mà chỉ là thủ tục hành chính để tạm dừng đóng BHXH trong thời gian nghỉ.

Quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH năm 2026 đã có nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt sau khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Trong bối cảnh số hóa và tự động hóa đang được đẩy mạnh, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật kiến thức, xây dựng quy trình nội bộ và tận dụng các công cụ số để thực hiện hiệu quả quy định về việc báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH.

Vạn Luật tự hào là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu về BHXH, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.